Когда-то давно я считал, что управлять времнем, это накидать пару задач в календарь. Потом я узнал про ToDo листы, добавил сверху немного Getting Things Done и все окончательно полетело сломалось. Я стал закапываться в количестве задач, особенно пропущенных, еженедельные review стали доходить до часа, а микроменеджент съедал все силы.

Подсмотрев у жены, которая на тот момент была Head of IT, как она управляет своим временем, я набросал простую, но в тоже время гибкую систему. О ней и пойдет речь.

Система основана на Getting Things Done, но ряд концептов из нее я изменил на свой лад. А перед тем, как мы рассмотрим каждый ее аспект, давайте вспомним, в двух словах, что такое Getting Things Done.

Gettings Things Done

Главная идея GTD - освободить ваш мозг от любых задач, чтобы держать в нем лишь то, что важно. Все это, естественно, не выкидывается, а заносится на нужную полочку, категорию, листик или куда-либо еще. Это важно, правда. Наш мозг, как оперативка, постоянно держит в памяти все, что важно не забыть. И как и оперативка, он не безконечный. Когда места в нем совсем не останется, начнутся проблемы - мы будем усталыми, злыми, растерянными, а важные дела будет благополучно пропущены. Зачем нам это?

GTD вводит понятия Inbox'a, проектов, категорий и кучу чего еще. Inbox, это та самая корзина, в которую сбрасывается все, что не нужно вам в данный момент. Позже, разумеется, надо будет навести там порядок и разложить все по местам, а что-то может вообще удалить.

Чтобы не запутаться в задачах их нужно разложить по категориям, а чтобы не потеряться среди мелких ToDo-шек и видеть картинку сверху, используются проекты. Для совсем долгоиграющих задач используются цели.

В конце концов, чтобы все это могло работать, проводятся еженедельные review, где ненужные задачи закрываются, а остальные раскладываются на еще более нужные места.

Сама система достаточно проста и имеет большой объем дополнительных инструментов в запасе на любой случай жизни.

На Вастрике GTD уже всплывал в посте от @SergeySergeev, так что если нужно больше деталей, прошу туда.

Главным недостатком этой системы для себя я вижу недостаточную строгость всех ее правил, что с одной стороны, дает свободу, а с другой, требует огромных усилий для поддержания всей системы на плаву.

К примеру, в моём случае, все, что откладывалось, либо просто "на потом", либо во всякие специальные категории вроде "в поезде / офисе / дома / в туалете", в итоге, терялось / забывалось. Со временем ревью становились больше, а количество ненужных задач росло. Росло и количество задач, переносимых на следующий день, что добавляло нервотрепки и запутывало всю систему.

Именно поэтому я ввел ряд дополнительных, но строгих правил.

the Система

Правило двух минут

Если задачу можно выполнить за 2-5 минут, то она выполняется сразу же. Никаких "завтра" или через 15 минут. Разумеется, только в случае, когда вокруг не падают бомбы и не лежит продакшен сервер. Из этого всего следует, что мы не реагируем на каждое сообщение в IM или любое входящее письмо, так как нам придется его прочитать и обработать.

А если задача выполняется больше 5 минут? У GTD мы положили бы ее куда-нибудь в надежде, что мы до нее однажды доберемся. В моей системе мы обязаны определить когда и в какой момент мы придем к решению этой задачи. Такая строгость позволяет нам сразу расставить приоритеты, а главное - решить для себя - хотим ли мы, в целом, заниматься этой задачей.

Ну а как же не хотеть то? Просто! Просто читаем следующий пункт.

2–3 задачи в день

Честно скажу, что у меня ушло много времени осознать, что как бы не хотелось мне сделать 100500 задач каждый день, я в состоянии сделать всего 2-3. Только без пфф, что за вздор?. Каждый из нас за день делает кучу дел больших и маленьких, но только 2-3 задачи из всей этой кучи для нас являются жизненно необходимыми. Речь, конечно, не про поесть или поспать. Все остальные же задачи будут сделаны, если на них останется время и силы, ну и желание, конечно.

