Как вы переключаете контекст в работе?
Публичный постНаверняка я не один такой, кому надо постоянно жонглировать десятком разных контекстов: тут надо подсказать сотруднику, потом ответить на звонок по заказам на другой проект, потом написать имейл на третий совсем отдельный проект. И обязательно надо в клуб срочно написать пост и ответить в 10 чатах. Меня это все приводит в ступор под конец дня. В итоге я выключаюсь из одного, а в другое не могу включиться, если меня никто не пинает. И зависаю в разных непотребных местах.
Как вы боретесь с этим? Как сделать жизнь проще, если нужно держать в голове кучу кардинально различных контекстов? Понятно, что всякие гтд-лайк методики помогают механически, но не концептуально.
Есть ли умный лайфхак? Или надо просто стараться разделять дела на этапе планирования?
Все большое спасибо за советы, вы крутые!❤️ Я ваши концепции повыписывал, буду думать и пробовать.
плохо
Серебряной пули не существует. Можно только смягчать путем практик, которые тут уже вспоминали в комментариях:
Что работает плохо:
Для меня переключение контекста дается сложно и поэтому сформировал для себя ряд правил, которые мне помогают.
Подавляющее большинство уведомлений не требуют мгновенной реакции. Поэтому, все чаты в телеграме, whatsapp и т.д. переведены на mute. Читаю сообщения когда у меня есть время и когда я готов переключиться.
Разгрузить мозг от запоминания того что нужно сделать. Я использую TickTick для ведения списка проектов и задач. Стараюсь скидывать туда абсолютно все задачи которые возникают, какими бы простыми и быстрыми они не казались. Например, "Прочитать еженедельную рассылку Вастрика" или "Ответить Паше в Slack на вопрос <>". Таким образом, во-первых, мозг освобождается от необходимости помнить все задачи, во-вторых, когда отвлекаюсь то посмотрев на список задач быстро вспоминаешь что делаешь и восстанавливаешь контекста.
Уточнять срочность реакции. Это относится ко всем событиям которые я не могу запланировать, например звонок или сообщение в рабочем чате с просьбой помочь. В такие моменты я спрашиваю, насколько это срочно. Если это очень срочно, то тогда отвечаю сразу. Если не срочно, то договариваюсь о том когда отвечу или перезвоню и создаю задачу (см. п.2). Затем довожу текущую задачу до логического завершения и помогаю.
😱 Комментарий удален его автором...
Но это все - не серебряная пуля, увы. Проблема все еще есть, до конца ее я не победил.
Веду рабочий дневник, записи по каждой большой задаче. Стараюсь ничего не держать в голове, все в записи.
Я тоже устаю под конец дня и чувствую себя хлебушком. Я не придумал супер-хака, постоянно развиваю работающую для меня механику.
Списки, заметки и т.д. уже все перечислили, а мне ещё очень помог метод под каждый проект/смысловую группу проектов создать свой рабочий стол, на котором открыто только то что нужно под этот проект + отдельный рабочий стол с мессенджерами и емейлом.
Думаю что если еще дополнить какой-нибудь цветовой кодировкой этих рабочих столов то вообще зшбс мозг будет переключаться, но пока мне и так хватает.
Не ну серьёзно? :)
Пара очень простых техник из личного опыта:
Так и живём. Раз в N дней происходит раскидывание по закладкам. Надо мыслить проектами и пользоваться соответствующими инструментами для их изоляции друг от друга.
Простой ответ: никак, я живой человек и переключения сжигают кучу топлива. Иначе быть не может. Конечно, с задачами я худо-бедно справляюсь, но если бы имел возможность в течение дня делать одно дело, был бы в нем намного более продуктивным. Но, увы, всё тлен.
Уменьшить потери в ходе многозадачной работы помогает блокнотик, в который записываю на чем остановился в задаче когда её бросаю.
Ну и работаю над приоритетами. Выделяю важное и разрешаю себе что-то просирать, научился (почти) не корить себя за то что не успел, или на что забил.
Ну, и ещё очень сильно помог переход на микрозадачи во всём. Стараюсь бить всё на как можно мелкие кусочки и делать по крупицам. Например, раньше у меня была одна задача, пример про блог, «Написать пост про такое-то путешествие», она висела неделями и превращалась в гирю на шею. Сейчас у меня 20 задач: записать поток мыслей по посту, сделать первый проход по мыслям, составить итоговый план, написать про то как вышел из дома, написать про то как доехал до точки А, ..........., первый прогон редактуры, второй и т. д. И вот эти галочки по мелким, мотивируют и показывают самому себе, что пусть медленно, но ты движешься куда хотел.
