Управление задачами и проектами в Notion

После прошлого поста я получил кучу классного фидбека, в том числе просьб отсыпать конкретики про Notion. Чувствую себя неловко, учитывая локальную меметичность НОУШЕНА, ну да ладно. Сегодня будут подробности, скриншоты, описание, как у меня все работает, и с чем есть проблемы.

Чего здесь не будет: управления знаниями и заметками. Это отдельная история для другого лонгрида дня. Этот текст про собирание своего "todoist мечты" на движке Notion.

Краткое содержание предыдущих серий

... отсутствует. Хоть это и прямое продолжение предыдущего поста, но многобуквия не будет - оставлю только итоговую схему. Посмотрите первую часть, если интересно, или если будут вопросы.

Определения

Сразу договоримся о терминах, чтобы не путаться.

Проект - это комплекс дел, который ведет к определенному результату. В терминологии GTD проект - это вообще любое дело, которое требует больше одного шага. С моей точки зрения, это суровый подход: при таком определении волочешь за собой десятки проектов как связку пустых консервных банок на веревках.

Поэтому я определяю в проекты истории с высокой степенью неопределенности, где полезно будет возвращаться к перечню завершенных шагов, где требуется отдельное пространство для путевых заметок, и так далее.

Задача - это дело, которое я хочу выполнить. В соответствии с критериями, которые можно встретить почти в любой книге про селф-менеджмент, я стараюсь формулировать задачи с глагола, конкретно и понятно. Дорофеев говорит, что задача должна быть понятна "внутренней обезьянке". Также задачей становится материал, с которым я хочу ознакомиться: видео, статья или что-то подобное.

Сервис на букву N

Если вы совсем не знакомы Notion, и хотите разобраться подробнее, то можно дополнительно ознакомиться со следующим материалом (оригинал). Я ограничусь минимальной необходимой вводной из пары предложений.

Notion - это приложение для работы с информацией, которое может:

• работать с разными сущностями: текстами, картинками, имоджи, формулами, полями;
• по разному организовывать информацию, прежде всего - создавать базы данных и настраивать для них интерфейсы под свои нужды.

Это отличает Notion от того же Evernote: это не только текстовый редактор для заметок, но и сервис по созданию баз данных. Если разобраться, как это работает, и подойти творчески, можно гибко настроить процессы работы. На данный момент я не знаю других сервисов, которые бы позволили делать нечто подобное, кто знает - поделитесь, возьму на карандаш. У меня записано глянуть Airtable, но пока не добрался.

При работе с содержанием заметки в Notion атомарным элементом является блок, который может содержать разные элементы: текст, заголовок, раскрывающийся список, картинку, окно базы данных. Блоки можно перетаскивать мышкой и менять расположение на странице. В этом он работает как структурный редактор. На reddit есть коммьюнити Notion, где самый распространенный тип поста - "чуваки, зацените мой дашборд сетап", например:

Перетаскивание блоков я использую несколькими способами:

• структурирование всякого на странице, хотя и не так феерично, как в примерах выше. Ну пытаюсь сделать так, чтобы было более-менее удобно пользоваться.
• Если что-то пишу/редактирую, можно использовать эту фичу для перестановки смысловых блоков местами. Вот здесь дизайнер Кирилл Анастасин рассказывает, как работает со структурой повествования в презентации, но в Trello.
• Самое главное: для перетаскивания элементов баз данных между разными базами и между видами одной и той же базы.

Базы и шаблоны

Собственно базы данных и лежат в основе моей системы. Всего их три: текущие задачи, выполненные задачи, и база проектов.

Самая большая - база задач. В ней каждая запись - это задача, напоминание, материал к ознакомлению. В базе следующие поля/свойства:

• сфера и тип: это поле, в котором я сразу объединил два вида категорий. Во-первых сфера жизни: личное, рабочее, домашнее хозяйство, и во вторых, тип задач: базовое "сделать", "напоминание" для отображения в календаре", "подумать" и "ознакомиться" для отражения в соответствующих списках
• дедлайн - дата, на которую назначена задача (с указанием времени, если это требуется).
• Estim(🍅) - оценка задачи в помидорах. Это важное поле, потому что я стараюсь не набирать на день больше помидоров, чем могу съесть.
• Spent(🍅) - потраченный факт времени в помидорах, что рефлексировать свой процесс планирования.
• день недели - маркер, который используется в разделе повторяющихся задач. Про это поговорим отдельно.
• today_manual - техническое поле, про которое будет сказано ниже.
• родительский проект - ссылка на родительский проект из базы проектов.
• актуальная инициатива и статус проекта - характеристики родительского проекта, если таковой указан для этой задачи. Подтягиваются автоматически через поле типа rollup.

Раньше у задач и материалов к ознакомлению были смысловые тэги, но я ими не пользовался, только место занимали, так что выкинул их, когда писал этот материал.

Вторая - база выполненных задач. Она полностью идентична первой, за тем исключением, что в ней есть дополнительное свойство "дата выполнения", которое заполняется в момент завершения задачи. Это архивная база, к которой я обращаюсь по необходимости.

И есть еще база проектов. У проекта следующие поля:

• статус проекта: To Do, In progress, Done
• Связанные задачи из базы задач - ссылки на невыполненные задачи;
• Связанные задачи из перечня выполненных - аналогично для второй базы.
• даты начала и дата завершения.
• актуальная инициатива - поле, галочкой в котором я помечаю тот текущий проект, с которого я начинаю день. Подробнее об этом в предыдущем посте или в книге Марка Форстера "сделай это завтра".

Также скажу пару слов про шаблоны. Шаблоны - это черновики страниц, которые можно сохранить, и затем быстро воспроизвести при создании новой записи или заметки. Кажется, я пользуюсь ими меньше, чем они того заслуживают, но есть пара важных штук:

• Есть шаблон материала к ознакомлению. Я кликаю на него, он ставит нужные тэги и задает мне вопрос "зачем?". Это хороший притормаживающий вопрос, потому что я склонен быть инфо-плюшкиным и читать/смотреть все подряд, потому что мозг говорит "ну надо". Этот вопрос позволяет (иногда) что-то не добавить в список или выкинуть то, что уже сейчас не щелкает или неактуально.
• есть шаблон проекта. В нем есть есть требование сформулировать MVP (minimal viable product, минимальный жизнеспособный продукт), или, иначе говоря, описать цели в соответствии с принципом осознанного рукожопия: на каком уровне конкретно этот проект необходимо и достаточно сделать, чтобы не удариться в излишний перфекционизм, съедающий время и ресурсы? А еще надо написать чтобычтотор: зачем это нужно и какое полезное действие. Также в шаблон вставлены views баз задач и завершенных задач, которые отфильтрованы по имени проекта. Таким образом, на странице проекта можно будет видеть все завершенные и все планируемые задачи по нему.

Еще есть "шаблон", который я называю "беги-и-стреляй", у Дорофеева это называлось "административно-хозяйственные помидорки". Это список задач, каждая из которых небольшая, 5-7 минут, но тем не менее они были запланированы, а не выполнены сразу. Я использую принцип экономии на масштабе, собираю их в одном месте и потом разделываюсь в рамках одного помидора. Здесь ценность в процессе и группировке: сам "шаблон" состоит из вложенного внутрь чекбокса для начала списка.

Использование режимов просмотра и тактильный интерфейс

Наконец, есть тонкий момент, в котором вся соль. в Notion базу можно просматривать сильно разными способами: это может быть табличный вид, список (минималистичный), календарь, канбан и т.д. Каждый вид можно настраивать по-своему: какие поля отображать, а какие нет, как фильтровать записи и так далее. Я пользуюсь сочетанием этих свойств, чтобы получать разные "срезы" своих задач, о которых я писал. Например, я использую вид "календарь" и фильтрую его по типу "напоминания". Таким образом, в календарном виде я вижу те вещи, которые привязаны к дате ввиду внешних обстоятельств и договоренностей с людьми: звонки, встречи, дедлайны по проектам. Задачки, которым я просто на эти дни поставил срок, потому что планирую их сделать, в этом виде не отображаются.

