Как некоторые знают, я работаю старшим менеджером проектов на Кипре. Я часто общаюсь с лучшей подругой и она меня недавно спросила, слушая о моей занятости,: "Как ты умудряешься уезжать вовремя домой?"
Мой ответ ей был достаточно длинный и превратился в пост, который может быть полезен тем, кто не знает, как организовать свою работу.
Мой объем работы
Я задумалась и написала ей то, как я работаю и что мне реально помогает делать огромный объем работы: одноразово у меня было 4 проекта, целое направление по локализациям (где я сама придумала процесс, автоматизировала его, но иногда мое участие требовалось; чтоб вы понимали нагрузку - в рамках направления в квартал должно быть выполнено 60+ локализаций на более чем 15 продуктах), потом мне дали еще двух падаванов обучать (один на проекты, другой на передачу локализаций) и начали накидывать еще инициатив и задач ("ну ты же дела передашь"). Помимо этого я еще частенько влезала со своими идеями по улучшению процессов и умудрялась переписывать или писать с нуля разные корпоративные мануалы а ля "как правильно уходить в отпуск и как правильно ставить статус в слаке", а не просто гребаную пальму, по которой не определить, когда человек выйдет из отпуска. Также я создала совершенно новый онбординг план и начала обучать двоих падаванов по нему.
Короче. Нагрузку вы поняли.
Что я делаю и как работаю, чтобы не отъехать башкой и телом
Я не тот человек, который может работать без перерыва с 9 до 6. Мне надо походить, подумать, пообщаться с другими людьми, так ко мне приходят какие-то идеи и решения. Я могу выполнить работу трех дней за два часа, но перед этим я буду прокрастинировать эти самые три дня.
Вот что я сказала подруге.
Приоритизация задач
Я веду список задач либо в голове, либо в Trello, когда задач становится пипец как много и они обрастают деталями. Кто-то у нас просто пишет в блокнотик, но мне проще все держать в одном месте на компе.
Нестандартные, незнакомые, внезапные нетипичные задачи получают больше всего внимания, так как мне нужно быстро понять, насколько задача жопная и сколько она может вовлечь человек и занять времени. То есть сначала я занимаюсь срочными задачами и критическими проектами, а рутинные задачи откладываю до тех пор, пока их можно будет быстро завершить, потому что они мне знакомы и я уже знаю, сколько времени у меня займет тот или иной отчет или задача. Также я их делаю в перерыве пока жду ответа от кого-нибудь по какому-нибудь нестандартному проекту.
Неcрочные, но необычные задачи, которые я откладываю до последнего
Бывают задачи, растянутые по времени. Чаще всего это как раз какие-то инициативы из разряда "было бы неплохо иметь такой документ, сделай, когда время будет". А мне лень. Или я устала. Или мыслей нет.
Если оно вообще никак не лезет я откладываю ее. Когда откладывать уже нельзя, то у меня есть 2 способа:
- разбиваю задачу на более мелкие части, работая над ней постепенно, делая заметки, и в конечном итоге завершаю ее
- выделяю специальное время, концентрируясь исключительно на ней, пока она не будет выполнена. Причем чаще всего это попадает под выражение "у страха глаза велики" - я справляюсь быстрее и лучше, чем ожидала.
Рабочие часы и "ну ты же еще тут, посмотри задачу"
Я установила четкие границы: я работаю по своему графику и отключаюсь от работы в личное время. Если мне кто-то что-то пишет, я обычно отвечаю, что я уже закончила работать и завтра утром обязательно посмотрю. И я реально смотрю, потому что ставлю себе напоминалки в слаке на утро на конкретное сообщение. Это правило не работать и не отвечать в нерабочее время действует всегда. Исключение - 2 недели до релиза, потому что там важен каждый час.
Организация рабочего пространства
У меня есть несколько отдельных десктопов на моем макбуке (в момент пиковой нагрузке их было 8 или 9): один на самом маке для общения (мессенджеры, пароли, настройки), второй на внешнем мониторе для почты, общих задач и документов по проектам, еще несколько штук для конкретных проектов/инициатив в зависимости от их количества и последний для недавно завершенных проектов, которые требуют небольших обновлений. Мне это позволяет легко переключаться между задачами и оставаться сосредоточенной. 1 рабочий стол = 1 проект/инициатива. И они расположены в порядке важности/дедлайнов.
Когда ко мне подходят с вопросом по конкретному проекту, мне легко переключиться на нужный проект, где у меня открыты все основные вкладки по нему и я могу быстро сориентировать человека по тому, что ему надо. Ну и себя тоже, естественно.
