Зачем мне система управления задачами, и как она выглядит после восьми лет развития
 Публичный пост

"А зачем?"

Привет! Расскажу о том, как я управляю задачами, как это работает, какие принципы использую и т.д.. Но начну с того, зачем я это вообще делаю.

  • Планирование помогает выполнять задуманное и справляться с обязательствами. В первую очередь - перед самим собой, от экзистенционального "не расходую ли я жизнь" до повседневного "хотел же в этот выходной отдохнуть". Я полтора года анализировал настроение в Daylio, и обнаружил, что невыполнение задуманного и разлад с собой - для меня главный предиктор плохого настроения.
  • Выписывание задач и идей, формализация проектов и занятий дает мне чувство контроля и избавляет от тревоги: я меньше боюсь забыть, не успеть, упустить важное. Это как плавать в бассейне, а не в ночном море. Я вижу дорожки, вижу плитку на дне. В бассейне мне не мерещатся акулы и медузы. Это чисто эмоциональная история, но она заметно повышает качество жизни.
  • Я стараюсь работать над заботой о себе, и система помогает мне планировать на день столько дел, сколько я могу сделать именно сегодня.
  • Наличие системы с формальными правилами побуждает думать, вести себя не реактивно, задаваться вопросами: насколько это срочно? Это вообще нужно делать или нет? Сколько времени займет эта задача? С чего начать этот проект или это дело? Как уделить внимание важному, но несрочному?
  • Это экономит время. Есть эмпирическое правило, что единица времени, потраченная на планирование, экономит примерно 4 единицы времени лишней работы. По моему опыту, это близко к истине: проще подумать и сходить, чем пять раз сбегать.
  • Для меня список сделанных дел - это обратная связь, она показывает, на что я потратил время. Дни с большим количеством мелких дел, звонков, коммуникаций и переключений зачастую оставляют опустошенным и при этом без заметного прогресса в отдельных проектах. Список того, с чем я разобрался, помогает понять, что все идет по плану.
  • Текущая система помогает мне собирать данные (все выгружаемо в CSV). Анализ данных может навести на идеи и закономерности или как минимум построю красивых визуализаций. Измеряемое я, но в вопросе управления задачами.
  • В какой-то момент это просто начало нравиться, кайфую от процесса. Главное - помнить, что это средство, а не самоцель, "потери" в терминах кайдзен. Это не должно превращаться в форму позитивной прокрастинации.

Исторический экскурс

Первые археологические свидетельства моих цифровых записей дел относятся к 2012 г. С тех пор я использовал разные методики, начитался книг, узнал и забыл много приемов, принципов, лайфхаков и прочего.

Я делал заметки в Evernote по системе Agile Results, пробовал Nirvana for GTD, тестил тулзу Дорофеева, заглядывал в Хаос-контроль и Remember the Milk, делал два подхода к Todoist. Что-то нравилось больше, что-то меньше, но везде чего-то не хватало. Сейчас кажется, что на самом деле не хватало системности внутри головы и регулярности практик, но есть и еще пара важных вещей, которые я понял:

  • мне не нравилось, что в каждый инструмент заложен свой собственный workflow, в пределах которого надо танцевать. Evernote не в счёт, это заметочник, в котором я реализовывал древовидную структуру Agile Results с помощью нескольких блокнотов.
  • в любом из указанных инструментов можно отлично жить и быть продуктивным, просто играя по локальным правилам и не парясь. Это просто я псих в поиске святого Грааля.

Сейчас я пришел к Notion, потому что мне удалось в нем по кирпичикам собрать то, что мне хотелось, но много о нем говорить я не буду - очерчу конкретику в конце и хватит.

По методологиям: дольше всего я работал по системе Agile Results, также влияние на меня оказали GTD Дэвида Аллена, "Джедайские техники" Дорофеева, "Сделай это завтра" Марка Форстера. Из второго эшелона можно вспомнить Катерину Ленгольд и ее "Просто космос", "Доброе утро каждый день", Джеффа Сандерса, принципы тайм-менеджмента Архангельского и много чего еще. Мой текущий способ работы задействует элементы из многих источников и представляет собой коктейль, эффективный для меня в данный момент.

Я начал пересобирать систему этим летом, надоел Todoist и накопились к нему претензии. Хотелось их отработать и создать единое информационное пространство. Пусть тот же Дорофеев считает, что нормально иметь несколько инструментов, но у меня так не работает: когда я пробовал одновременно вести элементы Agile Results (ежедневное, еженедельное, ежемесячное планирование) и систему задач в Todoist, все быстро пошло наперекосяк.