Я читал, что для того, чтобы мозг включился в задачу, требуется в среднем 20 минут. Однако, когда речь идет о сложных задачах, необходимо заставить себя что-то делать. У меня есть несколько лайфхаков, один из которых заключается в том, что я открываю блокнот и начинаю записывать туда все мысли, которые мешают мне или требуют каких-либо действий. Это похоже на дневник, но вместо того, чтобы писать о прошлом, я фиксирую текущие проблемы и задачи. Когда мысли на бумаге, они перестают быть такими сумбурными в голове, и минут через 10 мысли начинают приходить к решению задачи, и в блокноте появляется план действий. делаю это в начале дня и перед выполнением сложных задач и вроде как помогает)
Странно но не увидел своего способа. Я как то проходил курс Learning How To Learn и вынес из него несколько идей на основе чего пришел к методике time blocking'а. Оказывается она даже от автора Atomic Habits. Распишу вкратце идеи из курса.
Первое, это то что мозг у нас по большей части однозадачный (в среднем может оперировать ~3 объектами в еденицу времени). Постоянное переключение с одной деятельности на другую это то как человек эмулирует многозадачность. Мы думаем что занимаемся несколькими делами с разу а на самом деле мозг постоянно свитчится и перекладывает контекст внутри памяти. Поэтому эффективным является фокусирование на одной задаче в еденицу времени.
Далее идет то как мозг работает с информацией - процесс запоминания и формирования новых мыслей это процесс присоединения новых знаний к уже существующим (и поиска их чтобы к ним присоединить их). Таким образом формируются аналогии и мы запоминаем. Так же на этом основаны мнемонические техники для запоминания информации. Мозг это делает вне зависимости от нас, хотим мы этого или нет в короткие перерывы и во сне.
Следствием является то что мы часто привязываем воспоминания к неким якорям вроде мест, запахов, настроений и тд. Этот инструмент авторы курса предлагают использовать - меняя контекст для определенных задач формируется устойчивый набор привычек, воспоминаний и активностей. Например, если постоянно ходить в библиотеку и там читать то само нахождение в ней настраивает на чтение и вытягивает из памяти содержание глав и книг которые до этого там читались, а так же на определенный тип работы мозга.
Для себя я применяю все это следующим образом. Я разбиваю день на 5
-7 временных блоков. Каждый из них я занимаюсь только одним делом. Например,
10.00 - зал
11.30 - работа над личным проектом
13.00 - работа над задачей А по работе
15.00 - ревью мерж-реквестов, изучение кода кор либ которые пишут коллеги
20.00 - работа над другим личным проектом
Вроде бы выглядит как обычное расписание, но есть небольшой трюк в применении информации о том как я настраиваюсь на работу и запоминаю. Я специально хожу в коворкинг чтобы было много рабочих зон. Каждый блок времени я могу уходить в другой блок/включать определенный тип музыки который я использую только с этим типом активности. Таким образом получается почти-что условный рефлекс, прям как у собаки Павлова. Попадая за свой любимый уютный стоячий стол в углу офиса вечером я уже сам хочу заняться написанием статьи ведь это так лампово, пряма атмосфера!
Как то так. Итого тайм + спейс блокинг получается 🤔
Пользуюсь понятием "окно хаоса". Есть обязательные задачи которые нужно сделать в течение дня – созвоны, рабочие задачи и тд. но в течение дня закладываю время на "проверить все чаты и письма".
До наступления такого окна могу ответить только избранным, на остальное не реагирую. но окна случаются довольно часто, поэтому обиженых нет.
В рабочих чатах помогает разгрузиться создание метатега, который тегает сразу группу людей – хорошо работает внутри команды, если научить ее как задавать вопросы. как правило, с наступлением окна, вопрос уже отвечен и нужно только промониторить решение либо задать направление мысли и делегировать вопрос на кого-то конкретного.
Еще взяла за правило, если есть какая-то вспышка вдохновения, то откладываю вообще все и занимаюсь проработкой этой мысли/задачи хотя бы 5 минут. так она остается в памяти, мозг за нее уже зацепился и в фоне будет прокручивать варианты решения.
Я очень люблю такое жонглирование. Длительная (3+ часов) работа без переключения мне скучна.
Однако, если я занята задачей/тредом Х, то только "пожар" заставит меня его бросить и переключиться раньше запланированного времени (окончания работы над задачей, если оно случится раньше отведённого отрезка времени). В конце этого отрезка времени обязательно пишу промежуточный итог, или в трекер задач, или в тред.
Любимый инструмент - блокирование времени в своём календаре с кратким описанием, что буду делать и напоминалки в Slack о сообщениях, которые прочту позже.
Список в блокноте. В виде: задача - описание шага по задаче.
И далее просто иду по списку (не обязательно последовательно).
Позвонила в больницу, вычеркнула из списка, посмотрела в окно. Взяла следующую задачу (написать hr).
Обычно стараюсь подобную «рутину» из мелких задач делать одним блоком после обеда. до обеда - проекты, более долгая «мыслительная деятельность.
У всех все по-разному, но есть какие-то базовые вещи, которые работают не только у меня:
Начинать день с большого и несрочного и только потом кидаться во все эти мелкие входящие. После этого можно на основе того, что там мне написали и наговорили, проапдейтить план дня.
Всю мелкую дрянь я сразу кидаю в список мелочей или себе в телеграм, а потом занимаюсь ей четко по будильнику. Звенит будильник - останавливаюсь, отдыхаю и иду делать что-то покрупнее.
Отдельно веду список "жду ответа": там все, на что мне важно получить ответ. Когда наступает время мелочей, проверяю и его.
Телефон почти всегда в режиме "не беспокоить". Если он звенит и пишет, мне уже через пару часов хочется плакать и под одеяло.
Периодически все идет к чертям и написанное выше не работает. Ну и ладно: хорошо, что работает хотя бы иногда.
Дела, если что, веду в notion, но не по их адским шаблонам - начинала с пустого листа для заметок и списочков, а потом вокруг него наросла естественным образом какая-то структура.
Иногда просто выключаю ноутбук и включаю его заново. Такой вот способ очистки контекста.
Ключ: по каждому направлению держать минимум информации. Только самое актуальное + знание где посмотреть остальное
Действительно хорошо стал переключаться когда завел себе канбан. И стал задачи вписывать не огромными невнятными кусками написать отчет по магнетиту, а короткими задачками: забрать данные у Лёхи. В результате пропал вот этот момент подлагивания, между задачами.
Мета на сейчас для меня это освоить таймбоксинг и я купил себе трекер ZEI от таймуляр. Сейчас я завёл себе правило одного касания для некоторых задаче и стараюсь его привить (это типа доделывать то что начал до того чтобы больше не трогать а не возвращаться потом к недоделанному несколько раз), иногда получается прям совместить и ваще кайф. Ну и ещё у меня всегда тетрадка под заметки под рукой если я хочу что-то сделать с безумной идеей погуглить про крыжовник, но не хочу ради этого прерываться от того что делаю сейчас
А ещё есть неплохая книжка ADHD-охотник, она такая больше селф хелп но там тоже есть хорошие идеи имо
Главная ловушка - отдаваться потоку, реагировать на все дёргания со стороны. Надо оставлять себе время на подумать, что важно сделать сейчас.
я стараюсь закрывать задачи контекстуально, но не в контексте задачи, а в контексте моего поведения.
например, я 2 раза в день долго гуляю с собакой. всем участникам это полезно и приятно. под этот контекст у меня есть определенные задачи, описывается это так
задачи в основном это созвоны и аудиоинфа (подкасты, лекции и тд). есть у меня контекст когда я втыкаю (low energy) или работаю из коворкинга. сложные таски я планирую в календаре. очень долго пытался понять как контролировать задачи других, магии не получилось и в основном пинаю и пингую в контексте утренней прогулки, там где можно уделить внимание экрану смартфона, например на кладбище :zombie:
как то так.
Не винить себя. То что нам приходится постоянно переключаться - это зачастую не наша вина, а проблема системы.
Вот например, Используете вы слак для организации работы: не ответил на сообщение - через час тебе слак закинет еще напоминание на почту. Опция получать дайджест раз в день? Не, такого не еще не изобрели. Если сравнивать с электронной почтой, то в ней так то тоже может быть дикий бардак, но у тебя есть больше инструментов для того чтобы этого избежать: можно определить на сколько срочное письмо по заголовку, раскидать всё по папкам, отложить письмо и т.д.
Еще может быть плохая организация сверху: менеджеры скидывают на вас задачи когда им удобно, чтобы так же разгрузить свой мозг. А ведь можно собрать связанные задачи, чтобы сделать друг за другом.
Постоянно переключаться И делать эффективно работу И не совершать ошибок - к сожалению никак не получается. Поэтому:
Первая: Где нужно много концентрации + велика цена ошибки (будь это время или деньги)
Вторая: концентрации нужно намного меньше, понятно как делать задачу, нужно просто Сделать
под Первую категорию задач выделяется примерно одно и тоже время в течение рабочего дня. Мессенджеры и все сущности, что могут отвлекать выключены или поставлены на беззвучно/невидимый режим. Коллеги в курсе, что в это время я быстро не отвечаю на письма/сообщения
под Вторую категорию выделяется оставшееся время рабочего дня. Митинги, переписка в почте, "-а мне только спросить по этому таску" и т.д.
в конце рабочего дня есть 20 минут на планирование порядка дел следующего дня. Для меня так получается намного эффективней, т.к. сегодня все в оперативной памяти и я потрачу меньше времени, чем утром.
Ну и конечно по максимуму ничего не держать в голове, кроме текущей задачи. Стараться записывать задачи, что поставил сам себе. Все входящие извне задачи Заставлять всех нормально оформлять. "Сообщение в мессенджере - это не задача".
Писать коротенький лабжурнал, если это прям проект-проект, помогает. Просто каждый день пишешь коротко чё было, вставляешь скриншоты или сниппеты кода, и нормас. И пишешь в конце TODO на следующий раз, и когда потом открываешь, вроде как проще (мне).
Ну и это да, помогает тоже. Для меня, позаниматься больше чем одним проектом в день, без учёта всякой координационной мелочёвки -- утопия.