Как я попробовал на себе Ecocycle Planning

 Публичный пост
24 ноября 2021  661

TL;DR
Чувак рассказал про фреймворк из скрама для долгосрочного планирования. Также описал свой личный опыт Ecocycle Planning в течение почти 3 месяцев. Но применять это конечно же никто не будет)

Содержание

  • Кто я и что я несу
  • Что такое Ecocycle Planning
    • Роли
    • Этапы
    • Ловушки
    • Карточки
  • Как его делал я?
      1. Где я делал экоцикл?
      1. Выгрузите все из головы
      1. Расставьте на цикле все карточки
      1. Выберете топ 3-4 карточек
      1. Делойте
      1. Через 2 недели зайдите вновь и подвигайте карточки
      1. Рефлексиройте
      1. Повторяйте Again
  • Что изменилось от обычного планирования? Какие были проблемы
  • Нужен ли помощник, наставник, коуч?
  • Выводы / чему я научился?
  • Шаблон! Ссылки на инфу по теме и на меня

Почему я решил это попробовать?

Планы - это такая штука, которая становится сразу неактуальна после того, как ты начал их выполнять. Но мне планирование интересно как процесс. Мне нравилось копаться в разных подходах и пробовать их на себе. Уже как полтора года я живу на принципах agile results - веду табличку и веду дневник.

Но в последнее время захотелось пересмотреть этот подход и попробовать новый. И в течение последних 2-3 месяцев в своей основной работе я использовал этот подход.

Что такое Ecocycle Planning

Экоцикл - это такой способ планирования, где нет списков, а каждый пункт плана расположен на схеме в виде знака бесконечности. Каждая позиция на ней показывает этап и тип пункта. Каждый этап описывает статус задачи. Чем-то похоже на классическое To Do, In progress, Done, но чуть сложнее). А именно задача тут может быть в виде идеи, быть в работе, быть на автоматизме или быть задачей, которая тебе уже не нужна, но ты ее делаешь.

Корни этого фреймворка тянутся от Барри Оверима, автора фреймворка Liberating Structure. В основном этот инструмент используется scrum мастерами, чтобы очистить бэклог, подумать о том, что нужно, а что не нужно делать с продуктом. Хотя его можно использовать даже и в личной практике.

Давайте я покажу как раскидать все свои дела на работе на такой цикл и как с ним работать и многое прояснится.

Роли:

Начнем с того, а с какой точки зрения кого вы хотите смотреть на ваш экоцикл? Лучше смотреть с какой-то одной роли - чтобы не перегружать борд и не метаться от роли к роли (хотя тут кому как подойдет). Я выбрал свою профессиональную роль.

Карточки:

Карточкой/cтикером/айтемом можно назвать то, что описывает какую-то деятельность, на которую вы сейчас тратите время. Например "Провожу интервью джунов", "Делаю adhock-и" , "Сижу на вастрик клубе вместо работы". С этой сущностью мы будем что-то делать, но позже.

Этапы и ловушки:


Пара слов о том, что за этапы и куда класть карточки

Incubation - это этап, куда вы пишите свои идеи, что бы такого классного вам поделать, но вы еще не начали никак. Этот пункт смело можно набивать идеями или использовать его как Inbox идей. У меня например было так, что на протяжении эксперимента, когда я с ним работал, я записывал сюда идеи которые рождались в рандомное время.

Birth - этап, где вы уже начали что-то делать, но еще не овладели навыком / делом до автоматизма.
Maturity - а тут же как раз то, что вы умеете делать без особых усилий. Навык отточен до почти или до полного автоматизма.
Creative destruction - тут лежат задачи, которые уже стоит перестать делать. Для того, чтобы было появилось место для чего-то нового.

И да, есть пару ловушек, которые тормозят движение карточек:

Poverty trap - ловушка бедности. Сюда попадают те карточки, на которые не хватает сил чтобы их начать. Например вы давно хотите изучить что-то по А/Б тестам или научиться импровизировать на клавишах, но завтра никак не наступает.
Rigidity trap - сюда попадает то, когда что-то делаешь постоянно потому что привык. Но то, что приносит все меньше ценности. По сути это те активности, от которых потенциально нужно отказаться.

