Как я сделала Телеграм бота для записи клиентов и освободила себе кучу времени

Обычно я тихонечко пишу в свой канал в телеграм, и вот теперь появилась история для Клуба. Буду благодарна обратной связи ))

Хочу поделиться с вами историей создания Телеграм-бота для записи клиентов. Я не программист, и здесь не будет подробного обзора кода. Скажу лишь, что мне повезло с программистом, а ему повезло с появлением в мире ИИ. Что касается меня, то я преобразовала свою боль и умение общаться с людьми в классный инструмент для записи и написала об этом пост с картинками, чтобы классных удобных ботиков стало в мире больше. Бот пригодится мастерам бьюти сферы: парикмахерам, мастерицам по ноготочкам, визажистам, а так же всем, к кому нужно записываться заранее: терапевтам, коучам, репетиторам.

Три вводных факта обо мне, которые способствовали появлению бота:

– С времен коронавирусной эпохи живу на острове Панган в Таиланде
– Работаю барбером
– Всем сердцем люблю Телеграм

Тут, как в магазине на диване, должен быть серый фон и грустный голос.

Уже четыре года я работаю на себя. Несмотря на то, что моя работа связана с людьми, я интроверт и не люблю лишнего общения. Мне хватает разговоров на работе. Каждый час – новый человек, новые истории и размышления. Раньше я вела запись вручную: переписывалась с клиентами, отвечала как можно быстрее, выбирала свободные окошки, стараясь вспомнить, кто еще у меня записан в этот день. Вела запись в заметках в телефоне, составляла таблички в Google с контактами клиентов, напоминала о записях и сама старалась о них не забыть. Эта рутинная работа меня очень напрягала, отнимала много времени и сил.

Я стала думать о том, как сократить время общения и сделать удобный способ для записи. Есть много разных сервисов, я попробовала несколько: Calendly, Yclients, Rubitime. Сначала они кажутся удобными, но при близкой работе в них находятся недостатки. Какие-то сайты предлагают сложные многоуровневые настройки, к которым надо привыкнуть. Где-то можно было настроить красивую страницу, добавить аватарку, фон, выложить портфолио, но при этом не было именно тех функций, в которых я нуждалась. У Calendly календарь начинается с воскресенья, это никак нельзя поправить, и люди все время путались и приходили не в тот день. А иногда и не в то время, потому что у нас внезапно оказывались разные настройки часовых поясов. У большинства сайтов очень много настроек, которые возможно полезны для большой компании, нескольких сотрудников, ведения бухгалтерии. Мне не нужен весь этот миллиард настроек, постоянная рассылка от этих сайтов, а в случае с Yclients – еще и бесконечные звонки и уговоры купить платный тариф.

Основное неудобство этих сервисов для меня заключалось в том, что клиенты писали мне в Телеграм, а я их перенаправляла на сторонний сайт, где им нужно было правильно везде нажать, а еще указать свой емейл. Для многих людей это было гораздо сложнее, чем просто написать мне и спросить: “Когда можно прийти?”. Особо подозрительные клиенты оставляли выдуманные емейлы и не получали уведомлений о записи на почту, и тогда мне снова приходил вопрос: “Не знаешь, когда я к тебе записан? Я забыл”.

Я хотела одного – чтобы человек два раза тыкнул в телефон и записался на свободное время, а я об этом узнала. А еще чтобы клиентам приходили напоминания о записи. И чтобы у меня была единая база всех клиентов с их контактами. И чтобы я могла легко менять свои окошки для записи. И желательно, чтобы все записи падали в календарь Google, и я о них не забывала. Вот и все, чего я хотела ))

Я стала фантазировать о ботике, который бы волшебным образом решил мои проблемы. Сначала я цеплялась к друзьям-программистам, но они были завалены другими проектами. Индусы с Fiverr за 10 долларов тоже отказывались браться за мое подробное тз.

Я пробовала разобраться во всем сама, приставала к Chat GPT, но так и не поняла, как поставить среду Python на комп, я же всего лишь человек, и совсем не программист. Тогда ИИ предложил мне обратиться к конструкторам для ботов, и, кажется, я попробовала их все, а также изучила обучающие видео по этой теме на YouTube. Я не хотела ничего сложного, всего несколько кнопок, но даже эти конструкторы не подходили под мои задачи. Мне было принципиально важно, чтобы все работало именно так, как я себе задумала.

На этом этапе звучит радостный голос и появляются яркие краски:

“И дал мне бог программиста!”. Хвала ему и Chat GPT, потому что всего за несколько дней он написал мне и ботика, и админку к нему. Я лишь заносила ему бесконечные правки и просьбы еще сильнее все улучшить и довести бота до совершенства.

В итоге все получилось именно так, как я себе представляла. Вот, что значит тщательно обдуманная в течение многих лет идея и четко поставленное тз. Клиентам больше не нужно переходить на сторонние сайты и разбираться в интерфейсе. В два клика они получают всю информацию о ценах, обо мне, локацию, могут записаться, перезаписаться, удалить запись, не покидая Телеграм.

В общем, самостоятельно, по-взрослому записаться на стрижку и приехать в нужное время и место. На острове, где я живу, очень легко забыть о планах и делах, но настроенные заранее напоминания уведомляют клиентов о записи за сутки и за час до встречи. Люди перестали опаздывать и забывать о встрече.

Раз уж нахваливать бота, то похвастаюсь и админкой. Админка – это то, что скрыто от клиентов, но помогает организовать работу бота так, чтобы все было максимально удобно. Любой человек может быстро подключить своего бота, следуя моей подробной инструкции.

Еще минут пять понадобится, чтобы добавить всю информацию, выставить часовой пояс и настроить напоминания для клиентов. Особая гордость – интеграция с календарем Google. Все записи попадают в календарь, и можно видеть свое расписание на день.

Во вкладке “Записи” отображаются все записи, в т.ч. юзернеймы клиентов. Здесь же можно оставлять комментарии к клиентам. Я часто этим пользуюсь, когда записей набирается очень много, и я забываю, как кого стричь, а спрашивать каждый раз не хочется.

Можно настроить свои свободные “окошки”, пользуясь гибкими настройками, например если сессия длится не час, а больше или меньше, выставить начало рабочего дня и промежутки между сессиями.

Все удобно, ничего лишнего, клиенты радуются, мастера радуются. Уже несколько человек зарегистрировали своих ботов и присылают благодарности. Сейчас любой человек может зарегистрироваться, прикрепить и настроить своего ботика.

Бот бесплатный для тех, у кого количество записей в месяц не превышает 20 человек, что очень удобно. Можно попробовать, как все работает и понять, подходит бот или нет. Если низкий сезон, и количество записей упало, вам не нужно платить подписку на бота, а можно продолжать им пользоваться.

Я сама мечтаю, чтобы я могла так же записываться к другим мастерам так же, как мои клиенты записываются ко мне. Например, я недавно хотела записаться на маникюр и, как истинный интроверт, не могла это сделать около недели, не решаясь написать мастеру и узнать всю необходимую информацию.

Дорогие мастера, помогите интровертам, сделайте их и свою жизнь проще!

• Зарегистрировать своего бота: https://zavtra.live
• Демонстрационный бот: https://t.me/zavtralive_bot
• А еще можно подписаться на мой телеграм канал, я там в основном рассказываю о жизни в Таиланде, путешествиях и своих попытках написать роман: https://t.me/vasilina_nazarova