Именно поэтому на каждый день моя система должна подсказать мне всего 2-3 задачи. Все остальное я либо вспомню сам, либо мне кто-нибудь напомнит, либо... мне это по-настоящему не нужно.

Попробуйте составить список всего, что необходимо сделать завтра - вот прямо все от момента, как зазвонит будильник, до "спокойной ночи дорогая / дорогой / дорогие / спи уже!". Вычеркните сначала рутину, про которую вы и так не забудете: умыться, одеться, поесть. Вычеркните те дела, не выполнив которые компания не развалится, вас не уволят, не побьют, не оштрафуют и тому подобное. О чем я? Например, сделать код ревью (ведь, его же можно сделать и через день), или прочитать про крипту (если при виде этого слова нигде не зудит, то можно и еще несколько недель пожождать). Если вы честно подошли к этому этапу, то на выходе, как раз и останутся те задачи, выполнение которых строго обязательно в этот конкретный день.

В конце-концов, если вам очень надо к врачу или вы безумно ждете появление нового iPhone, вам не понядобятся напоминалки и задачи в календаре.

Все имеет дату

Для правильного планирования тех самых 2-3х задач в день, важно, чтобы каждая запись в системе имела дату. Это, во-первых, поможет вам четко понимать в какой день что запланировано, а, во-вторых, почти полностью сводит на нет необходимость в регулярных review митингах - если всплывающая задача вам уже не актуальна, вы ее просто закроете. Специально проходить по всем листам в поисках ненужных дел не имеет смысла.

Никакого инбокса

Не совсем так, конечно. Входящую почту и сообщения никто не отменял. Их придется обработать рано или поздно. Однако, зная про ограничения в 2-3 задачи в день, и что каждая задача имеет дату, то вы намного строже начнете относится к любому сигналу, который к вам приходит - будь то сообщение в месенгере или вопрос от коллеги.

А как быть с хотелками? Вот вдруг ударил нам круасан в голову и мы захотели выучить французский. Согласно Getting Things Done, мы бы поместили такую задачу в Inbox, ведь негоже таким забивать голову в данный момент. Потом, безусловно, мы конвертанули бы это в проект, расписали под задачи, разложили бы по категориям и все. Возможно через 2-3, а то и больше weekly review, весь проект с подзадачами улетел бы в корзину.

А как мы поступим сейчас? Мы критически подумаем - точно ли мы хотим это делать? Искать курсы или преподавателей, делать домашню работу, тренировать полученные знания. Вот точно-точно? В случае положительного ответа мы смело можем внести задачу в систему и даже пододвинуть что-то менее важное. Зато теперь, мы точно знаем, что это на самом деле то, что мы хотим получить / достичь / сделать. А если не хотим, но потом снова захотим? Вот, тогда и поговорим, значит. Зачем забивать нашу систему чем-то неопределенным?

Цели

Они-то и помогут нам понять, а что мы действительно хотим. Для меня, составление списка целей было натолько же сложным, как и правило про 2-3 задачи в день. "Купить дом" или "стать космонавтом" это, конечно, цели, только они не привидут вас к желаемумо результату. Цель должна быть максимально четкой, понятной, иметь хотя бы примерную дату, когда она должна быть достигнута. Здесь хорошо поможет техника S.M.A.R.T.. Зная, какие цели мы сейчас приследуем, нам будет проще отфильтровать задачи, которые никак не помогут нам их достичь.

Календарь

Без него никак. Блокеры, митинги, встречи - все то, что связывает нас с другими людьми и что должно быть выполнено в определенное время. Никакой магии. Как и с задачами, календарь должен содержать только важное. Планировать каждую минуту не имеет смысла. Важно знать, когда наступят ключевые события, на которые мы должны обязательно попасть.

