Почти 2 года я отслеживаю каждую минуту своего времени. С некоторыми оговорками могу сказать, чем в какую минуту я занимался за весь 2020 и 2021 года. Всё отслеживание на автомате. Сознательное внимание на отчёт я обращаю только раз в неделю, когда его анализирую. Здесь расскажу, что мне даёт отслеживание, какие инсайты я вынес, как к этому пришёл, и немного про техническую сторону, если кто-то захочет повторить.

Как все началось

Есть такое упражнение — хронометраж. У него простая суть. Мы не знаем, куда тратим бо́льшую часть своего времени. Иногда нам кажется, что мы весь день усиленно работаем, лишь пару раз отвлекались на отдых перед YouTube, но за день сделали очень мало. При этом, если замерить время, то может оказаться, что пару отвлечений на YouTube заняли бо́льшую часть рабочего дня. Без замера это понять очень сложно, так как мы довольно плохо оцениваем время без инструментов.

Хронометраж нужен для того, чтоб понять, куда на самом деле ты тратишь своё время. Для этого нужен лишь лист бумаги и таймер на телефоне. Таймер ставишь, чтоб он звонил каждый 15 минут и запускаешь при пробуждении. При каждом звонке таймера пишешь на листочке время и честно (!) чем преимущественно занимался последние 15 минут. Если чистил зубы, значит, чистил зубы, если работал, то работал, если ничего не делал, значит, ничего не делал. Будет тяжело писать то, чем ты занимался на самом деле. Но упражнение как раз для этого и есть. Не воспринимай его как повод для самобичевания, а воспринимай как снятие мерки. По итогу ты можешь найти в своём дне драгоценные часы, которых так не хватало на продуктивную деятельность.

Я много раз натыкался на упражнение хронометраж. Разок даже распечатал шаблончик для упражнения, положил на стол, но заполнил всего несколько строчек. Осенью 2019 года снова наткнулся на статью о методе, и решил попробовать ещё раз. Поразмышлял, почему у меня не получалось раньше, и пришёл к выводу, что мне неудобен сам формат записи. Стал искать приложения для отслеживания времени. Остановился на aTimeLogger (Android). Первая неделя прошла со скрипом, было лишь несколько записей в день, но уже на вторую неделю я записал бо́льшую часть активностей и увидел огромные траты времени впустую. Мне понравилось отслеживать время, и я решил продлить эксперимент.

Через несколько недель нерегулярных записей я пришёл к выводу, что мне нужно что-то мультиплатформенное, для максимально бесшовного использования и минимальной нагрузки на память. Лучшее что пришло в голову — использовать тайм-трекер. За неделю я перепробовал все известные трекеры, и максимально удобным для меня оказался Toggl. Теперь я хотел узнать, что я получу от отслеживания времени вдолгую, на протяжении 2 месяцев. При этом если раньше я отслеживал только рабочие часы, то теперь решил записывать всю активность, в том числе и сон.

И так разовый эксперимент окончательно закрепился в моей жизни. С конца декабря 2019 записываю всю активность, тратя на это примерно 5 минут за день.

В чем польза

Само по себе упражнение хронометража сложное, так как требует больших усилий. Но когда отслеживание времени входит в привычку, то никаких ресурсов на него вообще не тратится. Это важно уточнение. Получается, что за всю пользу от отслеживания я плачу 5 минут в день + 15 минут раз в неделю.

Первая польза — тот самый поиск нового времени. Я не осознавал, сколько времени я трачу на YouTube, а сколько, например, на чтение. Теперь стал очень редко использовать фразу «у меня нет времени». Вместо этого я понимаю, что просто у меня есть более приоритетные задачи и плюс не хочу перерабатывать и оставить достаточное время на отдых.

Второе — осознанный отдых. Само отслеживание времени, даже если не смотреть отчёты, дисциплинирует. Если в упражнении Хронометраж (а также в приложении aTimeLogger) записывается активность по факту, то тайм-трекер запускается перед активностью. Соответственно вынужденно приходится думать, а действительно ли я хочу сейчас посмотреть сериал, а не поучиться? Это стимулирует поработать лишний раз.

Третье. Анализ потраченного времени открывает интересные инсайты обо мне, о том, как связан мой быт и самочувствие, как разные активности влияют на работу. Про сами инсайты ниже.

