Как я перестал маяться с to-do листом, а начал реально его использовать
 Публичный пост
12 марта 2021     1686   

Списки дел я использую уже лет десять. Попробовал несколько сервисов - Google Keep, Google Tasks, Wunderlist, Todoist. Заносил туда задачи с фриланса, вел планы разработки инди-проектов на пару сотен пунктов, раздавал задания команде. Независимо от платформы и цели, итог был один и тот же.

Списки быстро захламлялись. Часть задач становилась неактуальной. Потом возникал аврал, который сбивал все планы - а вернувшись к нормальному ритму, я с унынием наблюдал десятки просроченных задач. Потом менялся рабочий процесс, я слишком поздно вспоминал, что надо бы адаптировать к нему тудушку...

В итоге "инструмент личной эффективности" превращался в демотивирующую кашу из неактуальных дел вперемешку с сырыми идеями. Я смирился и принял, что to-do-list, на который больно смотреть - неизбежное зло.

To-do list здорового человека

Он существует! Пару недель назад я сказал себе "хватит это терпеть!" и настроил-таки работу с Todoist так, чтобы она пошла в кайф. Определил для себя 4 главных правила, которыми и хочу поделиться.

1. Для личных и рабочих задач - один аккаунт

Раньше я использовал разные списки дел дома и за рабочим компьютером. Это казалось логичным, пока коронавирус не загнал на удаленку. Объединив задачи, я просто физически сократил время на планирование и поддержание актуальности списка.

Конечно, задачи не идут вперемешку, а рассортированы по проектам.

2. Список дел должен быть интегрирован со всем, с чем только можно

Логика аналогична: с одним источником задач работать физически проще.

Мне хватает что в Todoist подтягиваются задачи из Google Calendar, все остальное интегрируется уже с ним. В Calendar сами добавляются авиаперелеты и отели, из письма с подтверждением регистрации на ивент или вебинар обычно в пару кликов можно создать новое событие в календаре, точно так же можно поступить с любым e-mail.

Видя повестку дня из Календаря в комбинации с задачами, планировать новые таски гораздо проще.

Опять же очевидное правило, я использовал интеграцию давно. Вся магия для меня случилась, когда я стал следовать обоим правилам и собрал в кучку и рабочий и личный календари.

Интересно, что Todoist из коробки не предоставляет такую возможность. При попытке добавить второй календарь он предлагает выбрать из календарей внутри того же самого Google-аккаунта. Так что я просто затащил рабочий календарь в отдельный проект в старом офисном аккаунте Todoist и уже этот проект расшарил для своего личного аккаунта.

Таким образом, в Todoist реально собирается все, что намечено на конкретный день. Это именно тот момент, когда список дел начинает радовать: когда он превращается в "единое окно". Ты видишь свои задачи на день и точно знаешь, что ничего не забыто, не надо ждать никаких других уведомлений и напоминалок. Появляется контроль над ситуацией.

3. Задачи четко привязаны к дню, когда ты их реально собираешься делать, потому что это удобно

Для вновь прилетающих задач не надо ставить дату выполнения от балды. Лучше подумать, когда сделать задачу будет проще/удобнее. Каждый раз, когда возникает необходимость записать новый таск, происходит короткий внутренний диалог в духе: "Ага, с Васей в среду обсуждаю этот проект, к четвергу буду знать про него все детали, сюда и ставим".

В Todoist для несортированных задач есть специальный проект, куда они попадают по умолчанию - Inbox. Раньше он у меня был всегда забит под завязку. Сейчас я там держу только задачи, для которых не выбрано оптимальное время. Таких задач немного, большинство быстро находит свое место или же я осознанно оставляю их без дедлайна как идеи на будущее.

4. На каждый день я беру четко ограниченный набор задач

Подсмотрел это правило у Николая Товеровского, суть блестяще раскрыта в статье на vc.ru.

Я внес единственное дополнение его подход. У меня всегда есть большая стратегическая задача из разряда "важно, несрочно". Закрыв таски, привязанные к дню, остаток рабочего времени спокойно, со вкусом занимаюсь ключевой задачей недели.

Далеко не все задачи имеет смысл разбивать на этапы и назначать им дедлайны - многие проекты с творческой составляющей нужно просто делать, пока не получится.

Каков выхлоп?

Каждое утро я берусь за список дел, чувствуя, что хочу с ним разобраться. Хлам не копится, ничто не раздражает, есть ощущение, что неизбежная рутина дается проще. Todoist превратился в реально полезный инструмент. На радостях я сразу оплатил годовую премиум-подписку, не сомневаюсь, что использую ее на максимум.

Дело, конечно, не в сервисе (давно не пробовал альтернативы, весьма вероятно, что есть и более удобные или выгодные варианты). Дело в подходе. Если использовать to-do в точности по назначению - как исчерпывающий перечень задач, которые железно нужно сделать именно сегодня - все должно быть в порядке.

