Как вы переключаете контекст в работе?

плохо

Серебряной пули не существует. Можно только смягчать путем практик, которые тут уже вспоминали в комментариях:

1. Выгрузка любых задач, исполнение которых занимает больше пяти минут, из головы в todo-инструмент. В нем расставляю приоритеты.
2. По сложносоставным задачам мышление письмом - таблички, многоуровневые списки. Не пишешь - не думаешь (c)
3. Асинхронного графика дня. Для себя понял, что у меня самое продуктивное время - утро. Оно для составления документов, написания текстов, другого творчества. На вторую половину дня по возможности - механическая работа.
4. Квантования задач. Если берусь что-то делать, то стараюсь довести до контрольной точки, идеально - сдать задачу дальше, "пересадить обезьянку". Для длинных процессов можно нарезку делать по длительности. Например, "утром потратить час на шлифовку текста" - норм, даже если шлифовка не будет закончена.
5. Снижение когнитивной нагрузки. Все инструменты для работы должно быть "на кончиках пальцев": удобная клавиатура, нетормозной комп с быстрым поиском по почте/файлам/заметкам, контакты нужных лиц и т.п.
6. Избегать многозадачности изо всех сил. В последнее время заметил, что даже во время скучных созвонов, если начинаю заниматься фоновыми делами, начинает болеть голова. Так что бью себя по рукам, не отвлекаюсь и тщательно пишу конспекты обсуждений.

Что работает плохо:

1. Pomodoro - потому что постоянно дергают. Канон говорит, что после прерывания помидорку надо перезапускать заново. Когда пытался пользоваться инструментом, у меня редко какая доходила до конца. Бесит.
2. Задачи, которые кому-то поручил, но отвечаю за их выполнение. То есть и подвигать ее сам и не могу, и забыть не имею права. Сейчас я в тудушнике помечаю их специальным тегом "errand". Подошла контрольная точка - узнал статус - передвинул срок дальше. Такое себе.
3. Никак не отучу себя смотреть рабочую почту, мессенджеры на бегу, в телефоне. Антипаттерн: посмотрел сообщение в телефоне, кивнул себе, что да, прилетела новая задача, вот дойду до компа и запишу в todo - и забыл о ней по пути к компьютеру.
4. Осознание того, что всего не переделать. Решая большую проблему, ты затем сталкиваешься со второй, поменьше. Затем - с третьей, и так бесконечно.

Для меня переключение контекста дается сложно и поэтому сформировал для себя ряд правил, которые мне помогают.

1. Подавляющее большинство уведомлений не требуют мгновенной реакции. Поэтому, все чаты в телеграме, whatsapp и т.д. переведены на mute. Читаю сообщения когда у меня есть время и когда я готов переключиться.

2. Разгрузить мозг от запоминания того что нужно сделать. Я использую TickTick для ведения списка проектов и задач. Стараюсь скидывать туда абсолютно все задачи которые возникают, какими бы простыми и быстрыми они не казались. Например, "Прочитать еженедельную рассылку Вастрика" или "Ответить Паше в Slack на вопрос <>". Таким образом, во-первых, мозг освобождается от необходимости помнить все задачи, во-вторых, когда отвлекаюсь то посмотрев на список задач быстро вспоминаешь что делаешь и восстанавливаешь контекста.

3. Уточнять срочность реакции. Это относится ко всем событиям которые я не могу запланировать, например звонок или сообщение в рабочем чате с просьбой помочь. В такие моменты я спрашиваю, насколько это срочно. Если это очень срочно, то тогда отвечаю сразу. Если не срочно, то договариваюсь о том когда отвечу или перезвоню и создаю задачу (см. п.2). Затем довожу текущую задачу до логического завершения и помогаю.

Записывать всё, что можно. В голове ничего держать не надо.

Безос делает так: в начале каждого митинга его участники вводят в курс дела. Это отнимает у остальных массу времени, но время Безоса дороже, и его mental capacity не занят запоминанием информации о сотнях проектов.