У видов с фильтрами есть ключевая особенность, которая делает мой таск менеджер "тактильным", то есть позволяет работать с задачками как с объектами, которые можно перемещать с места на места мышкой (или пальцем на телефоне). Если переместить задачу в вид (view), то, чтобы соблюсти требование соответствия задачи этому виду, свойства задачи автоматически корректируются. Например, мое "меню на день" - закрытый список на сегодня - это срез базы задач, которое отфильтровано по двум правилам: today_manual == True or дедлайн == Today. Когда я решаю, что сегодня из перечня задач я возьму вот эту на выполнение, я перетаскиваю ее себе в список на сегодня, и у нее устанавливается галочка today_manual. А задачи, которые заранее были запланированы на этот день, попадают в список автоматически.

Работа с инбоксом

Спасибо, что еще не закрыли эту простыню. Дальше будет больше скриншотов и меньше букв.

Система начинается с инбокса: сюда я записываю всплывающие идеи задач, ссылки и мысли на подумать. Каждый вечер я его разбираю, что-то превращаю в задачи, что-то в проекты на потом, что-то в материал к ознакомлению, а что-то выкидываю.

Так выглядит страница инбокса: в нем есть напоминания по разбору входящих, под треугольником скрыта та-самая-схема про обработку входящих из GTD, и пара заметок. Под ними - идеи, которые я набросал, и которые нужно обработать.

В первой версии инбокса не было матрицы срезов, был просто список заметок. Потом я заметил интенсивное трение по его разбору. Начал разбираться: оказалось, перенести в базу из такого положения целая история: нужно либо открывать несколько окон, либо копировать название заметки в буфер обмена и идти на страницу базы задач создавать новую запись. Поэтому в итоге я добавил на страницу четыре среза базы задач, каждый из которых отфильтрован по двум параметрам: определенной сфере жизни и по трудозатратам (равны нулю).

В процессе обработки я уточняю формулировки, удаляю лишние записи, делаю то, чтоб можно сделать меньше чем за 5 минут, и раскидываю по матрице: каждая строка станет задачей в базе my tasks, получит тэг сферы и нулевую оценку в помидорах. Можно зайти и уточнить подробности, а можно просто изменить оценку на реалистичную (не равную нулю), и задача сразу пропадает из инбокса.

Рабочий процесс на дашборде

Это шапка моего дашборда.

В верхней части - ссылки на часто используемые страницы, которые не подпадают под управление задачами и проектами, но находятся в Notion.

Планирование недели - это база записей по неделям, где я ставлю три ключевые цели на неделю в соответствии с методикой книги Agile results.

Ниже - обзор задач, сейчас установлен срез "актуальная инициатива", т.е. выведены задачи по проекту, у которого стоит галочка "актуальная инициатива".

Да, он не из красивых, потому что я не из дизайнеров. К моменту, когда я сел редактировать лонгрид, я добавил виджет отсюда, но сильно лучше от этого не стало. Однажды я что-то с этим сделаю, но не сегодня.

Ниже примеры других фильтраций базы задач:

Это календарный вид, куда я заношу исключительно прибитые гвоздями к дате события, которые надо учитывать при планировании таких же событий.

Это список к ознакомлению: здесь используется вид "лист".

Отдельно расскажу про работу с повторяющимися задачами: пришлось повозиться, и все равно решение не из самых удобных. Я использую вид канбан доски с категориями "понедельник → воскресенье + любой день", и проставляю соответствующие тэги повторяющимся задачам. Задачи, у которых день не проставлен, в этом виде скрыты.

Я смотрю, что обычно делаю в этот день недели (например, по воскресеньям монтирую фильм года), и вручную перетаскиваю задачу в список на сегодня (а в конце дня возвращаю назад). Если хочу записать потраченное время в базу завершенных задач - делаю копию задачи и перетаскиваю в базу завершенных.