В процессе разработки дизайна я решил, что удобно будет следовать по пути атомарного элемента системы - задачи, от возникновения до архивации после выполнения. Предлагаю последовать той же дорожкой.

Мир, инбоксы и обработка входящих

Есть мир, большой и сложный, а в нем:

  • информация, с которой хочется ознакомиться,
  • ситуации, с которыми надо справиться,
  • люди, которые чего-то от меня хотят,
  • надсознательное внутри головы, откуда приходят идеи.

И есть я, маленький и необязательный. Во всех смыслах, с пробелом и без. Я не могу обуздать хаос полностью, но не готов отказаться от попытки его структурировать и контролировать, потому что это то, что дает мне психологический комфорт. Чарльз Дахигг, лауреат Пулитцеровской премии, в своих "восьми правилах эффективности" писал, что именно с внутреннего локуса контроля и ощущения, что контролируешь свою жизнь, приходят уверенность в себе, мотивация и прочие ништяки, и я с этим согласен.

Структуризация начинается с защитного слоя инбоксов. Часто можно встретить образ инбокса как ящика входящей корреспонденции, но мне нравится другой образ: инбокс - приемная моей головы, где толпится и орёт всякое. Из нее мой внутренний "камердинер" - человек по обработке входящих - переводит некоторых посетителей **во внутренние покои.

Назначение инбокса - сделать обработку входящих потоков осознанной и менее реакционной: отсортировать мусор и защититься от когнитивного искажения "иллюзия фокусировки", когда событие в фокусе внимания кажется важнее, чем есть на самом деле.

Инбоксы есть у каждого, даже если он так их не называет. У меня это рабочая и личная почта, телеграм (особенно сохраненные сообщения в телеграме, куда я пересылаю интересные материалы и комментарии), отдельная страничка в Notion и заметки в Google Keep.

Есть много техник по эффективной работе с инбоксами - например алгоритм сортировки входящих в GTD:

Свои правила и алгоритмы есть и у Макса Дорофеева, и у Марка Форстера.

Я стараюсь примерно следовать алгоритму GTD, но по моему опыту критичных мета-правил два:

  • ничто не должно миновать инбокс или предобработку. Это может быть короткое размышление: "это срочно/важно, все вместе? сколько займет времени? Закинуть во входящие или подстрелить на лету?"
  • инбокс регулярно обрабатывается. Я стараюсь обрабатывать основной ежедневно, остальные пару раз в неделю. Чем больше в инбоксе входящих, тем больше трение. А потом начинается: "и так много входящих, не буду записывать, запомню" или "блин, да проще сейчас сделать". Это - начало конца системы.

Не правило, но важная идея: какой-то из инбоксов должен быть легко доступен в любой момент времени и нужен рефлекс обращения к нему. Иду по улице и пришла в голову идея? Остановлюсь и запишу. Пришло уведомление в канале обзора книг, и заголовок интересный? Кину в сохраненки в телеге. Когда я начал так действовать, я перестал продалбывать хорошие идеи и забывать про дела.

Множество задач

Ты когда-нибудь видела, как рисуют множество? - "Алиса в стране чудес"

Всё, что я хочу сделать, составляет множество задач. Это уже не волна цунами из внешнего мира, а водохранилище, которое я начерпал из океана жизни ведрами инбоксов. Мне важно, чтобы более-менее все в этой системе было зафиксировано: ближайшие действия по проектам, домашние дела, напоминалки, статьи к прочтению. Тут тоже есть пара правил, которых я стараюсь придерживаться:

  • действия должны быть сформулированы однозначно, четко и выполнимы "с половиной мозга". Мне нравится концепция прокрастинационного зазора, которую предложил Макс Дорофеев: чем больше разница между формулировкой задачи и смыслом реального первого действия, тем больше вероятность того, что задача будет прокрастинироваться. Допустим, если надо разобраться с документами по командировке, писать в список дел "разобраться с командировкой" опасно: неясность вызывает трение, трение вызывает прокрастинацию, прокрастинация - залог страданий. Лучше написать что-то вроде "написать Анне из кадров с вопросом, какие документы надо подготовить".
  • я стараюсь классифицировать задачи по типам занятости (работа, дом, личные дела) и давать предполагаемую оценку в помидорах. Если получается много, значит, я что-то делаю не так, и надо разбивать задачу на подпункты.