Мы не Безосы, приходится самим справляться выгружать один проект и загружать другой.

• Мне в свое время понравился термин slow-motion multitasking из вот этого TED Talk:
  . Пытаюсь сделать свой мультитаскинг как можно более slow: планировать на день очень ограниченное число проектов, фиксировать это в расшаренном календаре, чтобы было видно коллегам, не стесняться переносить задачи и говорить "приходите завтра".
• Делегирование ответственности. Очень сложно было "отпустить" задачу, всегда казалось, что именно я за нее отвечаю. Всегда отлеживал, проверял, пытался заранее предотвратить факап или исправить в бессонную ночь перед дедлайном. Но оказалось, что если полностью переложить задачу на коллегу/подчиненного и дать ему возможность облажаться, то мир не перевернется, коллеги станут более прокачанными и толстокожими, а часть головной боли уйдет.
• Документирование всего. Тут надо соблюсти золотую середину: не писать сверхподробно (тратится много времени), но и совсем уж не в двух словах (потом ничего не понятно). Еще часто ловил себя на мысли, что пишу так, чтобы другим было приятно меня читать. Это фигня (если речь не про официальную доку или переписку), надо писать так, чтобы это понял я из будущего.

Но это все - не серебряная пуля, увы. Проблема все еще есть, до конца ее я не победил.

Веду рабочий дневник, записи по каждой большой задаче. Стараюсь ничего не держать в голове, все в записи.

Я тоже устаю под конец дня и чувствую себя хлебушком. Я не придумал супер-хака, постоянно развиваю работающую для меня механику.

1. я работаю 4 дня в неделю, в пятый день может встать что-то, но большей частью это день на подумать в свободном режиме, смотреть ковер, писать мысли, рисовать схемки, привести в порядок что там было придумано на бегу, пообедать с кем-то, погулять по городу. этот день проходит не в режиме переключений по встречам и приоритетным задачам, а в режиме свободного переключения внимания, это сильно разгружает вот эту мышцу внимания, уставшую от фокусировки, дает мягкий фокус, что-то новое обычно придумывается в этот день.
2. мне помогает разговаривать с человеками про свои планы, задачи, приоритеты, переключения, я в этом деле с кучей людей договариваюсь, болтаю, сверяюсь, консультируюсь. это времязатратно и дорого, но работает для меня. без этого я залипал на чем-то все время, хуже расставлял приоритеты, строил неадекватные ожидания, больше тупил, фрустрации было гораздо больше, а тут мало того что я лучше переключаюсь, так еще спокойнее себя чувствую.

Списки, заметки и т.д. уже все перечислили, а мне ещё очень помог метод под каждый проект/смысловую группу проектов создать свой рабочий стол, на котором открыто только то что нужно под этот проект + отдельный рабочий стол с мессенджерами и емейлом.
Думаю что если еще дополнить какой-нибудь цветовой кодировкой этих рабочих столов то вообще зшбс мозг будет переключаться, но пока мне и так хватает.

Не ну серьёзно? :)

Пара очень простых техник из личного опыта:

• Заметки и задачи на стикерах прям на столе - в конце дня/недели часть можно перенести во всякие туду/беклоги/базы знаний и т.п., часть можно просто выполнить, часть выкинуть за неактуальностью, можно выделить себе время на разгребание листочков. Очень помогает сэкономить время на переключение контекста - записать несколько ключевых слов на листочке бывает сильно проще, чем открывать приложение для заметок, главное их периодически разгребать, но это уже стандартные практики гтд.
• Начать игнорировать то, что не требует твоего участия - да, у меня есть мнение по всем пулреквестам в отделе/компании, и по всем текущим и будущим проектам у меня тоже есть мнение, и опциональные инвайты на митинги тоже в ассортименте. Пришлось прям учиться отказываться от некоторых активностей, стабилизировать то что действительно важно, а потом уже смотреть во что могу позволить себе ввязываться дополнительно.