Пока писал, удивлялся, насколько все очевидно. Интересно, как много областей жизни, где так же просто навести порядок, стоит лишь осознать ставшие привычными проблемы и приложить капельку усилий?

9 комментариев 👇

блин, кто вы, люди с такими огромными списками дел?.. у меня в тудушке максимум в день по 3-4 пункта набирается, и то 1 - это ежедневное "почитать вечером книгу", а остальные что-то аля "заказать продукты", "прибраться дома" и тд. :) я прям завидую, хочу огромную тудушку чтоб прям от взгляда голова кругом ехала и думал "ух, блин, какой же я занятой и крутой" :D
p.s.: но вообще рекомендую Things 3 (только для яблочников есть), тоже кучу всего перепробовал, остановился на ней - она божественна.

  Развернуть 1 комментарий

@atsybin, у меня от взгляда на тудушку с пачкой задач другое ощущение)
"Ага, вот это надо сделать сегодня, весь расклад по дню понятен, ща мы со всем разберемся".

Things 3 загуглил, выглядит симпатично, очень похоже на Todoist. Отсутствие веб-версии конечно не очень вдохновляет.

  Развернуть 1 комментарий

@AlekseiTrudov, ну в подсознании же всё равно есть что-то типо такого, нет?)

  Развернуть 1 комментарий

@atsybin, ахаха, бывает!

  Развернуть 1 комментарий

У меня всегда были сложности с пунктом 3: «Задачи четко привязаны к дню, когда ты их реально собираешься делать». Можно примерно распланировать задачи на будущие дни, но этот план быстро начинает ломаться:

  • влетает что-нибудь новое,
  • что-то занимает больше времени, чем ожидалось,
  • какие-то задачи блочатся,
  • что-то просто не успеваю сделать.

Несделанные задачи переносятся на следующий день, затем еще на следующий, и вот уже из одного дня в другой катается большая пачка задач, которые точно нереально сделать за день. Сейчас у меня со сроком «сегодня» где-то 130 задач, пополам рабочих и личных.

Вывозить это помогает фича «Мой день» из Microsoft To-Do (наследника Wunderlist). Это отдельный экран, куда можно накидать задачи, которые реально планируешь сделать сегодня. Этот экран никак не связан с due date задач: не обязательно добавлять все задачи на сегодня, можно добавлять задачи с другими сроками или без сроков.

Обычно в начале дня я накидываю туда несколько задач, на которых хочу сфокусироваться в первую очередь. Если они кончаются — докидываю еще. То есть срок «сегодня» работает как бэклог того, что было бы неплохо сделать, а «Мой день» — как план на день.

Эта единственная фича сильно повлияла на мой процесс работы с задачами, но в других приложениях я почему-то такого не видел. Поэтому если будете выбирать тудушницу, попробуйте посмотреть и на Microsoft To-Do, вдруг вам тоже зайдет.

  Развернуть 1 комментарий

@igor-shevchenko, интересный опыт, спасибо!

Несделанные задачи переносятся на следующий день, затем еще на следующий

Прочитал и понял, что я, оказывается, перестал так делать и это тоже отлично помогло. Если к концу рабочего дня остались несделанные задачи, я не оставляю их просроченными и автоматически перенесенными на следующий день. Начинаю смотреть, куда их лучше воткнуть в расписании и назначаю новую due date, не всегда это бывает следующий день. Конечно, с жестко заданными извне дедлайнами такой номер не пройдет, но для них я заранее ставлю due date c запасом.

  Развернуть 1 комментарий
Игорь Кулаков, Делаю проекты в сфере продуктивности. Если ты тоже - давай общаться. 12 марта в 21:59

Да, хорошие идеи. Свести все в одну "панель управления" - удобно. Интересно было бы посмотреть как через пол-года год эта система будет держаться. Т.к. сейчас когда на дел в списках 3-5 штук всё конечно же будет красиво )

  Развернуть 1 комментарий

@igor-beaver, ага, тоже подумал, что система должна пройти проверку временем. Но дел и сейчас обычно больше - на скрине не все категории, что есть + за неделю порядочно расчистил список, в понедельник насыплю новых)

  Развернуть 1 комментарий

@igor-beaver, мне помогает настройка туту-листов и планов в периоды большого хаоса в делах. Если все идет ровно и дел 1-2, то могу забить на его ведение. Так что в некоторые моменты времени тутушник то красивый и четкий, то никакой. Получается, что через полгода система может выглядеть как хаос, но в рамках 10 лет все как-то работает четко.

С каждым таким подходом выстраивания системы, как описал автор, тудушник настраивается быстрее и лучше помогает как палочка-выручалочка снизить тревогу и делать дела. Протек кран из дел? Беру инструмент. Все работает нормально — ну и ок.

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб