Апостилирование диплома в новых реалиях

Хочу рассказать классную историю о том, как сейчас происходит апостилирование документов об образовании (кейс имел место в Москве, но думаю в регионах подобное тоже может иметь место).

Что такое апостиль и зачем он нужен?

Одной из самых частых версий об интерпретации процесса апостилирования документа является предположение о том, что это "что-то там про перевод" и "а что, английская версия диплома не прокати?". При таких формулировках я всопминаю свою первую поездку в Китай, когда я на полном серьезе не понимал в чем отличие между визой-банковской картой и визой, за которой я иду в посольство. Комментарии о связи апостиля с переводом грубо говоря отображают примерно ту же степень осведомленности о вопросе, которую имел я про визы, хотя все же процесс собственно перевода на какой-то язык практически автоматически следует после апостилирования.

На самом деле апостилирование - это процесс валидации того или иного документа страной, выпустивший этот документ. Результатом процедуры апостилирования является проставление штампа апостиля, который, грубо говоря подтверждает, что ваш диплом не куплен в переходе, и такая печать будет приниматься всеми странами, подписавшими Гаагскую конвенцию

Как правило, такая процедура очень актуальна трактористам. При этом для трактористов, работающих в индустрии, этот процесс, насколько мне известно, является просто желательным, зато если ты едешь по академической стезе (как это было в моем случае) это может стать вопросом приема или неприема на позицию. Поэтому я естественным образом посвятил большое количество нервов и времени тому, чтобы контролировать и ускорить процесс, что в итоге дало свои плоды.

Далее рассказываю по шагам весь процесс, а также описываю, как это происходило у меня.

Перед подачей заявки

Сразу хочу подчеркнуть, что услуга подтверждения подлинности вашего диплома не является само собой разумеющейся. В ее процессе может очень много чего пойти не так. И первое "не так" может быть выявлено сразу же после того как ваш диплом вышел из-под печатного станка. Вот проблемы, которые могут служить основанием для отказа в услуге, о которых мне стало известно в процессе

• Размытая или нечеткая печать учебного заведения
• Регистрационный номер на дипломе и на приложении не совпадают. Здесь надо обратить внимание на то, что на дипломе есть два вида идентификаторов: 1) серия и номер - они не должны совпадать у диплома и приложения 2) регистрационный номер - вот он как раз на дипломе и приложении должен быть идентичным.

В моем случае один славный ВУЗ (не буду давать антирекламу) сделал подставу всей группе.

Если что-то подобное вами выявлено до заявки, то рекомендуется обратиться в ВУЗ, чтобы все исправили иначе есть серьезный риск, что после подачи заявки вы через время получите отказ

Как подавать документы

Есть следующие опции

1. Если вы подаете заявку самостоятельно (не через доверенное лицо) и не меняли фамилию, то надежнее всего это сделать на мос.ру в электронном виде. Ссылка на эту опцию живет здесь, ссылка не прямая, надо почитать текст и найти нужный "тык".
2. По предварительной записи на том же мос.ру. Сейчас поймать очень сложно
3. Прийти в 6 утра и встать в живую очередь
4. Найти контору которая это сделает за тебя по доверенности.

Департамент образования находится по адресу 2-й Балтийский переулок д.3 (метро Сокол). Если вы спартанец и поедете к 6, то рядом есть кофейни которые работают с 7, так что будет где перекантоваться до открытия в 9 утра.

Лично я один диплом подал по записи (тогда это было еще не фантастикой), а другой через мос.ру. Советую мос.ру, за исключением указанных в п.1 ограничений.

Процесс

Здесь начинается самое интересное. Заявленные сроки ожидания у них 45 рабочих дней.