Так и живём. Раз в N дней происходит раскидывание по закладкам. Надо мыслить проектами и пользоваться соответствующими инструментами для их изоляции друг от друга.

Простой ответ: никак, я живой человек и переключения сжигают кучу топлива. Иначе быть не может. Конечно, с задачами я худо-бедно справляюсь, но если бы имел возможность в течение дня делать одно дело, был бы в нем намного более продуктивным. Но, увы, всё тлен.

Уменьшить потери в ходе многозадачной работы помогает блокнотик, в который записываю на чем остановился в задаче когда её бросаю.

Ну и работаю над приоритетами. Выделяю важное и разрешаю себе что-то просирать, научился (почти) не корить себя за то что не успел, или на что забил.

Ну, и ещё очень сильно помог переход на микрозадачи во всём. Стараюсь бить всё на как можно мелкие кусочки и делать по крупицам. Например, раньше у меня была одна задача, пример про блог, «Написать пост про такое-то путешествие», она висела неделями и превращалась в гирю на шею. Сейчас у меня 20 задач: записать поток мыслей по посту, сделать первый проход по мыслям, составить итоговый план, написать про то как вышел из дома, написать про то как доехал до точки А, ..........., первый прогон редактуры, второй и т. д. И вот эти галочки по мелким, мотивируют и показывают самому себе, что пусть медленно, но ты движешься куда хотел.

Я читал, что для того, чтобы мозг включился в задачу, требуется в среднем 20 минут. Однако, когда речь идет о сложных задачах, необходимо заставить себя что-то делать. У меня есть несколько лайфхаков, один из которых заключается в том, что я открываю блокнот и начинаю записывать туда все мысли, которые мешают мне или требуют каких-либо действий. Это похоже на дневник, но вместо того, чтобы писать о прошлом, я фиксирую текущие проблемы и задачи. Когда мысли на бумаге, они перестают быть такими сумбурными в голове, и минут через 10 мысли начинают приходить к решению задачи, и в блокноте появляется план действий. делаю это в начале дня и перед выполнением сложных задач и вроде как помогает)

Странно но не увидел своего способа. Я как то проходил курс Learning How To Learn и вынес из него несколько идей на основе чего пришел к методике time blocking'а. Оказывается она даже от автора Atomic Habits. Распишу вкратце идеи из курса.

Первое, это то что мозг у нас по большей части однозадачный (в среднем может оперировать ~3 объектами в еденицу времени). Постоянное переключение с одной деятельности на другую это то как человек эмулирует многозадачность. Мы думаем что занимаемся несколькими делами с разу а на самом деле мозг постоянно свитчится и перекладывает контекст внутри памяти. Поэтому эффективным является фокусирование на одной задаче в еденицу времени.

Далее идет то как мозг работает с информацией - процесс запоминания и формирования новых мыслей это процесс присоединения новых знаний к уже существующим (и поиска их чтобы к ним присоединить их). Таким образом формируются аналогии и мы запоминаем. Так же на этом основаны мнемонические техники для запоминания информации. Мозг это делает вне зависимости от нас, хотим мы этого или нет в короткие перерывы и во сне.

Следствием является то что мы часто привязываем воспоминания к неким якорям вроде мест, запахов, настроений и тд. Этот инструмент авторы курса предлагают использовать - меняя контекст для определенных задач формируется устойчивый набор привычек, воспоминаний и активностей. Например, если постоянно ходить в библиотеку и там читать то само нахождение в ней настраивает на чтение и вытягивает из памяти содержание глав и книг которые до этого там читались, а так же на определенный тип работы мозга.