Линзы для обзора задач

Итак, из инбоксов задачи попадают в пространство задач. Но даже эта масса отсортированных и причесанных действий может завалить меня к чертям, если я попробую осмотреть их все сразу, открыв общий список. Поэтому я рассматриваю это множество под разными углами. Можно сказать, что я использую различные "линзы" для осмотра. Ну или "срезы". Или SQL-запросы :) это кому как удобно понимать. Я использую следующие "срезы":

  • "актуальная инициатива" - это термин, который предложил Марк Форстер. Это конечный проект с понятным результатом, который у вас сейчас находится в приоритете. Ему я уделяю некоторое время с утра каждый день. Это не новая идея: Стивен Кови писал "сначала делайте то, что необходимо делать сначала", в матрице Эйзенхауэра это называется "важное несрочное", еще есть выражение "сначала платите себе".
  • напоминания. Здесь я использую календарный вид, отсматриваю события, привязанные к конкретным датам/времени (договоренности, встречи, звонки) на ближайшие дни.
  • ближайшие действия по проектам (кроме актуальной инициативы). Здесь я смотрю ближайшие действия по всем проектам, личным или рабочим, которые сейчас в активной стадии.
  • регулярные действия. Тут всякие действия, которые относятся к образу жизни и повторяющимся задачам: пробежки, тренировки, игра на фортепиано, чтение, обзор дня и недели, и прочее.
  • задачи вне проектов без дат. Всякие штуки "которые надо бы сделать, но несрочно/неясно когда". Просматриваю и стараюсь взять что-нибудь в работу.
  • материалы к ознакомлению. Здесь список статей, рассылок, учебных материалов, которые я отложил в стопочку и хочу прочитать. Перед добавлением материала я стараюсь отвечать на вопрос "а зачем мне это?", поискать практическую пользу или что-то щелкнуло эмоционально. Стараюсь урезать количество всякого потребляемого инфо-контента. Для книжек - у меня отдельный список чтения, потому что это вообще другая история.
  • "Просроченные задачи". Недавно обнаружил, что если задача пролетает мимо срока выполнения, а я ее забыл перенести/обработать, она пропадает с радаров. Так что еще завел такую вот категорию.

Меню на день

Итак, я отсмотрел текущее состояние множества задач с помощью разных срезов. Далее наступает главная стадия: я накидываю себе меню "на день". Это как шведский стол: я учитываю уже запланированные ранее на сегодня обязательные дела/встречи и сравниваю их со своим "аппетитом": какой уровень энергии и концентрации я в себе ощущаю сегодня, сколько я готов "съесть". Лучше не доложить себе еды, чем не доесть: прикончив порцию, можно сходить за десертом, а вот если обожрался, то перед тобой немым укором еще лежит несделанное. Я набрасываю из разных срезов себе список дел и объявляю его "закрытым": это тоже термин Марка Форстера. Он рекомендует делать закрытые списки, которые каждый день заканчиваются. Попасть в закрытый список должно быть трудно: нужно оберегать свой план на день от вмешательств посторонних факторов и "внезапных идей". Когда я каждый день заканчиваю все дела из списка, я доволен собой и чувствую маленький триумф.

По мере того, как я делаю дела, я переношу их в список законченных (такое же множество задач, только завершенных), отмечая, сколько реально у меня на них ушло времени. Этим я достигаю сразу двух важных для меня результатов:

  • как сквозь горловину песочных часов, через момент "сейчас" я пересыпаю дела из списка к выполнению в список выполненных. Это дает мне наглядную визуализацию прогресса внутри дня, обратную связь, которая меня поддерживает;
  • частенько бывают дни, когда кажется, что вообще неясно, что делал. А тут глядишь - и все перед глазами, четко видишь, вот сюда ушла помидорка, сюда две, раз, раз, и набегает много часов конструктива. Мне это помогает, потому что я тот человек, который жонглирует сразу большим количеством дел и проектов, и продвижение в каждом на полшага не дает того ощущения прогресса, когда целый день концентрируешься на одном деле и в нем солидно продвигаешься.

Для поддержания системы в рабочем состоянии ей требуется ЕУ и ТО - т.е. "ежедневный уход" и "техническое обслуживание". Я пользуюсь рекомендациями Максима Дорофеева и делаю "обзор дня" и "недельный обзор". Обзор дня включает среди прочего такие пункты:

  • Посмотреть список выполненных за сегодня задач. Следующие действия внесены в систему?
  • Посмотреть список запланированных, но не выполненных задач. Нужно сделать что-то прямо сейчас или потом? Переформулировать задачи, которые менялись больше суток назад.
  • Очистить инбоксы, проверить оценки времени.

