Как вы готовитесь ко встречам?

Выступает проектный менеджер, чья работа во многом завязана на заметки. Только стоит отметить, я давно не менеджу команды, я менеджу тех кто менеджит команды.

У каждого 1:1 митинга есть файлик в гуглодоке где до митинга, в любой момент времени, обеими сторонами записывается о чем говорить. Типа как записать "купить молоко". 1:1 стоят weekly или bi-weekly с каждым, на которого приходится хотя бы 5-7 вопросов в неделю. Это избавляет от бесконечных обсуждений ad hoc.

Во время любого митинга я пишу заметки-решения прямо в письмо и отправляю на приглашенных в среднем через пять минут после завершения встречи. Даже если поговорили с выводом из одной строчки. Так можно поднять любое решение даже через год. И не прибегают уточнять. А еще проверяю заранее все ли обязательные приглашенные придут. Если вопросов и людей много, митинг или разбивается на части, или делается регулярным.

Action items записываются в Action log, по штуке на проект. Раз в месяц присылаю саммари открытых айтемов или иногда прохожу с project group по висякам. Тегаю народ в логе и пинаю офлайн. Это помогает отследить все разговоры по проектам. В поле Next step пишу что за встреча должна случиться и когда чтобы закрыть вопрос. Ну и assignee везде должен быть, иначе не работает.

Если на митинге есть actions типа поговорить, сразу ставлю в календарь. Иначе теряется.

Никогда не назначаю встречи дольше получаса. Принципиально. Если только это не какой-то roadmap review, там час. Но это редко и реально исключение.

Уточняю у присутствующих/сочувствующих кого звать на встречу чтобы не пришлось разговаривать два раза.

Общий ToDo не работает, нужно делить на темы или проекты. У меня есть одна километровая заметка в Notes, куда я записываю "надо не забыть пнуть чувака в среду", этакий дамп мозга. Я его разгружаю в конце для и вычеркиваю что сделано. Если не разгружать, будет бардак. Держать все заметки по всем проектам в офлайне у себя без доступа окружающим - не работает. Что-то продолбается, но важнее что вам будет казаться что заметок дохреналион.

Хорошая практика писать с "вечера" прошлого дня список задач на завтра и вычеркавать по мере поедания.

Мне не приходится описывать или придумывать сложные технические решения, но я разбиваю любую задачу дольше часа на части и букаю в календаре слоты для работы над ними. Иначе долгое не делается совсем. Пытаться продумать нюансы своих независимых задач на митингах бессмысленно.

У любого проекта есть Project group chat, это избавляет от примерно трети митингов. Если народу много, чаты разбиваются типа Technical / support / steercom / commercials. Иначе никто не читает.

Ставлю в календарь напоминания себе что надо кого-то пнуть в определенный момент. Это снимает митинги от того что кто-то что-то продолбал.

Если слишком много коммуникацй, их нужно сделать регулярными.
Weekly meeting по проектам где много движа,
Bi-weekly по медленным проектам и side-activities типа улучшения процессов. На митинге сегодня договариваюсь когда и с какой целью мы встречаемся в следующий раз.

Если у вас затягивается стендап, вы недостаточно общаетесь за его пределами. Стендап это check-up, не нужно на нем пытаться решать проблемы.

Если я не веду митинг, я спрашиваю кто ведет и веду заметки только про себя в ту brain dump заметку, указанную выше.

В любом митинге прописывается agenda со ссылками и прописанными целями митинга. Если митинг не мой, я прошу организатора это сделать.

Я спрашиваю приглашающих меня какой contribution они от меня хотят на встрече и стараюсь не ходить куда не особо надо. Но прошу follow-up.

Итого:
Может звучать что митингов только больше, но нет. Налаженная коммуникация снимает около половины коммуникации. У меня в календаре внезапно бывает и полдня свободных, хотя подразумевается что это невозможно :)
Мои заметки это всегда один короткий лист, самоуничтожающийся к вечеру.

К любой встрече необходимо готовиться. Это позволяет эффективно проводить встречи, удерживать фокус на обсуждаемом вопросе, успешно добиваться требуемых результатов и не уходить в эмоции.

У меня под все встречи заведена Table Database в Notion (не хочу размывать стек, да и инструмент полностью удовлетворяет потребностям). Для каждой встречи я прописываю дату, участников, тип и, куда же без этого, назначаю emoji (помогает визуально разделять большое полотно встреч). Если собеседник всего один, то указываю его имя в названии встречи. Так удобнее навигироваться по записям.

В эту БД заведено несколько шаблонов: 1:1 с сотрудником, 1:1 с начальником, Продажа позиции, Решение проблемы, Продвижение идеи, Консультация, Обсуждение общего типа и т.п. Каждый шаблон имеет свою структуру для подготовки, осуществив которую я имею на выходе чёткую позицию по обсуждаемому вопросу, аргументы в её поддержку и, если это требуется, план встречи.

На встрече веду записи в той же самой заметке в Notion в свободном формате. Если на встрече нет возможности пользоваться компьютером (например на 1:1), то беру с собой несколько листов А4 и карандаш. Могу дополнительно распечатать план встречи или тезисы.
По итогам встречи провожу ревью заметок и фиксирую договорённости: формирую задачи (в корпоративном таск-трекере или личном Todoist) и пишу Follow Up письмо.

У меня трёх-ступенчатая система:
на совещания и прочие митинги я хожу с блокнотом, в котором фиксирую то, что считаю нужным.
После совещания, через час/полчаса сохраняю в обычном markdown-файлике, где переписываю участников, что решили, какие вопросы подняли и прочее. Файлик у меня живёт в отдельном репозитории, но это у меня просто привычка такая.
Раз в год, я делаю для себя обзор за год и отправляю записи в архив.

Переписывание с паузой оказалось очень полезным, особенно после "горячих" совещаний: очень много вопросов к себе возникает, которые не задал, не уточнил. Если не переписывать, то информация утекает из головы. А годовые обзоры полезны просто для себя, понять динамику развития.

Обычно достаточно просто написать конспект в Notes. Потом, после встречи, скидываю небольшую выжимку с основными мыслями и следующими шагами. Главное не забыть проговорить все это прямо на встрече.

Если чувствую какие-то эмоции и понимаю, что встреча сложная, выписываю все мысли на бумагу. Обычно после этого довольно легко получается прикинуть повестку, тезисы и багаж. На самой встрече говорю, что чёт волнуюсь и поэтому написал себе заметочку, потом просто иду по пунктам.

Все онлайн митинги у нас записываются, если что-то проморгал - можно сходить посмотреть, так что записывать их тоже вариант.

Я обычно записываю коротку напоминалку о чём я хотел поговорить перед митингом.

Купил самый дешёвый планшетик и чиркаю себе заметки в one note.
Ну или тетрадка, но тетрадка дело такое что теряется постоянно и в неё ссылки проблематично вставлять :)

Я использую Notes, но подойдут хоть текстовые файлы.
Для каждой регулярной встречи у меня есть отдельный файл в который я заранее накидываю темы для обсуждения и за день скидываю в slack всем участниками.
Если заметок много то они организуются с тегами FYI и Discussion points.
Решения документируются в Notion, to-do переносятся в личные тулзы

Система такая:

• OneNote для больших записей
• По мейлах важное помечается флагами и добавляется в ToDo
• Microsoft ToDo для ведения списка дел
• Windows Stickies — для быстрых записей, которые потом куда-то йдут или удалятся