Для себя я применяю все это следующим образом. Я разбиваю день на 5
-7 временных блоков. Каждый из них я занимаюсь только одним делом. Например,
10.00 - зал
11.30 - работа над личным проектом
13.00 - работа над задачей А по работе
15.00 - ревью мерж-реквестов, изучение кода кор либ которые пишут коллеги
20.00 - работа над другим личным проектом

Вроде бы выглядит как обычное расписание, но есть небольшой трюк в применении информации о том как я настраиваюсь на работу и запоминаю. Я специально хожу в коворкинг чтобы было много рабочих зон. Каждый блок времени я могу уходить в другой блок/включать определенный тип музыки который я использую только с этим типом активности. Таким образом получается почти-что условный рефлекс, прям как у собаки Павлова. Попадая за свой любимый уютный стоячий стол в углу офиса вечером я уже сам хочу заняться написанием статьи ведь это так лампово, пряма атмосфера!

Как то так. Итого тайм + спейс блокинг получается 🤔

Пользуюсь понятием "окно хаоса". Есть обязательные задачи которые нужно сделать в течение дня – созвоны, рабочие задачи и тд. но в течение дня закладываю время на "проверить все чаты и письма".

До наступления такого окна могу ответить только избранным, на остальное не реагирую. но окна случаются довольно часто, поэтому обиженых нет.
В рабочих чатах помогает разгрузиться создание метатега, который тегает сразу группу людей – хорошо работает внутри команды, если научить ее как задавать вопросы. как правило, с наступлением окна, вопрос уже отвечен и нужно только промониторить решение либо задать направление мысли и делегировать вопрос на кого-то конкретного.
Еще взяла за правило, если есть какая-то вспышка вдохновения, то откладываю вообще все и занимаюсь проработкой этой мысли/задачи хотя бы 5 минут. так она остается в памяти, мозг за нее уже зацепился и в фоне будет прокручивать варианты решения.

Я очень люблю такое жонглирование. Длительная (3+ часов) работа без переключения мне скучна.
Однако, если я занята задачей/тредом Х, то только "пожар" заставит меня его бросить и переключиться раньше запланированного времени (окончания работы над задачей, если оно случится раньше отведённого отрезка времени). В конце этого отрезка времени обязательно пишу промежуточный итог, или в трекер задач, или в тред.
Любимый инструмент - блокирование времени в своём календаре с кратким описанием, что буду делать и напоминалки в Slack о сообщениях, которые прочту позже.

Список в блокноте. В виде: задача - описание шага по задаче.
И далее просто иду по списку (не обязательно последовательно).

Позвонила в больницу, вычеркнула из списка, посмотрела в окно. Взяла следующую задачу (написать hr).

Обычно стараюсь подобную «рутину» из мелких задач делать одним блоком после обеда. до обеда - проекты, более долгая «мыслительная деятельность.

У всех все по-разному, но есть какие-то базовые вещи, которые работают не только у меня:

1. Начинать день с большого и несрочного и только потом кидаться во все эти мелкие входящие. После этого можно на основе того, что там мне написали и наговорили, проапдейтить план дня.

2. Всю мелкую дрянь я сразу кидаю в список мелочей или себе в телеграм, а потом занимаюсь ей четко по будильнику. Звенит будильник - останавливаюсь, отдыхаю и иду делать что-то покрупнее.

3. Отдельно веду список "жду ответа": там все, на что мне важно получить ответ. Когда наступает время мелочей, проверяю и его.

4. Телефон почти всегда в режиме "не беспокоить". Если он звенит и пишет, мне уже через пару часов хочется плакать и под одеяло.

5. Периодически все идет к чертям и написанное выше не работает. Ну и ладно: хорошо, что работает хотя бы иногда.

Дела, если что, веду в notion, но не по их адским шаблонам - начинала с пустого листа для заметок и списочков, а потом вокруг него наросла естественным образом какая-то структура.

Иногда просто выключаю ноутбук и включаю его заново. Такой вот способ очистки контекста.

Ключ: по каждому направлению держать минимум информации. Только самое актуальное + знание где посмотреть остальное

Действительно хорошо стал переключаться когда завел себе канбан. И стал задачи вписывать не огромными невнятными кусками написать отчет по магнетиту, а короткими задачками: забрать данные у Лёхи. В результате пропал вот этот момент подлагивания, между задачами.