Еженедельный обзор - то же самое, но более высокого порядка: обзор активных проектов, проверка планирования на следующую неделю и так далее.

Как это работает

На данный момент вся описанная система работает в Notion. Я напишу об этом подробнее в дальнейшем с картинками, но структура такая:

  • среди инбоксов есть отдельная страничка Notion;
  • есть база задач с кучей полей, куда ссыпается все добро и размечается оценками, тэгами, сферами, чем хочешь;
  • есть views ("представления"?), через которые я отсматриваю базу;
  • есть отдельный view, куда я мышкой перетаскиваю задачи на сегодня: этот view фильтруется по булеву полю today_manual, соответственно, задачи получают эту отметку, если перетащить их в этот view.
  • Есть база завершенных задач, у которых есть view с фильтром "дата завершения сегодня". В этот view я перетаскиваю завершенную задачу, и задача автоматически получает дату завершения;
  • Есть отдельная связанная база проектов, где реализуется двухсторонняя связь: задачи могут иметь родительский проект. Соответственно, на страничке каждого проекта есть отфильтрованные задачи проекта - текущие и завершенные. Один из проектов отмечается как "актуальная инициатива", и задачи по нему попадают в отдельный срез.

Система, которая получилась, радует и устраивает больше специальных сервисов, которыми я пользовался ранее. Есть и проблемы, как технические, так и идейные. Например, процесс неплохо работает на ежедневной основе, но для того, чтобы себя пушить к долгосрочным целям, приходится делать еженедельное планирование в стиле Agile results: записывать три ключевых результата, которые я хочу получить в конце недели, и отсматривать их каждое утро. Это не всегда работает, потому что ощущается как дополнительный костыль, но пока вот так. Кроме того, мелко нарезав стекло и красиво его сервировав, со временем забываешь, а зачем ты его вообще жрешь, просто сидишь и кушаешь. Продуктивно, но невкусно. Думаю, эта проблема должна решаться тоже периодической синхронизацией с долгосрочными целями: нужно не терять лес за деревьями.

Заключение

Я предложил свой системный подход к организации дел. То, что он работает для меня, вовсе не значит, что он сработает хоть для кого-то еще: получился навороченный гиковский комбайн. Мне нравится фраза, что совершенство - это когда уже нечего отнять, а не нечего прибавить. Так я планирую работать с системой дальше: отвинтить лишние ковши и детали асфальтоукладчика, уменьшить затраты на техобслуживание комбайна, но не потерять четкости процесса.

Если что-то показалось интересным или Вы подумали "а дай-ка я запилю свой workflow с преферансом и дамами" - я рад, всё не зря.

А как Вы решаете утром, что будете делать сегодня? Есть чем поделиться? Я всегда в поиске вдохновения :)

Аватар Дима Черненьков
Дима Черненьков @DmitriyChernenkov
делаю страховое моделирование для ФО, педалю digital transformationGrant Thornton
📍Москва, Россия

Пишу сюда: t.me/anxious_productivity

40 комментариев 👇
Сергей Игнашев, Леттеринг | Техническое писательство 31 августа 2020

Божечки-кошечки. У всех такие лютые системы планирования жизни, что я чувствую себя одноклеточным со своим гугл-календарём::)

  Развернуть 1 комментарий

Охренеть! Ты пользуешься электронным календарём?! Пора отучаться от стикеров на холодильнике :)

  Развернуть 1 комментарий

Если вы достигаете результатов более простыми способами, то я могу только порадоваться за вас :) Вопрос: вы в календарь только календарные события заносите, привязанные к дате? Или планируете время тоже внутри дня - условно, тут окно коммуникации, а тут пахота в режиме "не отвлекайте меня, задушу"? Как вообще это работает? Помню, у нас был с друзьями период увлечения гугл-календарями, шерили их, все дела, потом как-то закончился этот период сам собой.

  Развернуть 1 комментарий

Ощущаю себя еще более древним ископаемым с записной книжечкой и рандомными заметками где-то в ней.

