How do you professionally say: сохраняем профессионализм в деловой переписке там, где хочется всех послать

Все мы в процессе работы сталкивались с ситуациями, когда клиенты или коллеги ведут себя некорректно, пытаются навесить на вас чужую работу, бесплатную работу, а то и вовсе хамят. Подобных ситуаций бесчисленное множество, зачастую они бесят и первично вызывают естественную эмоциональную реакцию 🤬🔥☠️ (зачастую нецензурную). Но посылать всех налево и направо не вариант, желательно бы дать собеседнику понять, что у вас есть личные границы или своя твёрдая позиция, а ещё лучше вывести его на более конструктивную коммуникацию. Этот пост как раз о тех фразах-заменителях первичной бурной эмоциональной реакции, которые помогут остаться профессионалом и корректно донести до собеседника свою точку зрения.

⚠️Disclamer⚠️

1. Фразы для каждого случая я постаралась распределить от самого мягкого polite варианта до самого жесткого и прямолинейного. То есть от "не могли бы вы пожалуйста если будете так добры..." до "слыш ты чо охуел пёс?"
2. Этот пост не преследует цель сделать вас самым пассивно-агрессивным коллегой во всём офисе и не учит отказываться от всей работы подряд. Многие фразы располагают к развитию конструктивного диалога, не стесняйтесь этим пользоваться! И будьте очень, очень осторожны с использованием резких фраз. Всегда думайте о том, как это звучит со стороны, никто не хочет быть токсичным.
3. Фразы в (круглых скобках) -- это дополнительные варианты к предыдущим словосочетаниям, они взаимозаменяемы, используйте тот вариант, который больше нравится.
4. Слова перечисленные через слеш / -- это варианты под вашу конкретную ситуацию. Оставляйте наиболее подходящий из вариантов.
5. То, что указано в [квадратных скобках] -- это информация, требующая спецификации под ваш конкретный случай (например, ваше рабочее время или имя вашего непосредственного начальника). Не забывайте заменять условные обозначения на необходимую вам информацию.

А для тех, кому не удобно читать в виде статьи, в конце есть бонус в виде ссылки на гугл-таблицу со всеми вариантами 😉

Итак, поехали!

Что хочется сказать: Этот митинг мог бы быть имейлом
Что можно сказать вместо этого:

1. Being respectful of everyone's time, I'd like to discuss this through email until we have a more defined agenda
2. Can we discuss it through email to keep all the information saved in one place?
3. My schedule seems to be pretty busy next few weeks. Can we communicate about this via email moving forward?

Что хочется сказать: То, что вы говорите, оскорбительно/Прекратите разговаривать со мной в таком тоне
Что можно сказать вместо этого:

1. Our effectiveness would benefit from a more significant level of respect and professionalism than what I currently feel is being displayed.
2. I believe that the way you are speaking to me should be reevaluated, as it seems to be disrespectful and not acceptable

Что хочется сказать: Я считаю, что меня пора повысить
Что можно сказать вместо этого: Considering my contribution to the company's success and recent market analysis of my position, I'd like to set an appointment to discuss a salary review.

Что хочется сказать: Это абсолютно провальная идея
Что можно сказать вместо этого:

1. To be diligence enough and to ensure that we're on the same page about it, let's walk through this plan and all possible outcomes
2. I am happy (I am open) to explore this option but I do have some hesitations about the viability and validity of this idea
3. To be honest, I am not in agreement with this idea and have a hesitations moving forward
4. Are we confident (Are we sure) that this is the best solution or are we still exploring alternatives?

Что хочется сказать: Я и так уже зашиваюсь/выгораю
Что можно сказать вместо этого:

1. The overwhelming workload I am currently assigned is impacting my productivity. Is there any support you or the team can offer?
2. Unfortunately, I cannot take that on at the moment as my current workload is quite heavy. Is there someone else who can assist with this?

Что хочется сказать: Если вы хотите, чтобы я делал больше работы, хорошо бы платить мне соответственно
Что можно сказать вместо этого:

1. This falls outside my current role description, but if there is an opportunity for a role expansion, I would be happy to discuss reworking my contract to better align with these new responsibilities.
2. I'm glad to see that my role has organically evolved. Can we schedule a time to review my overall compensation and discuss how it still aligns with my current position and responsibilities?

Что хочется сказать: Ты не мой начальник, прекрати делегировать мне свои задачи
Что можно сказать вместо этого:

1. Thank you for thinking of me for this exciting project, but unfortunately, I'm at capacity right now. So we'll need to include [your boss's name] in this communication if you need me to switch my current priorities.
2. Have you connected with [your boss's name] regarding me taking this on? As it has not been communicated to me that I will be working on this.

Что хочется сказать: Если так хочешь сделать это по-своему, тогда сделай это сам
Что можно сказать вместо этого: As you seem to have a very clear vision for executing this, I encourage you to take the lead here, and I am happy to support you where necessary.