Насколько мне известно все сводится к следующим шагам на их стороне

• Принять заявку в работу
• Если твой диплом есть в некоем магическом электронном реестре, то ты везунчик и все пройдет быстро
• Если же нет, то департамент отправляет запрос в ВУЗ
• ВУЗ получив запрос должен отправить должным образом сформированный ответ
• Получив ответ департамент смотрит на него, если все нравится то ставится печать и на мос.ру обновляется волшебная формочка

Конечно же, если бы все эти процессы проходили быстро и гладко, я бы вообще ничего не писал. При этом контролировать и что-либо ускорять вы можете в основном только на стороне ВУЗа. Что сделал я.

1. Я позвонил в ВУЗ и узнал к к кому конкретно приходит обращение и кто будет его обрабатывать
2. Вышел на этого сотрудника и убедился в том, что ответ отправлен из ВУЗа в департамент.

И конечно здесь выявился прикол.

Департамент отправляет запросы не с Балтийского переулка, а с другого адреса (Большая Спасская 15 стр1), но в теле письма пишет, что отправьте ответ на Балтийский. Архив моего ВУЗа не дочитал до этого места и послал обычное (не заказное) письмо на спасскую, в результате чего через две недели письма так и не было в департаменте. Я приехал в ВУЗ (который кстати находится в 20 мин ходьбы от Сокола) и слезно выпросил переделать все и отправить заказным письмом. В итоге славные работницы архива, и других причастных служб пошли мне навстречу и исправили косячину за несколько дней. В итоге заказное письмо долшло таки в нужный адрес.

Как правило, если ответ от ВУЗа получен, это уже практически успех, однако у меня страшно поджимали сроки и я смог дозвониться до депаратамента и выпросить ускорение для 1 документа, и в итоге за два дня до купленных билетов увидел заветную надпись.

Получение документа имеет ровно те же опции, что и подача (кроме пункта 1, потому что диплом должен физически попасть в департамент для проставления печати)

Хочу снова подчеркнуть, что услуга не является само собой разумеющейся. Если ответственные сотрудники зафакапят процесс или забудут что-то отправить, то вам просто будет отказано в услуге с формулировкой "нет ответа от учебного заведения" (слышал такую историю в очереди). Поэтому если апостиль на дипломе является для вас хоть сколько-то важным, то советую проконтролировать процесс хотя бы на стороне ВУЗа.

Самое главное, что если сидеть и не дёргаться, то в тех самых новых реалиях имеются все шансы не получить диплом даже через 45 раб дней. В моём случае это было чуть больше трёх месяцев, хотя по ощущениям без пинка могло бы выйти и за 4.

Как я дозванивался в Департамент

На данный момент дозвониться к ним практически нереально. Единственный рабочий алгоритм заключался в следюущем

1. В 8.55-57 берем два телефона и начинаем долбить им по номеру +74994443482 и жмем добавочный 1
2. Нас скидывает
3. Но мы не сдаемся
4. В какой-то момент наступит 9 утра и нам повезет. Мы попадем в очередь. Если это что-то меньшее 10, то уже хорошо. Хотя конечно нужно будет выяснить каковы лимиты оператора на продолжительность звонка (да, кстати, плата за минуты ожидания списывается как за разговор)
5. Также везение зависит от того, кто работает на телеофне в этот день. Мне очень помог один молодой товарищ, который очень быстро давал ответы и в его смену номерки отрабатывались быстро. Именно у него я выпросил про ускорение. Но иногда все не так радужно.

P.S.

Апостилированный диплом мне был нужен для зачисления в испанскую аспирантуру. Перед зачислением нужно подать заявку на так называемую эквиваленсию, что подразумевает наличие апостиля на дипломе.

Комичность ситуации заключается в том, что я в итоге это сделал удаленно и для зачисления мне нужен был лишь отбойник от системы о том, что заявка отправлена. Соответсвенно не исключен такой вариант, что сканы моего документа проверяются только когда-то потом человеком, но отбойник то уже пришел и меня уже зачислили. Таким образом я предполагаю, что можно было туда вгрузить как просто скан диплома без апостиля, так и вообще мои фоточки с сочей.