  Развернуть 1 комментарий

Ну, у меня не настолько интенсивно заполненная делами жизнь вне работы::) Сейчас я вообще какую-то штуку позавчера нашёл в ПлэйМаркете, называется Tasks. Пробую её, потому что не нравится гугл-календарь, нелогичный какой-то. И в Таскс заношу запланированные события, типа "полить цветы" каждые 3 дня. В общем и целом со временем можно вообще отказаться от этих планировщиков, мне кажется. На одно их заполнение так много тратить времени приходится::)

  Развернуть 1 комментарий
Mikhail Merkurev, Продуктовый аналитик 30 августа 2020

1) Крутая статья!

Здорово что у тебя получилось

  • структурировать опыт
  • рассказать про инструменты
  • дать прямые ссылки на интересные подтемы

2) Попробовал описать, что у меня.

У меня есть несколько инбоксов:

  • телеграм, приватный канал Watch, только со мной, куда скидываю видео контент
  • телеграм, приватный канал Read, куда скидываю что почитать
  • телеграм, сохранённые сообщения обычно использую как единый буфер обмена и тут больше свалка.
  • почта личная, почта рабочая
  • Slack
  • лички соцсетей - редко , но смотрю

Напоминания и туду

  • Apple Notes, Apple Reminder, там лежат списки, что сделать - так как я раб Эпл платформы и у меня айфон и макбук
  • Slack - по работе напоминания через Slack bot , команда /remind
  • 2 Гугл календаря и 2 аккаунта в Гугл хроме - плюс в том что 2 пространства со своими закладками и вкладками. Обычно в конце недели раскидываю все дела по дням и каждый день утром стараюсь полностью забивать делами в календаре. Там же есть глобальные напоминания как дни рождения, тренировки, время на планирование (что тоже важно планировать!)
  • Бот через Facebook Messenger - раз в день кидает напоминание, что я должен заполнить привычки в гугл табличке. Когда заполнил табличку - шлет мне случайную гифку из Giphy. Приятно, но можно полностью заменить гугл календарем, но без гифок(

Проекты в ноушене
Обычно это глобальная точка синхронизации проектов, там же пишу апдейты по каждому из проектов. Есть такие вот статусы в канбане, по которому раскиданы карточки/проекты:

  • inbox
  • ready
  • in progress
  • done
  • hold
  • undone

Каждый проект имеет одну категорию по колесу жизни.

Поясню что я понимаю под Ready - это ответы на эти вопросы:

/ ### Мотивация

/ ### Что будет мешать?

/ ### Что попробую сделать?

Тоже у меня есть linked database для некоторых проектов. Например, процессы - повторяющиеся события типа тренировок, медитация, дневники и т.д. В оригинальной таблице она тоже есть, но скрыты. Так как они всегда в статусе In progress.

3) Где скриншоты и шаблон, который можно скопировать?)

Описание конечно хорошее, но вне контекста использования ноушена - это сложно для понимания. Ну или хотя бы ссылки на видосы, которыми ты вдохновлялся)

  Развернуть 1 комментарий

Привет! У меня тоже возникала идея дела по сферам жизни треккать, но поставил эту идею на паузу: тогда придется в системе трекать "кино с женой", "провожу качественное время с ребенком, "медитирую" и т.д., а я не готов к такой запаре :) Можно попробовать на уровне проектов... подумаю. Статью про сам Notion с картинками напишу отдельно - тут и так получился ну очень лонгрид, я удивлен, что много народу дочитало)) спасибо вам таким.

  Развернуть 1 комментарий

Конечно тут снова надо искать баланс. Я пока включаю только те, которые я хочу делать, но само собой не получается. Различная бытовуха как покушать или поспать у меня не заносится. Но если мне нужно считать калориии - это это уже привычка над которой надо работать.

  Развернуть 1 комментарий

@MikhailMerkurev, очень интересно, а как используете 2 гугл календаря?
имею ввиду так, чтобы это было удобно на девайсе

  Развернуть 1 комментарий

@salvadortali, прошло 2 месяца)))

Если хочется видеть все календари в одном месте, то можно добавить чужой календарь в свой https://support.google.com/calendar/answer/37100
На девайсах (на Iphone через приложения любых календарей) можно использовать несколько аккаунтов.

Но тут появляется другая проблема, что ты не можешь править чужой календарь(. Например, у тебя есть рабочий и личный и чтобы поправить рабочий находясь в личном - нужно открывать браузер с рабочим аккаунтом. Или в приложении сменять профиль. Не сложно, но если часто прыгаешь между ними - парит.

В идеале конечно иметь один календарь, чтобы этого избегать.