Кстати, в некоторых источниках проводят аналогию с природой. Что мы сажаем семечко, оно вырастает в дерево, которое вырастая приносит плоды и далее умирает.

Шаги как делать:

1. Где я делал экоцикл?
Кажется тут нет никаких правил как правильно. В статьях где я читал - обычно был просто формат плаката A1, где ты физически клеишь стикеры. Я же делал его в Миро на каждые 2 недели я делал свой фрейм для историчности.

2. Выгрузите все из головы


Первый пункт самый простой - просто берёте и записывайте все из своей головы на доску. Сначала я задал себе несколько вопросов -- для меня так было легче выгрузить то, что скопилось в голове:

  • Что хочу делать?
  • Что делаю?
  • Что мешает делать то что хочу?
  • Как достичь того что хочешь?

Мне кажется, что по сути ответив уже на эти вопросы можно смело закрывать ноут и быть довольным собой. Но мы пойдем до конца)

3. Расставьте на цикле все карточки


У меня это были задачи по работе и я брал каждую карточку и пытался понять на каком ж она находится этапе/статусе? Например карточку “Научиться делегировать лучше чем сейчас” я поставил между Birth и Maturity, т.к. я что-то в эту тему уже умею и даже делаю, но у субъективно я не могу сказать, что я научился во всех рабочих задачках видеть возможности разделить ее на кусочки и раздать другим тогда, когда это действительно нужно.
Некоторые другие карточки по типу "Провожу интервью джунов" например ставил уже между Maturity и Rigidity trap т.к. как кажется понял эту тему и ничего полезного я тут уже не получу. Нужно например просить и вписываться в интервью с мидлами и выше - это кандидат уже как раз для карточки в Incubation.

4. Выберете топ 3-4 карточек
Распишите Action points на ближайшие 2 недели, где первый выполнится в ближайшие 72 часа. Откуда взялись эти цифры!? Так исторически сложилось (с). На самом деле тут мы стараемся себя ограничить, чтобы что-то сделать. Поэтому выбираем несколько карточек (у меня их было 3-4) и начинаем над ними работать как можно быстрее. Выбирал я наверное по принципу важности, но чувствую каждый цикл я брал то, что сильнее болит. Сколько карточек получится сделать и за какой срок - это штука кастомная, думаю у всех будет по разному. Поэтому в первый раз можно не париться и взять что хочется, а на следующей итерации уже думать, что исправить.

5. Делойте
Постарайтесь выполнить то, что хотели сделать. Я их просто брал выбранные задачки в свою рабочую тудушку, расписывал детально что по ним делаю как очередные задачи по работе и все.

6. Через 2 недели зайдите вновь и подвигайте карточки


Чтобы цикл не ломался, лучше зайти через какой-нибудь промежуток времени (у меня было 2 недели, можно больше) и оценить, что сдвинулось и подвинулись ли другие карточки.
Но карточки я уже двигал в новой копии доски -- чтобы смотреть как например какая-то карточка прыгала от цикла к циклу. Далее по факту просто заходишь и просматриваешь все карточки заново оцениваешь их (Пункт 3). Иногда двигаются даже не те карточки, которые были в фокусе и другие тоже.

7. Рефлексиройте


Попытайтесь ответить на следующие вопросы:

  • Все ли получилось выполнить? Почему?
  • Точно ли цикл отражает все ваши текущие дела в текущей роли? Может стоит что-то добавить или убрать какую-нибудь карточку?
  • Стоит ли поменять количество карточек на следующий цикл? Стоит ли изменить время на цикл?

Я писал ответы на эти вопросы и любые другие заметки прямо в доске ниже.

8. Повторяйте Again
Запустите цикл снова. Выберете новые карточки,возьмите их в работу и измените некоторые параметры цикла (например время до следующей проверки цикла или кол-во карточек в работе).

Что изменилось от обычного планирования? Какие были проблемы

Хочется подчеркнуть несколько основных свойств экоцикла:

  • Можно и нужно цикл менять. Если вы осознанно (или нет) что-то делаете, карточки двигаются.
  • Это закрытая система. Поэтому если что-то добавляете новое, то стоит подумать, как это влияет на другие карточки
  • Формулировки - наше все. Меня лично напрягала карточка "Снизить неопределенность" своей неопределенностью.

Какие были проблемы в таком подходе?

  1. Нужно планировать работу с таким форматом. т.е. за 15 минут не получится пробежаться по всем карточкам. По сути тут надо смотреть в бесконечность немного. В принципе как и всегда, когда мало ресурсов, особенно мыслетопливо, то мотивация падает таким заниматься. Поэтому к циклу я возвращался только на выходных.
  2. Абстрактные экшн поинты. Чем четче сформулируешь задачу, тем быстрее ты ее сделаешь.
  3. Фокус на одной роли. Если смотреть с точки зрения профессиональной роли, то кажется все остальные могут страдать. Да это так) Это не серебряная пуля.
  4. Время. Например через пару циклов я понял, что у меня не стало времени на регулярное обновление и в целом по задачам, которые я брал было сложно видеть прогресс на протяжении 2-х недель. Поэтому после 1,5 месяцев я решил к нему возвращаться раз в месяц.

Нужен ли помощник, наставник, коуч?

Я делал экоцикл при помощи нашего скрам мастера Дениса Скрыпника (Cпасибо тебе!), который выполнял тут роль коуча. В такой связке было точно круче, т.к. меня пушил что-то делать социальный контракт с ним aka "Если не буду делать, то буду выглядеть раздолбаем".

Обычно встречи проходили в формате, что я рассказывал, что произошло и параллельно двигал карточки. Иногда мы зацеплялись за что-то и разгоняли какую-то тему. Это было интересно и полезно. Но большая часть работы все равно была сделана самостоятельно. Также встречи позволяли смотреть на цикл с новых сторон.

То есть да, так точно будет проще и эффективней.

Выводы / чему я научился?

Как и в любой серии Южного Парка, давайте поймем, чему я научился. Собственно к каждому человеку подходит свой способ отслеживания проектов и дел. Занимаясь этим упражнением, я например понял, что этот инструмент классный для стратегического уровня, что ли. Так как превращать это в трекер задач - это та еще боль.
Плюс смотреть на свои задачки с точки зрения “этапа роста” / “места в экоцикле” стало полезным мета навыком. Например, ловить себя на том, что твои карточки в фокусе не двигаются, потому что ты много времени тратишь на задачи, которые уже можно делегировать или уже не делать.

Шаблон! Ссылки на инфу по теме и на меня

Ниже я оставлю ссылки, которые помогли мне вписаться в этот инструмент и шаблон в miro, который можно переиспользовать. Также, буду рад пообсуждать в комментариях ваш опыт в подходах к планированию.

3 комментария 👇
Andrey Kucherov , Руковожу проектным офисом 24 ноября 2021

Интересно, мне понравилось и захотелось потестить. В целом отвечает современной моде на (само)развитие через короткие итеративные циклы с обратной связью, канбан-однозадачность и визуальное отображение процесса.
Вопрос - а почему цикл замкнутый? Есть ли поток между Creative destruction и Incubation?

  Развернуть 1 комментарий

@Camargr, тоже задавался вопросом этим. Я для себя на него ответил так: речь про про процессы на метауровне.

Условно, какой-то спорт в жизни идет по восьмерке. Ноябрь, лично для меня уличные тренировки закончились, мне зябко и я болею. Надо выйти из этого процесса (creative destruction) и придумать новый комфортный способ двигаться (например, идея пойти в зальчик).

Или управление задачами. Процесс остается или потребность в нем как минимум, реализации могут быть очень разные, и они по этим стадиям жизненного цикла могут ходить.

  Развернуть 1 комментарий

@Camargr, да, Дима довольно хорошую привел метаформу (спасибо!).

Если мы говорим о какой-то экспертизе, кажется, ты всегда движешься по спирали вверх или по восьмерке бесконечности.

У меня тоже есть пример, надеюсь он тоже проиллюстрирует мысль.

Хочешь заниматься наймом -> проводишь собесы на джунов с кем-то -> проводишь собесы на джунов сам -> понимаешь, что тут уже не интересно / максимально оптимизируешь процесс.

Чтобы пойти дальше (например нанимать мидлов), нужно идти уже дальше. В каком-то роде начинать с начала на новом уровне.

По факту конечно карточка с какой-то задачей может умереть и это нормально. Я просто убирал их из Creative destruction, складывал внизу цикла и уже закидывал карточки по новой теме, которая мне сейчас интересна.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб