Как использовать проектный менеджмент в личной жизни?
Публичный пост
Продуктивность
Я сейчас пытаюсь систематизировать свою жизнь (в очередной раз). Выписываю цели, формулирую из них проекты и составляю расписание для всего: работа, спорт, общение и так далее. Задача - чтобы каждая активность имела свой дефолтный слот в календаре. Конечно, я разрешаю себе их двигать по обстоятельствам, но в целом я хочу, чтобы не нужно было в каждый момент думать, чем бы заняться прямо сейчас (потому что в такой ситуации я, как правило, дрейфую в сторону "бездумно смотреть ютуб, пока не захочу спать").
Я никогда не работал менеджером, но размышляя о систематизации своей жизни, я поймал себя на мысли, что это довольно похоже на проектный менеджмент (как я его себе представляю anyway):
- начать с абстрактного желания: "хорошо бы когда-нибудь научиться делать X"
- конкретизировать: что именно понимается под X, что такое "научиться"
- сформулировать измеримую цель: "сдать такой-то экзамен через 3 месяца"
- собрать ресурсы: выбрать курс, учебник, и так далее
- составить план: "буду проходить один модуль курса в неделю"
- вписать обучение в своё расписание: "по средам и пятницам с 10 до 11 я работаю над очередным модулем согласно плану"
- периодически сверяться с планом, если отстаю - анализировать причины и как их исправить (и нужно ли)
И таких проектов несколько. Между ними бывают взаимосвязи, проекты имеют разный приоритет, а некоторые имеют более жёсткие дедлайны, чем другие. Задача - упихнуть всё в одно расписание.
Подозреваю, что для таких задач в менеджменте уже придумано множество инструментов и техник. Что бы вы посоветовали взять на вооружение? Что почитать / посмотреть на тему?
P.S. На высоком уровне мне кажется разумным подход, изложенный в этом интервью, но сейчас меня интересуют более day-to-day техники:
Для себя я пришел к следующему правилу: "Не ставить в личные цели ничего, связанного с работой".
Потому что на работу и так бОльшая часть усилий и фокуса уходит, нечего ей помогать в этом:)
У Екатерины Ленгольд есть книги, курсы и ежедневник планирования жизни по спринтам - https://lengold.org/cosmos
Моя система продуктивности во многом копирует то, что в ежедневнике. Лучше всего сработало:
Сформировать привычку планировать день (5-10 минут), выделять главные задачи и ставить их в календарь.
Сформировать привычку подводить итоги недели, чекать прогресс и планировать следующую неделю (тут про сверку с планом) (10-30 минут)
Сформировать привычку ставить цели по своим проектам на месяц и подводить честные итоги. (30-60 минут)
Сформировать привычку проводить ежеквартальную рефлексию по банальному колесу баланса. (60-90 минут)
Подводить итоги года и ставить более далекие цели (тут про ценности, принципы и прочее)
Мне кажется, первично именно поставить эти "встречи с собой" в календарь и приходить на них, а всё остальное (где будет вестись бэклог задач и каким ноушеном пользоваться) - вторично.
Отвечая на вопрос "как использовать": уменьшать оверхед.
Посмотри на базы данных, например: на одной ноде база работает просто как хранилище, но если база распределённая, добавляется куча машинерии, нацеленной именно на синхронизацию нод между собой.
Личная жизнь - значит, делай простую систему, удобную именно тебе.
У меня система: "мечта - цель - процесс".
Хочешь двигаться к мечте? Придумай конкретный шажок к ней - цель.
И обязательно должен быть поддерживающий цель процесс.
Типа, мечта - стать тимлидом. Цель - пройти тимлидские курсы. Процесс - каждый день просидеть час над материалами этих курсов.
Есть мечта, нет цели или процесса - не движешься.
Есть процесс, нет цели и/или мечты - движешься куда-то мде.
GTD и подобные - хорошо, но система сложная, и много ресурса уходит тупо на менеджмент самой системы. И забирает внимание от важных вещей.
Множество людей имеют идеально структурированные и выверенные протоколы, на которые они просто забивают и лежат в депрессняке. Мечты нет. Или цели нет. А думают не о мечте или цели, а "почему у меня GTD не заводится".
На эту тему писал большую статью несколько лет назад про свой 10+ лет опыт проджект-менеджмента жизни)
https://habr.com/ru/articles/709156/
Мои "проектные" практики:
записывать задачи в таск менеджер, и рабочие, и личные. память - говно, задачи в "оперативке" жрут энергию, надо их оттуда выгружать.
в таск-менеджере разбиваию их на "кучки". у меня всякие разные - и по работе, и по "друзьям" (с кем встретится, какой движ организовать), и по саморазвитию, и по шопингу. Иногда возникают именно "проектовые" - например, все дела,связанные с мегапреоктом "ремонт и переезд в новую квартиру". Свежее и непонятное падает в дефолтную категорию "неразобранное/инбокс"
регулярно пропалывать этот список, назначать даты таскам без даты, взодящие раскидывать по "кучкам", сделанное, но забытое закрывать, несделанное и неактуальное выкидывать (это делаю раз в неделю)
различать разные типы тасок. У меня три:
1) собственно "задача", условно атомарное действие или нано-проект (какую-нибудь бытовуху типа "оплатить страховой полис за ипотеку" можно декомпозировать, но делать это стоит, только если задача прокрастиниуруется и не делается. если все понятно, то можно и не додрачивать формулировки)
2) "мини-проект" - что-то, что не сделать за один подход, но достаточно мелкое. Обычно в "мини-проектах" у меня появляются подзадачки. Также все читаемые и предполагаемые книги живут в мини-проектах. Они релазоываются с помощью третьего типа тасок -
3) "образ жизни" - это условно бесконечные процессы, на которые тупо нужно выделять регулярно время. Например, для книжек у меня ежедневная повторяющаяся таска "читаю умную книгу, 10-15 страниц". Похожие есть для иностранного языка, спорта и прочих подобных штук.
также в отдельной кучке у меня записаны отдельным цветом некоторые мои "принципы". Похоже на образ жизни, но не обязательно требует какой-то регулярной рутины. Скорее, этакие напоминалки-мотивашки, которые я стабильно раз в неделю, во время "еженедельного обзора" посмотрю. Там, например, есть "принцип" - "я - марафонец". Это и напоминание себе о правильном питании, и призыв подумать, когда я на неделе буду тренироваться. И призыв записать и выполнить таску "выберу марафон на 2024 год"
в качестве эксперимента рядышком недавно появилась "кучка" "решения". В которую я записываю договорённости с самим собой. Например, на прошлой неделе появилась запись со смыслом - "меня заманало самообразование и курсы, пройду текущий и не буду вписываться минимум год в новые образовательные движухи. А займусь применением на практике и развитием всего того, что уже нагреб за послдение годы". Рядышком - более практичное "решение" о темпе прохождения текущего курса. Эти штуки очень сильно помогают лично мне снизить уровень стресса насчет того, что я успеваю, нормальный ли у меня темп и подобных. Некоторые вредные привычки тоже позволяют купировать.
Общие советы: мы все разные, и разные вещи приживаются и работают тоже по разному у людей. Например, лично я люблю перетасовывать-переорганизовыывать таски, метки на них наклеивать и "раскрашивать" разными цветами. Мне так удобно и понятно, а вот на "календарь" у меня аллергия, я ничего туда добровольно не заношу, списка "дел на день" мне и так хватает. У тебя может быть по-другому, и это абсолютно нормально. Надо пробовать, эксперементировать, неприжившееся выкидывать, оставлять только то что или нравится, или не нравится, но работает так эффективно, что приходится терпеть :)
Читал разные книжки по управлению/организации, но, кажется, лучшего всего сделано у Максима Дорофеева @cartmendum в его "Джедайских техниках"/"Пути Джедая" (Если времени в обрез, то лучше сразу за вторую браться).
послушаю:) какой интересный вопрос
Затеяли с мужем проект релокации. В какой-то момент настолько погрязли в задачках и информации, что не выдержали и завели ютрек релокации.
По итогу у нас вся жизнь строится сейчас на двух китах: списке задач в ютреке и табличке в гугл дисках с финансами :)
Ну постановка целей - это база, а кроме этого в моем случае работает GTD (Getting things done) в Todoist-e + timeboxing в календаре + сила воли все это поддерживать. Чем сложнее эта система личной продуктивности - тем сложнее будет не забить, поэтому оно должно быть максимально простое и интуитивное, а в идеале должно вообще отсутствовать 🤷♂️
А в видео есть основной момент или тлдр?