Однако я пока сижу с двумя. Потому что в рабочий календарь больше еще для компании (могут поставить встречу или я могу случайно его шерить через зум), а личный календарь может иметь разный шум или то что я не хочу показывать наружу.

  Развернуть 1 комментарий

Ничего непонятно, но очень интересно)
Я в целом поддерживаю полностью все источники, что вы тут указали, но, пробежавшись по тексту, я, если честно, немного запутался. У вас с виду то простая система, где прилетела задача и абсолютно ясно по какой схеме ее обработать, но все эти техники мне показались сликшом замороченными)

  Развернуть 1 комментарий

Клёвая статья! Сам тоже занимался долгое время разработкой методологии продуктивности. В итоге пришел к тому, что нужно все упрощать, а не усложнять. Ну, чтобы получать пользу от системы, а не чтобы бездумно тратить время на поддержание этой системы :) мои статьи по теме, если интересно:

  1. https://blog.borodutch.com/automation-kills-productivity/
  2. https://medium.com/@nikitakolmogorov/how-i-launched-7-products-in-1-year-efe542b1f8b6
  Развернуть 1 комментарий

Смотрите- ка, ты даже не сказал напрямую про тудурант!

  Развернуть 1 комментарий

Ну как такой комментарий не лайкнуть!

  Развернуть 1 комментарий

Мне кажется, упрощение - это закономерный этап развития системы. И почти наверняка не последний. Я пока только подхожу к этому витку, наверное)
Про тудурант я читал конечно :) по ссылкам тоже похожу, спасибо!

  Развернуть 1 комментарий
Кирилл Дутов, iOS-разработчик 1 сентября 2020

Круто, что ТС нашёл свою систему, которая работает для него. Я в своё время перепробовал кучу разных систем и отказался от сложных, потому что это приводило к тому, что не система работала на меня, а я на систему.

Поэтому решил максимально упростить и перейти на трелло + Заметки на айфоне. В трелло планирую долгосрочные задачи, а в заметках планы на день.

  Развернуть 1 комментарий

Автору респект! Очень здорво, что есть такие люди, которые формулируют собственный опыт.
Как говорится: "Пока вам, дуракам, обьяснял, сам все понял" (с)
Обычно после таких постов и приходят идеи для себя.

Поделюсь и я своим опытом:

  1. тоже курил всякие GTD, тогда выработал свою систему тегов и вел записи в OneNote. Все руками, ноль автоматизации, зато хорошая кладовка.
  2. пробовал (и до сих пор юзаю Trello) - классный гибкий канбан с открытым АПИ и удобным мобильным приложением - позволяет реализовать быстрый доступ к карточкам.
  3. для работы тоже использую Notion (главное, чтобы Вастрик не спаил нас тут )))))) в двух вариантах:

3.1) в рамках работы рассказывал об "идеальном планере", даже видео записал -


3.2) для себя искал много вариантов удобного минималистического комбинирования для отображения всей нужной информации. на текущем этапе выглядит так:

где есть все, что нужно с разбега:

  • дата завершения или напоминания
  • кто инициатор - человек или подразделение - первый ряд иконок
  • приоритет - второй ряд иконок
  • тип выполняемой работы - третий ряд иконок
  • чекбокс для выполнения - как только отметил, задача падает в конец списка

По инициаторам сделал исходя из ассоциаций.
По приоретету набор иконок вот такой:


По виду работы такой:

На скринах есть поля от старых версий моего журнала, если интересен путь - могу написать отдельный пост.

Понравилась идея автора про постановку планируемого времени выполнения, попробую добавить в свой сетап.

Всем удачи! Да будет с нами продуктивность!

  Развернуть 1 комментарий

По "вам объяснял" узнаю преподавателя) но это правда, я разбирался и формулировал, исследовал вопрос для себя, и в итоге получился пост.
Видео добавил в инбокс, интересно ;) и идея с визуальными тэгами/категориями понравилась, возможно, это хороший вариант разгрузить мою систему.
Спасибо, что поделились!

  Развернуть 1 комментарий

ну да, профдеформация и все такое ))))
с визуальными иконками получается короче, чем словами, и нагляднее для быстрого просмотра. Особенно важно при просмотре с телефона.

