Как мы спасли ИП с оборотом 150 млн от хаоса и превратили его в аккредитованную IT-компанию

Обычно о бухучёте вспоминают в двух случаях: когда приходят деньги или когда приходит налоговая. Так и было у одного ИП с самозанятыми: выручка уже перевалила за 150 миллионов, на горизонте замаячил НДС, появились вопросы от налоговой по подрядчикам. Рассказываю, как мы разобрались в схеме, сохранили бизнесу деньги, сотрудников и спокойствие.

Привет, я Светлана Шевелева, CEO в «Контакт» — Бухгалтерия для IT. К нам часто приходят быстрорастущие компании, которым нужно пересобрать бухгалтерию. Этот кейс — готовая инструкция для IT-предпринимателей, которым пора стать ООО.

Подготовились к открытию ООО

Перед тем, как перевести бизнес с ИП на ООО, предприниматель пришёл к нам за советом. И правильно сделал. Открыть ООО просто, но нужно заранее выбрать выгодную систему налогообложения и правильный юридический адрес. Регистрация ООО в Питере вместо Москвы помогла снизить нам налог УСН в шесть раз. Распишу весь план по порядку, как мы готовились к открытию ООО с IT-аккредитацией.

Шаг 1. Выбрали режим налогообложения. Начали с математики. Для расчёта взяли данные клиента за прошлый год — выручку и расходы на ФОТ. Заложили по этим числам планируемый рост на следующий год. Что у нас получилось:

• Общий режим с НДС 20% сразу отмели, так как это очевидно невыгодный вариант, который увеличивает налоговую нагрузку в разы по сравнению с текущей у ИП на УСН 6%. У компании не было собственного ПО в реестре, которое освобождает продажи от НДС. Поэтому расчёт налогов на общей системе делать не стали.
• Осталось просчитать, что выгоднее — «УСН доходы» или «УСН доходы минус расходы».
• Параллельно с выбором режима УСН нужно было определиться с адресом регистрации компании. Ставки УСН отличаются по регионам — для IT-компаний во многих из них действуют льготы.

Шаг 2. Выбрали регион и юридический адрес. Фаундер не знал о пониженных ставках УСН в регионах и хотел открыть компанию в Москве. Сам он живёт в Москве и все заказчики там же. Кроме того, кажется, что юридический адрес в столице — это всегда более солидно. При этом команда у ИП была полностью удаленная — сотрудники работали из разных регионов России, а некоторые за границей.

Мы посоветовали открыть компанию в Санкт-Петербурге вместо Москвы и вот почему:

• в Петербурге ставка УСН для IT-компаний — 1%, а в Москве — 6%;
• 5 разработчиков проживают в СПб — фаундер подтвердил, что открывает бизнес обоснованно;
• Питер — крупный город с IT-экосистемой. В отличие от других регионов с льготными ставками, здесь легче затеряться среди других налогоплательщиков.

Например, в Смоленске или Нижнем Новгороде тоже действуют льготные ставки для IT, но из-за дефицита бюджета местные ФНС усиленно контролируют подходящие компании. О том, как кошмарят бизнес в регионах по сравнению с Москвой, я писала здесь.

При выборе вида налогообложения и региона также учитывали количество сотрудников, ФОТ, расходы. Применили IT-льготы по налогам и страховым взносам

В итоге посчитали четыре сценария:

• УСН доходы 6% Москва,
• УСН доходы минус расходы 15% Москва,
• УСН доходы 1% Питер
• УСН доходы минус расходы 5% Питер.

Мы подключили юриста, который помог подобрать ОКВЭД. Директор выбрал адрес и придумал название для ООО. Из-за разных регионов регистрации фаундера и компании мы рисковали получить отказ. Мы подстраховались: учредитель поехал в Санкт-Петербург и дежурил в офисе неделю на случай визита налоговой. В итоге компанию зарегистрировали с первого раза, без проверок и задержек. Нам было важно успеть до конца 2024 года, чтобы в 2025 сразу подать на аккредитацию.

Шаг 3. Подключили бухучёт, КЭДО и восстановили документы. После регистрации ООО мы сразу включились в операционную настройку. Клиенту нужно полноценно вести бизнес с первого дня и не думать о бумажках. Вот что мы для этого сделали:

• подключили 1С с живым бухгалтером, чтобы учёт стал прозрачным и контролируемым;
• восстановили учёт ИП за весь 2024 год, чтобы проверить все проводки до перехода;
• настроили КЭДО — кадровый электронный документооборот через программу «1С:Зарплата и управление персоналом»;
• запустили ЭДО с контрагентами и ушли от бумаг;
• трудоустройство тоже провели сразу через КЭДО — в программе «1С:Кабинет сотрудника».

Шаг 4. Оформили сотрудников согласно ТК. Из 30+ человек 13 оформили по трудовому договору и перевели в штат. Часть сотрудников остались работать как ИП. Такая форма сотрудничества допустима и не несёт налоговых рисков. Ещё трое сотрудников сейчас находятся за границей, и пока оставили их в прежнем статусе.

Белорусских ИП мы перевели в местную самозанятость, чтобы уйти от НДС как налоговые агенты.

Получили IT-аккредитацию и льготы

Один из главных бонусов для IT-компаний с ООО — это аккредитация в Минцифры. С ней бизнес получает ощутимые льготы: пониженные налоги, преференции для сотрудников, доступ к грантам. Но чтобы её получить, мало просто работать в айти. Нужно соблюсти ряд условий, а мы уже знали, как пройти этот квест с первого раза.

Что нужно для аккредитации:

• правильный ОКВЭД — мы выбрали 62.01 «Разработка компьютерного программного обеспечения»
• сайт с описанием IT-деятельности: языки, команда, проекты,
• отчётность в налоговую за первый квартал, даже если ООО открыли недавно,
• отсутствие налоговой задолженности,
• уровень зарплат должен соответствовать средней зарплате по региону или по РФ за предыдущий квартал.

Для справки: средняя з/п на 1 квартал 2025 года по СПБ составляет 113 тысяч рублей, по России — 92 тысячи.

Мы сдали отчётность 25 апреля, а уже 28 апреля подали заявку на Госуслугах. 6 мая Минцифры прислали требование доработать сайт — на это ушла неделя. В конце мая фаундер получил аккредитацию, на всё про всё ушёл месяц.

Собрали в таблице, что дал статус аккредитованной IT-компании ↓↓↓

Сэкономили больше 4 млн рублей в год

Через три месяца после старта работы у клиента функционирует новая, чистая и устойчивая структура. Компания работает без рисков серых схем и авралов. А итоговая экономия по налогам и взносам составила больше четырех миллионов рублей в год. Теперь бизнес готов к росту: можно масштабироваться, искать инвесторов и привлекать новых заказчиков.

Растущий ИП — это отсроченная проблема

Если у вас ИП с растущим оборотом, самозанятые в команде и автоматический учёт без контроля — это сигнал пересмотреть структуру. Рост приносит новые требования по налогам, отчётности, оформлению. Лучше подготовиться, чем решать вопросы с ФНС постфактум.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, вот что можно сделать заранее:

• посчитать, какой режим для вас выгоднее,
• выбрать регион, где ставка ниже,
• перевести сотрудников в штат без потерь,
• настроить бухучёт,
• подать заявку на IT-аккредитацию и получать льготы.

Иногда смена формы, региона и пары строк в отчётах снижает налоги на миллионы рублей и даёт спокойную жизнь.