Напоминания

Они же "тудушечки". То, что может раздуть систему и сделать ее непригодной, поэтому мы будет аккуратны. Как и с задачами, мы напоминаем только о том, без чего нам "не жить". Все остальное, как получится.

Ретро

Если все делать правильно, то его нет. А зачем? На каждый день мы назначаем по 2-3 задачи, несколько событий в календаре и пару напоминаний Все! В случае переноса каких-то дел на следующий день, нам придется пробежаться по ожидаемым задачам и перепланировать все так, чтобы снова вписаться во все наши правила.
Если же мы увидим, что нас ожидает задача(и), которая уже неактуальна, мы просто ее удалим.

Безусловно, если с течением времени мы видим, что что-то идет не так, стоит сделать паузу и поразмыслить над тем, где система работает не так и что в ней можно улучшить.

Практика

От теории перейдем к практике. Я использую Notion + Google Calendar, но как и с Getting Things Done, подойдет что-угодно, даже обычный блокнот.

По сути, моя система в цифровом виде состоит из 4х состовляющих: календарь (Google calendar), Kanban доска (Notion), список целей (Notion) и Справочник (Notion).

В отдельный список, который я называю "Справочник" я складываю полезную для себя информацию, например "Права для дронов", "Идеи для ремонта в детской", "Список возможных статей для Вастрик клуба" и так далее. Я заношу в Справочник только то, над чем я планирую работать. Это не задачи, это просто мысли, идеи, что-то полезное. То, что может пригодиться, но то, что мне особо может быть и не нужно. Мне не нужно проводить ревью по этим записям. Если однажды я найду что-то полезное поиском - отлично, если нет, то нет. Если, все же, я решу, скажем, получить "права на дрон", то я перенесу соответствующую запись из Справочника на Kanban доску, назначу дату выполнения и набросаю план действий. Теперь, это уже задача / проект, которая находится в системе и будет либо выполнена, либо вернется в справочник, если по тем или иным причинам она мне больше не актуальна, но может еще пригодится. В крайнем случае, я ее просто удалю.

Поговорим про Kanban доску. Все задачи / проекты (я, все же, называю все проектами) делятся на несколько столбцов:

• Без статуса - проекты, над которыми я буду работать и которые ждут своего часа. Как и все в моей системе, каждая запись обязана иметь дату начала.
• Ждут - проекты, которые уже были в работе, но теперь, как говорится, ждут, когда мячик снова прилетит на нашу сторону.
• Reminders / Quick task - мини-напоминания, которые не относятся ни к одному из проектов, но тем не менее, мне очень важны.
• В процессе - проекты, над которыми я работаю. Единственный столбец, в котором разрешается не иметь дату выполнения у проекта. По сути, все, что находится в этом столбце, это то, что я планирую делать сегодня, а значит я учитываю лимит в 2-3 задачи.
• Готовые - корзина для готовых проектов. Если проект готов окончательно, и информация из него особо не важна, то он отправляется в Справочник или удаляется.

Каждый проект, по мимо даты, имеет поле "Следующее действие" в которое я заношу либо последнее состояние проекта, либо действие или задачу, которую нужно еще выполнить. Это помогает при беглом просмотре видеть, что и в каком состоянии находится.

Дополнительно к Kanban доске в Notion можно вывести задачи в виде списка, таблицы и календаря. У меня была идея использовать функцию календаря, но она, как-то, не прижилась.

Для выстраивания правильных приоритетов я использую список целей. В моем случае это опять таки отдельная Kanban доска, где столбцы делят цели на текущий год, 5 и 10 лет соответственно.
Как было отмечено ранее, цели помогают правильно выстроить приоритеты, а они необходимы, чтобы держать систему чистой и точно понимать, на что мы хотим тратить свое время и силы.

На этом пока все. Надеюсь, мой пост будет полезен и если будут комментарии, то велком, На их основе, я потом дополню и сам текст.