Есть задачи с другой периодичностью: к примеру, раз в месяц нужно передавать данные счётчиков, или чистить кофемашину. В этих случаях я устанавливаю новый срок задачи сразу после выполнения. Для вещей, которые делаются 1-2 раза в месяц, это не напрягает.

Наконец, когда я завершаю задачу, я также перетаскиваю ее из списка задач на сегодня в срез базы завершенных задач. Этот срез отфильтрован по условию "дата завершения == сегодня", так что этот срез автоматически проставляет сегодняшнюю дату всем перемещаемым в него задачам, а в полночь очищается.

Таким образом, я каждый день из разных видов-фильтраций базы задач натаскиваю себе список дел на сегодня, ориентируясь на итоговую сумму в помидорах. Список закрывается после планирования, и дальше начинает только убывать - я постепенно мышкой перетаскиваю их в вид "выполнено сегодня", проставляя, сколько потрачено помидорок по факту.

Приложу снова схему с песочными часами из прошлой статьи: как видите, это почти не метафора, задачи и правда перемещаются сверху вниз, из среза "на сегодня" в базу сделанных задач.

Проблемы, тонкости и практики со звездочкой

В моем текущем процессе есть несколько моментов, которые мне не нравятся, или которые не всегда соответствуют заявленным правилам.

Во-первых, сейчас у меня единая база проектов, там лежат одновременно и завершенные проекты, и текущие. Если создать базу завершенных проектов по аналогии с завершенными задачами, то проект при перемещении теряет ссылки на завершенные задачи, а такая архивная информация может пригодится. Пока не разбирался с этим вопросом. Думаю, можно что-то придумать, но решил отложить это дело на конец года.

Во-вторых, список свойств задачи в базе задач получается довольно большой. Для себя я улучшил ситуацию до терпимой, когда удалил лишнее и объединил поля "сфера" и "тип", но если активно пользоваться заметками к задачам, то шапку придется прокручивать. У меня это редко случается, но кого-то это может начать люто бесить - мою жену, например, начало. Когда мы придумывали ее Notion-сетап, нам пришлось сделать другой workflow. Notion обещает однажды внедрить фичу, которая бы позволила скрывать свойства в шапке, но пока вот так.

Еще у меня есть тенденция заводить проекты, которые скорее являются "занятиями" или элементами образа жизни - например, "блоггинг". На мой взгляд, это не очень правильно, потому что у такого проекта нет критериев завершенности - лучше создать отдельный проект под конкретный лонгрид. Если я не хочу заводить проект под какое-то небольшое дело, то я просто буду следить за тем, чтобы следующее дело из этой цепочки всегда присутствовало в системе.

Например, если я хочу приготовить какое-то хитрое блюдо, то тут три шага: найти и уточнить рецепт, купить ингредиенты, приготовить. В каждый момент в системе будет висеть одна из этих задач. В день, когда я куплю ингредиенты, я при выполнении обзора дня увижу эту задачку и запланирую готовку. Это еще одна причина выполнять обзор дня: это гарантия того, что какие-то ниточки дел не оборвутся и не затеряются бесследно.

Еще я иногда при планировании задач пользуюсь обходным маневром и пишу задачу "позаниматься статьей про Notion две помидорки", то есть смещаю фокус с конечного результата на процесс. Это может показаться не совсем корректным с точки зрения правил, но мне это частенько помогает бороться с прокрастинацией, потому что я беру на себя понятное по времени обязательство, а не непонятное "дописать черновик раздела", где много неопределенности и трудно спланировать точно.

Наконец, работа с повторяющимися задачами по юзабилити заслуживает тройку с минусом, но альтернатив на Notion не придумал. Посмотрел пару видосов про треккинг привычек и регулярных действий, но ничего особо на карандаш не взял. Если есть идеи - пишите :)

Notion template

...будет, если найдутся те, кому это интересно. Но мне придется сначала разобраться, как это делается.

Приходите читать другие посты, обсуждать этот и просто тусить сюда: https://t.me/anxious_productivity. Буду рад.