Веди календарь правильно и не забывай есть
Я всегда выделяю время на обед в календаре (хотя иногда его сложно придерживаться если всякие нехорошие люди ставят встречи на время, которое забукано на ланч). Если мой календарь перегружен встречами или предстоящими релизами, я планирую «Focus time» иногда чтобы просто сделать свою работу. Если встречу можно отложить, я прошу перенести ее, чтобы сосредоточиться на критических задачах. И да, никаких встреч без четкой адженды. Если из названия встречи или ее описания (дай бог оно там есть) мне не понятно, что это и нахера я там — я пишу организатору и спрашиваю, что это и зачем. Потому что ко многим встречам надо готовиться. А для тех, кто не пишет адженду есть отдельный котел в аду, где они не могут найти свободный слот у всех, кто им нужен на каком-то важном мите.
Цени и уважай время коллег
Если встречу можно заменить сообщением, я выбираю этот формат. Однако, если вопрос требует глубокого обсуждения или в нем участвуют несколько человек из разных доменов, я обычно ставлю короткий мит, пишу адженду и кратко рассказываю в начале суть, чтобы сэкономить время и обеспечить эффективную коммуникацию.
И небольшое дополнение.
Проджект как стиль жизни
Я работаю 6 лет менеджером проектов, курирую людей, проекты, сроки и ресурсы. Этот образ мышления или профдеформация (называйте как хотите) распространяется буквально на все.
Я заранее просчитываю риски, продумываю разные сценарии жизни, у меня почти на любое событие есть какой-то план, я отлично планирую путешествия, я много к чему подготовлена, довольно быстро соображаю в критических ситуациях и только потом впадаю в ступор (иногда это дает сбой), а также могу показать мужу, где лежит какая-то херня, которую он уже 2 часа ищет.
У меня в телефоне все логически разложено по папочкам, там же есть любой документ в отсканированном виде, я ставлю себе напоминалки и в календаре у меня всегда записано все, что мне нужно - когда у меня маникюр, стрижка, массаж, мойка тачки.
Сложно приучить себя думать таким образом, но когда у тебя такая работа, как у меня, ты начинаешь жить, планировать и думать наперед естественным образом. И во многих ситуациях это помогает.
Но я не робот. Я тоже устаю.
Когда мне совсем ничего не хочется делать, я позволяю себе лежать и смотреть сериал весь день или спать в выходные днем, чтобы дать своему разуму передышку, зная, что я наверстаю упущенное позже и в жизни, и на работе.
Вышло много, но вдруг кто-то извлечет для себя пользу.
Что вы можете добавить? Поделитесь в комментариях.
Как же всё знакомо, даже стиль жизни, блин :)
Спасибо за идею с разными рабочими столами для разных проектов - кажется интересной, надо попробовать.
Добавлю только капитанское - чтобы не перерабатывать, нужно меньше работать. В том смысле, что нужно уметь говорить "нет" или "стоп" людям, генерящим в вашу сторону новые задачки, в то время, когда вы и так реально (!) полностью утилизированы.
Ваш менеджер (если он грамотный и адекватный) будет только благодарен за такой фидбэк. Во-первых, он будет видеть реальную нагрузку на своих подчинённых, а не какую-то свою оценочную; а во-вторых, это же косвенный показатель того, что бизнес растёт, а это хорошо :)
Нужно понимать, что это нормально - у каждого есть комфортный предел производительности и я бы крайне не рекомендовал его превышать и в долгую работать на некомфортном. Поэтому, да - эта новая задача конечно важная и нужная, но я сейчас не могу её взять, потому что у меня полная загрузка уже имеющейся работой. Всё-таки не критично и может подождать? Ок, пусть ждёт, пока я не освобожусь. Критично, но может взяться кто-то другой из коллег? Ок, пусть берётся. Больше некому? Давайте нанимать ещё человека.
Помните, что на лошадь грузят, пока она везёт, и не надо становиться той молчаливой лошадью, которая гарантированно свалится от усталости.
Обед стоит ставить скрытым событием у себя в календаре, чтобы другие не видели описания, но время для них было заблокировано. Иначе сильно "умные" ставят свои встречи поверх обеда с логикой: "нуу, это ж обед сдвинет, ничего страшного"
Важный момент, который лично мне очень помогает в ситуациях, когда всё горит, всё в огне и надо переключаться между кучей задач - максимально всё документировать. Хоть в блокноте, хоть в слаке с самим собой, хоть где - лишь бы регулярно дампить прогресс куда-то, куда потом можно будет вернуться и восстановить текущее состояние, если резко дернут куда-то на другой пожар и придется переключаться.