  Развернуть 1 комментарий
Yulia Belozerova, Technical Program Manager 2 сентября 2020

Благодаря профессии и свойственной ей проф деформации, я прошла наверное все уровни систем планирования и пришла к максимально простой:

  • Одна бесконечная и самоуничтожающаяся заметка в течение дня, куда складываются все мелкие задачки. Если они не делаются сегодня, то в календарь забиваются напоминалки на правильные дни. Например напомнить Васе про Х
  • Одна заметка со всем про купить. От мусорных пакетов до нового шкафа. Просматривается раз в две недели. Туда же отдельным блоком все концерты-билеты-отпуска что нужно купить или оформить
  • В календарь закладывается время на большие задачи, с разбивкой по часу. То есть я букаю себе время чтобы запилить какой-то документ. Если он займет несколько часов, блоков будет несколько, в разные дни
  • GTD случается в голове автоматически.

Никакой автоматизации, никакого ноушена, все максимально просто. Календарь + две заметки + напоминания в календаре.

  Развернуть 1 комментарий

@Covectb_cobaka,

Одна бесконечная и самоуничтожающаяся заметка в течение дня

🖤 🖤 🖤

Не могу, как остальные, сказать, что пробовал всё, но именно этот подход у меня работает как часы при этом оставаясь гибким, позволяя импровизировать в периоды когда это необходимо.

Ты просто валишь всё, что тебе необходимо в течение дня, в одну заметку, которая вечером (в моём случае утром след дня) превратится в тыкву (будет заархивирована). В 99.5% случаев ничто из этой заметки тебе никогда больше не понадобится. Для оставшихся 0.5% придумали полнотекстовый поиск.

Notion приходит и уходит. Fuzzy search вечен.

  Развернуть 1 комментарий

@Atarity ура, нас оказывается двое!

  Развернуть 1 комментарий

Спасибо за статью. Было бы неплохо скрины всего этого добра, пусть и с замазанными названиями тасков
Меня постоянно отпугивает ноушн. Было бы прикольно увидеть воркфлоу с человеческим лицом.
Я человек простой, поэтому у меня все просто
Things - для всех задач, которые можно описать как короткое действие ну или максимум несколько простых действий. Плюс сюда же все входящие
Bear - инфа по проектам, идеи, заметки, какая-то инфа, которая может понадобится, вроде фото документов и прочего. Списки фильмов, сериалов, статей для прочтения
Календарь - встречи и события, которые точно привязаны ко времени

Правила, которые усвоены с болью

  1. Есть задачи, а есть идеи. Купить молока - задача. Написать статью в бложек - возможно идея. Если вы постоянно откладываете задачу, значит это просто идея формата "неплохо было бы". Поэтому из задач выкидываются всякие списки по прочтению, идеи вроде сделать себе прикольные рисунки на майках, которую я полгода считал задачей и страдал)
  2. Никогда не ставить сроки на задачи просто так. Если я просто хочу, чтобы задача была выполнена тогда-то, то просто беру и делаю. Срок - это крайний случай, когда невыполнение задачи имеет серьезные последствия
  Развернуть 1 комментарий

Соглашусь с обоими пунктами, стараюсь по возможности делать также. У меня есть тип задачи "подумать" :) по поводу скринов - сделаю пост конкретно про Notion с картинками, лебедями и чучелАми - понимаю, что это важно, но этот пост не хотелось раздувать.

  Развернуть 1 комментарий

@gwyllium, спустя полтора месяца - сделано https://vas3k.club/post/5728/. Надеюсь, будет полезно :)

  Развернуть 1 комментарий
Ed Bond, Frontend developer 1 сентября 2020

Отличная статья! Очень жду продолжения с практическими примерами для Notion

  Развернуть 1 комментарий

@edbond, джерри из хиэр: https://vas3k.club/post/5728/ (в смысле продолжение со скриншотами из Notion)

  Развернуть 1 комментарий
Alexandr Mazurenko, специалист по непонятным вопросам 9 сентября 2020

Тоже пробовал разные инструменты. На текущий момент испольую это:
-Microsoft To-Do - удобно и быстро
-Google keep -больше как заметочник для данных, которые нужно хранить какое-то время
-Трелло - канбан и все такое
-Текстовые файлы - универсально, для быстрых заметок (всегда открыты и свернуты в панели задач)
-Обычный блокнот - для зарисовок и прочих записей, оттуда часть попадает в To-Do, часть в keep.

  Развернуть 1 комментарий
Egor Vishnyakov, Разработчик на C++ 31 августа 2020

Спасибо за статью! Почерпнул несколько интересных идей и пнул себя ещё раз, что надо прочитать Дорофеева =)
И написано приятно: с чувством юмора, ссылками, чёткими примерами реализации. Спасибо, в общем)

Техническое уточнение:

есть отдельный view, куда я мышкой перетаскиваю задачи на сегодня: этот view фильтруется по булеву полю today_manual, соответственно, задачи получают эту отметку, если перетащить их в этот view.

Я относительно недавно пользуюсь Notion и не могу понять: чтобы такое срабатывало (автоматическая установка поля bool или, как во второй примере, даты окончания) нужно руками задать какое-то правило? Или правильно настроить view, чтобы оно проставляло заметкам поле?

  Развернуть 1 комментарий

Если в view установлен фильтр, то когда тащишь мышью запись в этот view, в ней устанавливаются характеристики соответствующие фильтру. Например, мое поле выполненных задач за сегодня - это база выполненных задач, отфильтрованная по полю "выполнено = today'. Соответственно, сразу получается две фичи:

  • каждый день оно обновляется, и я заполняю в течение дня этот view;
  • когда я перетаскиваю задачу в этот view мышкой, автоматически ставится сегодняшняя дата.

Удобно, у меня на этой штуке по сути вся система построена, я мышкой/пальцем перетаскиваю все с места на место :)

  Развернуть 1 комментарий

Хмм, не знал про такое, спасибо) Привык view использовать только для просмотра, фактически, а редактировать либо в оригинальной таблице либо в самой заметке. Спасибо!

И ещё: можете поподробнее рассказать, как организована работа с регулярными/повторяющимися задачами? Вот это вот:

пробежки, тренировки, игра на фортепиано, чтение, обзор дня и недели, и прочее.

  Развернуть 1 комментарий

@OrangeMan, довольно костыльно. Есть канбан-вид, по дням недели и "любой день", там все повторяющихся задачи. Перетаскиваю в меню на сегодня то, что хочу сделать - "обзор блогов" из среды и "бег" из любого дня. В конце дня убираю. Если хочу затрекать, что делал это в этот день - делаю копию задачи, ставлю потраченное время и убираю в базу сделанных.

  Развернуть 1 комментарий

Чёрт, точно, мне почему-то в голову не пришла такая схема) Хотелось бы немного автоматизации (типа, убирать в конце дня задачи из «сегодня»), но Ноушен в такое не может, как я понимаю.
Пошёл пробовать такую схему. Спасибо! =)

  Развернуть 1 комментарий

@OrangeMan, во второй части есть подробнее про перетаскивание и прочие технические штуки: https://vas3k.club/post/5728/. Надеюсь, будет полезно :)

  Развернуть 1 комментарий
Ilia cheremushkin, программироваю 31 августа 2020

Очень сложно, но очень интересно) Такой вопрос: насколько сложно вообще с этого слезть? То есть например поехать в отпуск на две недели и не составлять планы на день, не трекать всё и при этом получать удовольствие от отдыха

  Развернуть 1 комментарий

Ну вот я завтра еду в отпуск, вот и проверим :D скорее будет проблема обратно втянуться в рутину, мне кажется.

  Развернуть 1 комментарий
Igor Mosyagin, Data Infrastructure Engineer 31 августа 2020

Ooo, Quantified Self!!!! Огнище

А как ты понимаешь что тебе не хватает в текущей системе наворотов и начинаешь искать какие-то новые изменения системы?

  Развернуть 1 комментарий

Я пытаюсь опыт взаимодействия с ней рефлексировать. Например, обнаружил, что перестал очищать инбокс каждый день в Notion. Проанализировал: нет способа перенести легко из него в систему, инбокс на отдельной странице, основной дашборд - на другой. Трение возникает в этом месте, значит, пора править процесс. Сделал матричку по основным видам задач, куда тоже мышкой можно из инбокса перетащить - останется минимальная часть указать оценку в помидорах, все остальное опционально.

  Развернуть 1 комментарий
Anton Tolstov, .NET backend developer 10 сентября 2020

Ты не рассматривал какие-нибудь OpenSource-ные решения для подобного планирования? Просто не очень хочется сливать Notion или Trello всю информацию о своей жизни.

  Развернуть 1 комментарий

@anaym, я не искал аналогов. Я пока не знаю даже, в какую сторону копать, т.е. как искать сервис, в котором можно проектировать workflow подобным образом. Выписал пару названий из поста Вастрика про no code, однажды посмотрю, может там что-то есть подходящее...

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб