Как я перестал маяться с to-do листом, а начал реально его использовать

Списки дел я использую уже лет десять. Попробовал несколько сервисов - Google Keep, Google Tasks, Wunderlist, Todoist. Заносил туда задачи с фриланса, вел планы разработки инди-проектов на пару сотен пунктов, раздавал задания команде. Независимо от платформы и цели, итог был один и тот же.

Списки быстро захламлялись. Часть задач становилась неактуальной. Потом возникал аврал, который сбивал все планы - а вернувшись к нормальному ритму, я с унынием наблюдал десятки просроченных задач. Потом менялся рабочий процесс, я слишком поздно вспоминал, что надо бы адаптировать к нему тудушку...

В итоге "инструмент личной эффективности" превращался в демотивирующую кашу из неактуальных дел вперемешку с сырыми идеями. Я смирился и принял, что to-do-list, на который больно смотреть - неизбежное зло.

To-do list здорового человека

Он существует! Пару недель назад я сказал себе "хватит это терпеть!" и настроил-таки работу с Todoist так, чтобы она пошла в кайф. Определил для себя 4 главных правила, которыми и хочу поделиться.

1. Для личных и рабочих задач - один аккаунт

Раньше я использовал разные списки дел дома и за рабочим компьютером. Это казалось логичным, пока коронавирус не загнал на удаленку. Объединив задачи, я просто физически сократил время на планирование и поддержание актуальности списка.

Конечно, задачи не идут вперемешку, а рассортированы по проектам.

2. Список дел должен быть интегрирован со всем, с чем только можно

Логика аналогична: с одним источником задач работать физически проще.

Мне хватает что в Todoist подтягиваются задачи из Google Calendar, все остальное интегрируется уже с ним. В Calendar сами добавляются авиаперелеты и отели, из письма с подтверждением регистрации на ивент или вебинар обычно в пару кликов можно создать новое событие в календаре, точно так же можно поступить с любым e-mail.

Видя повестку дня из Календаря в комбинации с задачами, планировать новые таски гораздо проще.

Опять же очевидное правило, я использовал интеграцию давно. Вся магия для меня случилась, когда я стал следовать обоим правилам и собрал в кучку и рабочий и личный календари.

Интересно, что Todoist из коробки не предоставляет такую возможность. При попытке добавить второй календарь он предлагает выбрать из календарей внутри того же самого Google-аккаунта. Так что я просто затащил рабочий календарь в отдельный проект в старом офисном аккаунте Todoist и уже этот проект расшарил для своего личного аккаунта.

Таким образом, в Todoist реально собирается все, что намечено на конкретный день. Это именно тот момент, когда список дел начинает радовать: когда он превращается в "единое окно". Ты видишь свои задачи на день и точно знаешь, что ничего не забыто, не надо ждать никаких других уведомлений и напоминалок. Появляется контроль над ситуацией.

3. Задачи четко привязаны к дню, когда ты их реально собираешься делать, потому что это удобно

Для вновь прилетающих задач не надо ставить дату выполнения от балды. Лучше подумать, когда сделать задачу будет проще/удобнее. Каждый раз, когда возникает необходимость записать новый таск, происходит короткий внутренний диалог в духе: "Ага, с Васей в среду обсуждаю этот проект, к четвергу буду знать про него все детали, сюда и ставим".

В Todoist для несортированных задач есть специальный проект, куда они попадают по умолчанию - Inbox. Раньше он у меня был всегда забит под завязку. Сейчас я там держу только задачи, для которых не выбрано оптимальное время. Таких задач немного, большинство быстро находит свое место или же я осознанно оставляю их без дедлайна как идеи на будущее.

4. На каждый день я беру четко ограниченный набор задач

Подсмотрел это правило у Николая Товеровского, суть блестяще раскрыта в статье на vc.ru.

Я внес единственное дополнение его подход. У меня всегда есть большая стратегическая задача из разряда "важно, несрочно". Закрыв таски, привязанные к дню, остаток рабочего времени спокойно, со вкусом занимаюсь ключевой задачей недели.

Далеко не все задачи имеет смысл разбивать на этапы и назначать им дедлайны - многие проекты с творческой составляющей нужно просто делать, пока не получится.

Каков выхлоп?

Каждое утро я берусь за список дел, чувствуя, что хочу с ним разобраться. Хлам не копится, ничто не раздражает, есть ощущение, что неизбежная рутина дается проще. Todoist превратился в реально полезный инструмент. На радостях я сразу оплатил годовую премиум-подписку, не сомневаюсь, что использую ее на максимум.

Дело, конечно, не в сервисе (давно не пробовал альтернативы, весьма вероятно, что есть и более удобные или выгодные варианты). Дело в подходе. Если использовать to-do в точности по назначению - как исчерпывающий перечень задач, которые железно нужно сделать именно сегодня - все должно быть в порядке.

Пока писал, удивлялся, насколько все очевидно. Интересно, как много областей жизни, где так же просто навести порядок, стоит лишь осознать ставшие привычными проблемы и приложить капельку усилий?