Мета на сейчас для меня это освоить таймбоксинг и я купил себе трекер ZEI от таймуляр. Сейчас я завёл себе правило одного касания для некоторых задаче и стараюсь его привить (это типа доделывать то что начал до того чтобы больше не трогать а не возвращаться потом к недоделанному несколько раз), иногда получается прям совместить и ваще кайф. Ну и ещё у меня всегда тетрадка под заметки под рукой если я хочу что-то сделать с безумной идеей погуглить про крыжовник, но не хочу ради этого прерываться от того что делаю сейчас

А ещё есть неплохая книжка ADHD-охотник, она такая больше селф хелп но там тоже есть хорошие идеи имо

1. Ежедневная приоритизация задач, поможет не потеряться в хаосе, делать важное, сразу понимать, что не успеешь сделать
2. Записывать задачи сразу, апдейтить их по мере уточнения контекста, изменения статуса. Где и по какой методике - не важно, хоть в Экселе
3. Разрешить себе делать не всё, делать что-то осознанно некачественно, отказывать

Главная ловушка - отдаваться потоку, реагировать на все дёргания со стороны. Надо оставлять себе время на подумать, что важно сделать сейчас.

я стараюсь закрывать задачи контекстуально, но не в контексте задачи, а в контексте моего поведения.

например, я 2 раза в день долго гуляю с собакой. всем участникам это полезно и приятно. под этот контекст у меня есть определенные задачи, описывается это так

как то так.

Не винить себя. То что нам приходится постоянно переключаться - это зачастую не наша вина, а проблема системы.

Вот например, Используете вы слак для организации работы: не ответил на сообщение - через час тебе слак закинет еще напоминание на почту. Опция получать дайджест раз в день? Не, такого не еще не изобрели. Если сравнивать с электронной почтой, то в ней так то тоже может быть дикий бардак, но у тебя есть больше инструментов для того чтобы этого избежать: можно определить на сколько срочное письмо по заголовку, раскидать всё по папкам, отложить письмо и т.д.

Еще может быть плохая организация сверху: менеджеры скидывают на вас задачи когда им удобно, чтобы так же разгрузить свой мозг. А ведь можно собрать связанные задачи, чтобы сделать друг за другом.

Постоянно переключаться И делать эффективно работу И не совершать ошибок - к сожалению никак не получается. Поэтому:

• задачи поделены на условные 2 категории.

Первая: Где нужно много концентрации + велика цена ошибки (будь это время или деньги)
Вторая: концентрации нужно намного меньше, понятно как делать задачу, нужно просто Сделать

• под Первую категорию задач выделяется примерно одно и тоже время в течение рабочего дня. Мессенджеры и все сущности, что могут отвлекать выключены или поставлены на беззвучно/невидимый режим. Коллеги в курсе, что в это время я быстро не отвечаю на письма/сообщения

• под Вторую категорию выделяется оставшееся время рабочего дня. Митинги, переписка в почте, "-а мне только спросить по этому таску" и т.д.

• в конце рабочего дня есть 20 минут на планирование порядка дел следующего дня. Для меня так получается намного эффективней, т.к. сегодня все в оперативной памяти и я потрачу меньше времени, чем утром.

Ну и конечно по максимуму ничего не держать в голове, кроме текущей задачи. Стараться записывать задачи, что поставил сам себе. Все входящие извне задачи Заставлять всех нормально оформлять. "Сообщение в мессенджере - это не задача".

Как сделать жизнь проще, если нужно держать в голове кучу кардинально различных контекстов?

Писать коротенький лабжурнал, если это прям проект-проект, помогает. Просто каждый день пишешь коротко чё было, вставляешь скриншоты или сниппеты кода, и нормас. И пишешь в конце TODO на следующий раз, и когда потом открываешь, вроде как проще (мне).

Или надо просто стараться разделять дела на этапе планирования?

Ну и это да, помогает тоже. Для меня, позаниматься больше чем одним проектом в день, без учёта всякой координационной мелочёвки -- утопия.