Что хочется сказать: Эта работа не будет выполнена быстрее, если вы продолжите спрашивать, готова ли задача, каждые пять минут
Что можно сказать вместо этого:

1. I appreciate your attention to this task/project and glad to have such frequent communications. But being mindful about everyone's time, would you be open to replacing it with a monthly/weekly touch base where we can discuss all recent updates?
2. I appreciate your attention to this, but I feel that I could be more productive if I had an opportunity to work independently here.
3. I would appreciate your patience, as I need time to address this. I will provide an update as soon as it'll be available.

Что хочется сказать: Я не собираюсь выполнять рабочие задачи вне рамок моего рабочего времени
Что можно сказать вместо этого:

1. If you need to contact me, please note that my working hours are [xx-xx], and communications received before or after that timeframe will not be seen.
2. My workday concludes at [xx], but I would be happy to prioritize this first thing tomorrow.
3. I'm sorry, but I am unable to attend after working hours.

Что хочется сказать: Я бы хотел получить аппрувал по этой задаче быстрее (желательно прямо сейчас)
Что можно сказать вместо этого:

1. I wanted to confirm that you have received my request to make sure if there's anything else you require on my end for this to be reviewed (for this to be done).
2. I don't want to sound impatient, but getting your confirmation on this task/project is blocking me from continuing to work on it. Please let me know if there is anything I can do to speed up the process.

Что хочется сказать: Ваша "очень срочная задача" не моя проблема
Что можно сказать вместо этого:

1. I am happy to help but given my other work commitments, I won’t be able to look at this until next week. Does that work for you?
2. I understand the urgency of this with the deadline approaching. However, I'm afraid that I am not able to reschedule to prioritize this last-minute ask
3. I'm afraid, in this case, we will have to reprioritize / reschedule tasks X, Y, and Z, as I cannot squeeze these new tasks into my current schedule. Please let me know which is preferable.

Что хочется сказать: Прекратите использовать мои личные каналы коммуникации (телефон, соцсети, месенджеры) чтобы решить свои рабочие вопросы
Что можно сказать вместо этого:

1. Please direct all work related inquiries to my email so all communications are kept in one place
2. I want to leave my messenger / phone number / social networks as a source of exclusively personal communication. Therefore, I ask you not to use these sources to discuss work-related tasks.

Что хочется сказать: Сроки выполнения задачи, которую вы пообещали клиенту, абсолютно не реалистичны
Что можно сказать вместо этого:

1. I see a significant change in the initial evaluation for this task/project, which seems to be pretty disturbing. Are we confident about this decision?
2. Can you walk me through your thinking (through our plan) on these timelines? I have some hesitations with the dates shared.
3. Are we confident about those timelines? Because I have some hesitations about the viability of this plan.

Что хочется сказать: Если вы таскаете меня по бесконечным митингам весь день, когда по вашему мне делать свою работу?
Что можно сказать вместо этого:

1. My calendar is currently heavily scheduled with meetings. To ensure the proper level of contribution from my end, I can sit out of lower priority meetings this week or extend the deadline on this task/project. Please let me know which is preferred.
2. To maintain the amount of my participation in these meetings further will require of reevaluation of current timelines on this task/project. Is that ok with you, or I could spend less time on lower priority meetings?
3. I've started noticing reduction in the time available to complete technical tasks due to the increased number of meetings recently. Could you reprioritize the meetings to keep the timelines for this project consistent?

Что хочется сказать: Это не моя проблема
Что можно сказать вместо этого:

1. I recommend directing this issue to [name] as they have the proper expertise to best assist you.
2. This falls outside my responsibilities, but I would be happy to connect you with someone who can help.

Что хочется сказать: Я не умею читать мысли, объясните конкретнее что вам надо
Что можно сказать вместо этого:

1. Is there something that you require on my end?
2. We seem to have a different understanding of this. Can you elaborate further on your thought process here?
3. Can you help me better understand what exactly you require on my end?
4. I am struggling to understand what you are communicating. Can you present this differently?

Что хочется сказать: Дедлайн уже близко, эта задача уже должна была быть сделана
Что можно сказать вместо этого: As our deadline is quickly approaching, can you please provide an update as to where you are in completing this task?

Что хочется сказать: Ответь мне уже/Прекратите меня игнорировать
Что можно сказать вместо этого: I understand this is a busy time, but your input on this is required. If it is easier for you to jump on a call I am happy to set up some time in order to get this resolved.

Что хочется сказать: У меня и так уже миллион задач, куда вы хотите впихнуть мне ещё одну?
Что можно сказать вместо этого: As my workload is quite heavy, can you help me understand what I should reprioritize to accommodate this new task?

Что хочется сказать: Не переусложняйте/Не растягивайте эту задачу
Что можно сказать вместо этого: Being mindful of timelines, let’s concentrate on the initial scope.

На этом у меня всё. Делитесь своими вариантами, будем дополнять! :)

Напоминаю, что конструктивная коммуникация -- всегда самый лучший вариант. Всегда лучше обсудить с человеком проблему один на один, чем использовать пассивную агрессию. Используйте жёсткие варианты ответов с осторожностью и осознанием последствий.

💎 Бонус: я собрала все варианты в единую таблицу для систематизации и удобства хранения. Не стесняйтесь копировать её себе при необходимости.