Как я внедрил GTD и не забил на него спустя полгода

Несмотря на то, что Ницше констатировал смерть бога, а Вастрик констатировал смерть продуктивности, всё еще есть люди, которые ходят в церковь и люди, у которых фетиш на галочки в таск-менеджерах.
Каминг-аут! Я — из вторых. Настолько, что даже завел в телеграме канал о продуктивности, а где-то полгода назад начал экспериментировать с системой GTD: даже прошел платный курс по ее внедрению и сейчас расскажу о всем, что узнал за это время. Спойлер: мне даже понравилось!

Что такое GTD и зачем он нужен
Getting Things Done — методология таск-менеждмента из одноименной книжки Дэвида Аллена. Автор знаменит, собственно говоря, этой своей книгой и последовавшими за ней многочисленными семинарами по внедрению методологии в жизнь.
Уж не знаю, получилось ли так случайно или это была многоходовочка с целью заработать в дальнейшем на тренингах по внедрению, но система, предложенная автором, получилась очень уж муторной и сложно-реализуемой.

Для тех, кто не знаком с темой или хочет освежить ее в памяти, вкратце расскажу, что к чему.
Основной принцип, вокруг которого строится GTD — необходимость освободить голову от запоминания дел и выносить всё на внешний носитель (в методологии он называется корзиной или inbox), чтобы не занимать умственные ресурсы. Мол, если мы в течение дня постоянно запоминаем, кому там надо позвонить, что у кого уточнить, кому что поручить и так далее, то вся краткосрочная память (оперативка) забивается таким мусором и на полноценную продуктивную деятельность сил уже не остается.

Это — основа, на которой стоит GTD и которую я точно могу назвать полезной даже в отрыве от всех остальных принципов. Если завести привычку записывать всё в ту-душку и ничего не держать в голове, то жизнь действительно становится проще! Но об этом позже.

Если выписывать из головы всё-всё лишнее и хранить в корзине, то без правильной организации рано или поздно корзина превратится в мусорную и из нее начнет попахивать. Поэтому одним коротким абзацем книга и методология GTD не ограничиваются — есть еще ряд принципов, которые необходимо соблюдать, чтобы без лишних усилий (ха-ха!) всё это менеджить и чтобы от этого был толк. Аллен, напомню, писал книгу в 2001 году и у него там предполагается адская система из 43 бумажных папок, без шуток. Хорошо, что мы живем не в 2001 и сможем обойтись без этого.

Вот все эти принципы:

1. Сбор — выносим всё из головы в корзину, это мы уже поняли;
2. Обработка — разбор корзины по специальному алгоритму, его я приложу ниже. Корзину нужно разбирать ежедневно, на практике занимает порядка пяти минут;
3. Организация — система списков и меток, которые используются для упорядочивания всех задач, поступающих из корзины;
4. Обзор — еженедельный обзор и актуализация всей системы. Нужен для того, чтобы важные в данный момент штуки не затерялись в глубине бесконечных списков из пункта #3;
5. Действия — принцип, собственно, в том, чтобы не упороться в организацию ради организации и не забывать, зачем мы здесь — делать дела, а не поддерживать систему. Система не является самоцелью.

Итак, если вам уже захотелось открыть форточку и проветрить духоту, то потерпите еще немного — сейчас быстро закончим с формальностями и расскажу о том, как это всё работает живьем.

**Обработка и организация **

Куда же попадают задачи из корзины и что там за специальный алгоритм?
Чтобы делать всё по канонам, нужно завести как минимум несколько списков/папок, в которых будут храниться все ваши задачи:

1. Список "Дальнейшие действия";
2. Список "Когда-нибудь";
3. Список "Заметки";
4. Календарь — внешний либо встроенный в ваш таск-трекер;
5. Список "Лист ожидания" — напоминания о тех задачах, которые вы кому-то делегировали и теперь ожидаете их выполнения (чтобы не держать в голове инфу о том, у кого что проверять и кому о чем напоминать).

Когда у вас это всё засетаплено, вы должны каждый день разбирать корзину, задавая себе ряд вопросов по каждой задаче и распихивая таски по тем или иным спискам в зависимости от своих же ответов.
Вот как выглядит схема разбора корзины:

Прокомментирую здесь самое важное:

1. В календарь попадают только задачи, у которых есть четкая дата выполнения — например, запись к врачу, билеты на самолет, встреча по работе. Напихивать обычные задачи в календарь, проставляя им "дедлайны" не нужно, по крайней мере методология GTD этого не поощряет
2. Одношаговые/не одношаговые задачи. Аллен в GTD очень топит за то, что все задачи нужно максимально дробить и подробно описывать, декомпозируя любые сложные сущности до односложных действий. Например, задача "Написать ТЗ на фичу Х" — это, по меркам Аллена, скорее не задача, а целый проект. Ведь ты не просто садишься и строчишь 10 листов текста, а делаешь ряд более низкоуровневых действий: собираешь рефы, набрасываешь структуру, делаешь мокапы и т.д. и т.п. Поэтому чтобы при виде этой задачи не впадать в ступор, нужно ее разбить на мелкие части и начинать выполнение именно с первого маленького куска, "дальнейшего действия";
3. Проекты. Следовательно из предыдущего пункта, всё, что не одношаговое, автоматически считается проектом. Либо, если мы не хотим запутаться в терминологии, то всё односложное = подзадача, а всё, что состоит из нескольких действий = полноценная задача со своими сабтасками. Дальше нам так будет проще;
4. Задачи меньше 2-5 минут. Считается, что подобные "микро-таски" проще сделать сразу, чем сначала думать о том, в какой список их засунуть, а потом заново погружаться в контекст при их выполнении. Поэтому предлагается делать такие задачи сразу.

Мой опыт внедрения GTD и советы
Система, по правде говоря, всего на несколько лет младше меня, но активно слышать о ней я начал где-то 6 лет назад — как раз после того, как издали русский перевод. Но впервые мне "продал" ее Гриша Мастридер в своем ролике на тему где-то полгода назад. Тогда я сразу же сделал базовый сетап, который затем несколько раз масштабно тюнил. Как именно — покажу дальше на примерах. Я полностью покажу свою текущую версию системы, чтобы при желании внедрить GTD у себя вы могли опираться на мои "живые" примеры.

Был огромный соблазн купить 43 бумажных папки засетапить всё в Things 3, о котором я давно наслышан, но свой выбор я в итоге остановил на премиум-версии Todoist за ±200р/мес. Спустя полгода не могу сказать, что мне не хватает какого-то кор-функционала, так что могу смело рекомендовать к использованию.

Первым шагом на пути к внедрению GTD является первичное наполнение инбокса — нужно собрать все текущие задачи из всех старых ту-душек, все записи на клочках бумаги, все обрывки мыслей из головы и записать всё это в один большой дымящийся список. Уйти на это может от 15 минут до нескольких часов — зависит от вашей степени организованности и количества незавершенных дел и планов. По заветам GTD нужно выписывать вообще всё — то есть и цели на год и планы на жизнь и напоминалки по приему витаминов. Имхо, основная цель — собрать всё в одном месте и разгрузить голову, так что если есть какие-то штуки, которые вас не беспокоят или какие-то рутины, которые вы делаете на автоматизме, то заносить их в систему совершенно не нужно.
Когда вы закончите первичное наполнение, у вас будет от ±30 до 200-300 записей. У меня было что-то около 100-150, уже не помню. Сейчас я уже сформировал привычку "возникла мысль — записал в Todoist", поэтому в течение дня корзина регулярно пополняется на 5-15 записей.

Затем, после брейншторма и переноса всего на свете в одну единственную корзину, вам нужно будет как-то это всё рассортировать.
Здесь нужно провести небольшой ликбез о возможностях Todoist, т.к. я делал всё в нем и уже набил некоторые шишки. В Todoist есть несколько сущностей, которые могут выполнять одинаковые функции при внедрении GTD:

1. Есть проекты — это что-то вроде папок, в которые можно закидывать задачи и подзадачи
2. Есть "метки" — это что-то типа хештегов, которыми можно помечать задачи. После присвоения задачам меток можно отфильтровать систему по определенной метке и вывести на одном экране все интересующие задачи
3. Есть еще приоритеты, от 1 до 4, но пользы от них маловато, поэтому не буду расписывать.

Так вот, нужные нам списки, а именно "Дальнейшие действия", "Когда-нибудь", "Календарь", "Заметки" и "Лист ожидания" можно организовать по-разному — можно сделать одноименные проекты, а можно создать соответствующие метки. Я пробовал и так и так, в итоге пришел к смешанному варианту. "Проекты" мне удобнее использовать для разбиения задач по смыслам — в отдельный проект сложить, например, всё, что касается работы в офисе, в другой — всё, что относится к пет-проджекту и т.д.
А метки я использую для обозначения "Дальнейших действий", "Листа ожидания" (делегированных задач) и разных контекстов — например, метка "Телефон" может использоваться для обозначения задач, которые удобно сделать с телефона (когда едете в транспорте/сидите в очереди).

До этого я пробовал вести "Дальнейшие действия" как проект и перетаскивал туда задачи из других проектов. Лажа полная — со временем вы не можете понять, сколько задач вам осталось на ту или иную тему, т.к. часть из них может лежать в "Дальнейших действиях", часть в "когда-нибудь/потом", а часть — в тематическом проекте. В общем, метки — это удобно, без них было бы хуже :)
Вы, конечно, можете пользоваться проектами и метками так, как кажется логичнее и удобнее вам. Четко следовать GTD вопреки своему удобству я не советую — так вы скорее устанете и забьете.

После того, как вы забили свою корзину, составили список проектов и меток и всё рассортировали, вы, в общем-то, готовы использовать GTD!

Как не облажаться
Пара слов о том, как не облажаться на этапе внедрения:

1. Не тратьте слишком много времени на настройку — всё, что вы забыли записать при первичном наполнении корзины, вы... сможете записать позже! Ничего не произойдет, если вначале вместо 5 часов вы потратите 1;
2. Не бойтесь что-то менять — метки, проекты, прочий булщит. Со всем этим можно играть как угодно — никто не заставляет жить с тем вариантом таск-трекера, который вы сделаете на коленке за первый день;
3. Не жлобьте денег на платный софт — если вас не устраивает текущий таск-трекер, то присмотритесь к Things 3 (для маководов) или Todoist (для всех). Первый платный, второй условно-бесплатный, но фри-версия очень урезанная и возможно заставит страдать;

Пара слов о том, как не облажаться на этапе использования:

1. Сформулируйте привычку всё записывать в таск-трекер. Чем быстрее, тем лучше. Все задачи, статьи, напоминания — всё тащите туда;
2. Не забивайте на ежедневный разбор корзины — это делается за 5 минут, но очень помогает быть в курсе событий и поддерживать порядок. Если справитесь с пунктом 1, но не справитесь с пунктом 2, то будет больно
3. Не забивайте не еженедельный разбор — в рамках него желательно шерстить не только корзину, но окидывать взглядом все папки и проекты, чтобы можно было вовремя выбросить то, что неактуально или начать делать то, что давно не двигалось с места
4. Каждый день обращайте внимания на 2 самых важных вкладки: календарь, в котором у вас должны быть запланированы жесткие, несдвигаемые дела и "Дальнейшие действия".

Стоило ли оно того
Я, как и многие, очень долго не мог определиться с тем, как организовать свои дела — метался от "Напоминаний" в айфоне к бумажным тетрадкам формата А4 (до сих пор тянет), от Trello к рабочей Asana и обратно по кругу. Даже в "сохраненки" телеграма что-то периодчески набрасывал. И в принципе, везде более-менее неплохо, но весь предыдущий опыт организации дел сводился к неизбежному хард-ресету — задач копилось так много, что я в какой-то момент думал "черт, я уже неделю не заглядывал в начало ту-ду листа и до сих пор ничего не произошло! Может не такое там всё и важное?" и стирал всё нахер)0

В принципе, такая методика тоже имеет право на жизнь. Может быть, я даже когда-нибудь напишу свою Getting Things Fucked, но опыт последнего полугода мне все-таки нравится немного больше — от привычки записывать всё в одну корзину голова действительно стала свободнее. Я реже думаю о работе на выходных и реже думаю о выходных на работе. Так что если от GTD в более-менее чистом виде я и откажусь, то конкретно этот его принцип, я уверен, со мной останется надолго.

И даже не только со мной — где-то пару недель назад моя девушка вышла на свою первую it-работу и внезапно осознала необходимость какого-либо таск-трекинга. Посидели пару часов, настроили Todoist, теперь у нее одной проблемой меньше, фидбэк положительный :)

Конец
На этом, получается, всё. Еще раз невзначай напомню про свой телеграм-канал — если подобные темы вам интересны, то советую глянуть. Жду в комментах! Рассказывайте о своем опыте взаимодействия с GTD — слышали ли, пробовали ли, захотели ли начать или уже пользуетесь более интересными альтернативами и всё у вас с продуктивностью хорошо :)