Четвёртое. Коррекция своего поведения. Я не сторонник жёстких подходов, а придерживаюсь маленьких незаметных шагов. Считаю, что такой подход лучше работает в долгосрочной перспективе. Поэтому я не ограничиваю себя сильно в какой-то праздной деятельности. Но если я вижу по недельному анализу какой-то перекос, то прилагаю небольшие усилия, чтоб перекос выправить. Иногда, вешая напоминалку на монитор — «Не трать слишком много времени на YouTube». Или «Не больше одной серии в день».

Пятое — обучение корректной оценки требуемого времени на задачу. Так как я отслеживаю каждую выполняемую задачу (об этом ниже), то могу посмотреть, сколько на неё было потрачено времени, даже если задача выполнялась несколько дней в разное время. Это помогает понять, сколько займёт похожая следующая задача. А значит, лучше спрогнозировать загрузку и спланировать активность.

Шестое — определение приоритетов. При анализе также можно найти деятельность, которая занимает очень много времени, а приносит мало денег. Или увидеть, что деятельности, которая приносит больше денег, уделяется слишком мало времени. Это сигнал к тому, чтоб пересмотреть список занятий. Так я отказался от поддержки одного бизнеса в качестве интегратора, так как получал слишком мало денег на вкладываемые часы.

Описанные пункты — первое что пришло в голову. И их мне уже достаточно, чтоб окупать вложения в отслеживание времени. Но, возможно, ты сможешь найти для себя другие ценности.

Что за инсайты?

Анализ недельного среза даёт интересные наблюдения. А если параллельно ещё вести дневник и сравнивать события недели с активностью, то вообще интересные инсайты находятся. В инсайтах я буду давать номера недель для просмотра в графике.

1. Вы любите работать в офисе? Я вот нет. И не только потому, что в офисе отвлекают коллеги и не дают сконцентрироваться на работе. Но ещё и из-за времени на дорогу. Это время расходуется совершено впустую. А теперь, я ещё и знаю сколько это времени: 10–11 часов при пятидневной рабочей недели. Почти половина суток на дорогу в неделю. См. недели 6–10.

2. Для чего вы играете в компьютерные игры? Для меня это не только удовольствие, но и ещё средство бегства от тревожности и сложных решений. Как раз пригождается сравнение графика с дневником.

3. А ещё всплеск игромании нужно чем-то компенсировать. Она всегда «съедает» развитие. А кроме того, «съедает» либо работу, либо сон, если работу сократить невозможно. См. недели 6 и 46.

4. А сколько ты вообще работаешь? 8 часов в день? А ты уверен, что всё это время ты работаешь? Попробуй замерить, сколько времени уходит именно на задачи, без перекуров, соцсетей, походов за кофе и бесед у кулера. Если наберётся 4 часа в день, то это будет просто отличный результат. У многих бывает гораздо меньше. Ну а я болею трудоголизмом и иногда забываю о других своих потребностях. В пик, в прошлом году, у меня был больше 53 часов за неделю. Это непосредственное время за выполнением задач. Сам рабочий день был ещё больше. См. неделю 8.

5. Как на вас отражается выгорание? У меня, одно из последствий, нарушение сна и увеличение времени, который я на сон трачу. В начале года я в среднем на сон тратил 57,5 часов в неделю, а в конце года, когда начал выгорать, 65 часов. А ещё выгорание сказывается на количество часов работы — они уменьшаются.

6. Что бы ни происходило в течение года, но время на основные потребности остаётся практически неизменным.

7. Я довольно мало времени трачу на обучение. В среднем 6 часов в неделю. С таким подходом развитие будет идти черепашьим темпом. А главный конкурент обучению оказалась праздная деятельность. Именно из-за обучения она в первую очередь и увеличивается.

Это некоторые из выводов. Возможно, изучив график, ты сможешь найти ещё что-нибудь интересное.

Подход и принципы

Мне важно, чтоб отслеживание времени занимало минимум времени и внимания. Поэтому я соблюдаю баланс между подробностью отчёта и необходимым ресурсом. Это приводит к тому, что в отслеживании есть некоторая условность.

Я ограничил количество категорий, чтоб их было минимум, но тем не менее они давали представление о распределении времени. С начала отслеживания я внёс лишь одно изменение. Раньше «Сон» у меня входил в «Основные потребности», но потом я его вынес в отдельную категорию. Итого у меня получилось 12 категорий: Транспорт, Сон, Развитие (обучение, чтение книг), Работа (неосновная), Праздность (кинотеатр, сериалы, YouTube, игры), Основные потребности (еда, гигиена), Личные (задачи, не попадающие в другие категории), Коммуникация, Здоровье (врачи, спорт, парикмахерская), Быт (рутинные задачи, работа по дому), Баланс (прогулки, медитация, отдых между рабочими сессиями), PU (основной проект, который приносит деньги).

Внутри категорий много активностей. Есть регулярные (например, Еда), есть разовые (рабочие задачи). Но и в активностях я тоже держусь определённой условности. Например, Еда у меня подразумевает не только сам процесс еды, но и приготовление еды, и уборку после еды. В рабочее совещание записывается не только совещание, но и время, которое трачу на подготовку к совещанию. А секс вообще самостоятельно не записывается и оказывается в категории соседней деятельности. Так он может оказаться во Сне, Коммуникации, Балансе.

Меньше всего условности в отслеживании работы, так как там есть конкретные задачи и таймер запускается из само́й задачи, подтягивая её название. Это позволяет оценить, сколько потрачено времени на конкретную задачу. Или сколько я трачу время на ежедневную задачу, например, работу с CRM.

Отчёты

И последнее важное, это отчёты. В самом Toggl можно смотреть статистику и по категориям, и по отдельным деятельностям, за любой период. Но мне этого мало, не хватает наглядности. Поэтому я для себя сделал дополнительные визуализации.

Первое — отчёт в Google Таблицы с диаграммами. Я делаю срез по неделям и диаграмму с тенденциями, на основе среднего значения за предыдущие 5 недель. Для этих графиков я выгружаю данные из Toggl в Google Таблицу раз в неделю.

Про пользу недельного среза уже подробно рассказал выше. Из минусов — на нём нет возможности отслеживать длительную динамику. Это просто тяжело увидеть на графике из-за скачущих значений. Поэтому я ещё делаю сглаженный график, где тенденции очень наглядны. Выглядит он так:

Второе — история отслеживаемых событий в Google Календаре. Да, календарь есть и в самом Toggle, но, во-первых, он ограничен по глубине просмотра несколькими месяцами, во-вторых, тяжело фактическое время сравнивать с плановым в двух разных приложениях. Данные из Toggl в Google календарь передаю через Integromat (почему так, расскажу ниже). В результате я имею отдельный календарь в Google со всеми отслеженными событиями, отображающие по одному клику.

Вот так выглядят отслеженные события в Google Календаре.

А, например, вот так я сравниваю план и факт.

Техническая реализация

А теперь информация для тех, кто хочет повторить за мной ту же самую систему.

Toggl выбрал потому, что это единственный таймер, который удовлетворял всем моим требованиям. Среди них были:

• Мультиплатформенность. Чтоб я не был привязан к устройству для отслеживания.
• Возможность экспорта данных. Для дальнейшей визуализации и/или анализа.
• Интеграция с Google Календарём или наличие API. У Toggl есть и то и другое.
• Интеграция с другими сервисами для сквозного использования. Через виджет Google Chrome у Toggle, наверное, есть интеграция со всеми возможными сервисами. Там есть и всё таск-менеджеры, и все системы групповой работы, и даже Google Документы и Notion.
• И последнее, но тоже важное — удобство использования.

Два с лишним года назад это был единственный сервис для отслеживания времени, который удовлетворял всем требованиям. Интеграция с Google Календарём входит в платный пакет. И я оформил платную подписку, но интеграция меня разочаровала.

• Во-первых, интеграция работает только с момента включения. То есть нет никакой возможности импортировать в календарь исторические данные.
• Во-вторых, создаваемый в Google календарь доступен только для чтения. Если бы был доступен для редактирования, то исторические данные можно было бы импортировать вручную.
• В третьих, события нельзя выделить цветом, что сильно мешает наглядности.

Поэтому я делаю интеграцию через Integromat. Простейший сценарий, который включается раз в день в 3 часа ночи, просматривает новые события и добавляет их в календарь, задавая цвет согласно категории события.

Для отчёта в Google Таблице я экспортирую данные вручную каждый понедельник и добавляю их в таблицу. Вместе с анализом результатов недели это занимает 15 минут.

Отслеживаю время я в приложении на Android, в виджете браузера, или в любом сервисе, с которым интегрирован Toggl — достаточно одного клика, а название события само передастся в Toggl, согласно названию документа/задачи.

Раньше ещё пользовался приложением Windows, в первую очередь для того, чтоб таймер всегда был на виду поверх всех окон. Но в процессе мне оказалось удобнее смотреть на стоя́щий рядом телефон с включённым экраном.

Напоследок несколько скриншотов

Если остались вопросы, задавайте.