Управление задачами и проектами в Notion
 Публичный пост
19 октября 2020  3344

После прошлого поста я получил кучу классного фидбека, в том числе просьб отсыпать конкретики про Notion. Чувствую себя неловко, учитывая локальную меметичность НОУШЕНА, ну да ладно. Сегодня будут подробности, скриншоты, описание, как у меня все работает, и с чем есть проблемы.

больше постов про ноушен
больше постов про ноушен

Чего здесь не будет: управления знаниями и заметками. Это отдельная история для другого лонгрида дня. Этот текст про собирание своего "todoist мечты" на движке Notion.

Краткое содержание предыдущих серий

... отсутствует. Хоть это и прямое продолжение предыдущего поста, но многобуквия не будет - оставлю только итоговую схему. Посмотрите первую часть, если интересно, или если будут вопросы.

Определения

Сразу договоримся о терминах, чтобы не путаться.

Проект - это комплекс дел, который ведет к определенному результату. В терминологии GTD проект - это вообще любое дело, которое требует больше одного шага. С моей точки зрения, это суровый подход: при таком определении волочешь за собой десятки проектов как связку пустых консервных банок на веревках.

just using classic GTD!
just using classic GTD!

Поэтому я определяю в проекты истории с высокой степенью неопределенности, где полезно будет возвращаться к перечню завершенных шагов, где требуется отдельное пространство для путевых заметок, и так далее.

Задача - это дело, которое я хочу выполнить. В соответствии с критериями, которые можно встретить почти в любой книге про селф-менеджмент, я стараюсь формулировать задачи с глагола, конкретно и понятно. Дорофеев говорит, что задача должна быть понятна "внутренней обезьянке". Также задачей становится материал, с которым я хочу ознакомиться: видео, статья или что-то подобное.

Сервис на букву N

Если вы совсем не знакомы Notion, и хотите разобраться подробнее, то можно дополнительно ознакомиться со следующим материалом (оригинал). Я ограничусь минимальной необходимой вводной из пары предложений.

Notion - это приложение для работы с информацией, которое может:

  • работать с разными сущностями: текстами, картинками, имоджи, формулами, полями;
  • по разному организовывать информацию, прежде всего - создавать базы данных и настраивать для них интерфейсы под свои нужды.

Это отличает Notion от того же Evernote: это не только текстовый редактор для заметок, но и сервис по созданию баз данных. Если разобраться, как это работает, и подойти творчески, можно гибко настроить процессы работы. На данный момент я не знаю других сервисов, которые бы позволили делать нечто подобное, кто знает - поделитесь, возьму на карандаш. У меня записано глянуть Airtable, но пока не добрался.

При работе с содержанием заметки в Notion атомарным элементом является блок, который может содержать разные элементы: текст, заголовок, раскрывающийся список, картинку, окно базы данных. Блоки можно перетаскивать мышкой и менять расположение на странице. В этом он работает как структурный редактор. На reddit есть коммьюнити Notion, где самый распространенный тип поста - "чуваки, зацените мой дашборд сетап", например:

нет, это не мой
нет, это не мой

Перетаскивание блоков я использую несколькими способами:

  • структурирование всякого на странице, хотя и не так феерично, как в примерах выше. Ну пытаюсь сделать так, чтобы было более-менее удобно пользоваться.
  • Если что-то пишу/редактирую, можно использовать эту фичу для перестановки смысловых блоков местами. Вот здесь дизайнер Кирилл Анастасин рассказывает, как работает со структурой повествования в презентации, но в Trello.
  • Самое главное: для перетаскивания элементов баз данных между разными базами и между видами одной и той же базы.

Базы и шаблоны

Собственно базы данных и лежат в основе моей системы. Всего их три: текущие задачи, выполненные задачи, и база проектов.

Самая большая - база задач. В ней каждая запись - это задача, напоминание, материал к ознакомлению. В базе следующие поля/свойства:

  • сфера и тип: это поле, в котором я сразу объединил два вида категорий. Во-первых сфера жизни: личное, рабочее, домашнее хозяйство, и во вторых, тип задач: базовое "сделать", "напоминание" для отображения в календаре", "подумать" и "ознакомиться" для отражения в соответствующих списках
  • дедлайн - дата, на которую назначена задача (с указанием времени, если это требуется).
  • Estim(🍅) - оценка задачи в помидорах. Это важное поле, потому что я стараюсь не набирать на день больше помидоров, чем могу съесть.
  • Spent(🍅) - потраченный факт времени в помидорах, что рефлексировать свой процесс планирования.
  • день недели - маркер, который используется в разделе повторяющихся задач. Про это поговорим отдельно.
  • today_manual - техническое поле, про которое будет сказано ниже.
  • родительский проект - ссылка на родительский проект из базы проектов.
  • актуальная инициатива и статус проекта - характеристики родительского проекта, если таковой указан для этой задачи. Подтягиваются автоматически через поле типа rollup.

Раньше у задач и материалов к ознакомлению были смысловые тэги, но я ими не пользовался, только место занимали, так что выкинул их, когда писал этот материал.

Вторая - база выполненных задач. Она полностью идентична первой, за тем исключением, что в ней есть дополнительное свойство "дата выполнения", которое заполняется в момент завершения задачи. Это архивная база, к которой я обращаюсь по необходимости.

И есть еще база проектов. У проекта следующие поля:

  • статус проекта: To Do, In progress, Done
  • Связанные задачи из базы задач - ссылки на невыполненные задачи;
  • Связанные задачи из перечня выполненных - аналогично для второй базы.
  • даты начала и дата завершения.
  • актуальная инициатива - поле, галочкой в котором я помечаю тот текущий проект, с которого я начинаю день. Подробнее об этом в предыдущем посте или в книге Марка Форстера "сделай это завтра".

Также скажу пару слов про шаблоны. Шаблоны - это черновики страниц, которые можно сохранить, и затем быстро воспроизвести при создании новой записи или заметки. Кажется, я пользуюсь ими меньше, чем они того заслуживают, но есть пара важных штук:

  • Есть шаблон материала к ознакомлению. Я кликаю на него, он ставит нужные тэги и задает мне вопрос "зачем?". Это хороший притормаживающий вопрос, потому что я склонен быть инфо-плюшкиным и читать/смотреть все подряд, потому что мозг говорит "ну надо". Этот вопрос позволяет (иногда) что-то не добавить в список или выкинуть то, что уже сейчас не щелкает или неактуально.
  • есть шаблон проекта. В нем есть есть требование сформулировать MVP (minimal viable product, минимальный жизнеспособный продукт), или, иначе говоря, описать цели в соответствии с принципом осознанного рукожопия: на каком уровне конкретно этот проект необходимо и достаточно сделать, чтобы не удариться в излишний перфекционизм, съедающий время и ресурсы? А еще надо написать чтобычтотор: зачем это нужно и какое полезное действие. Также в шаблон вставлены views баз задач и завершенных задач, которые отфильтрованы по имени проекта. Таким образом, на странице проекта можно будет видеть все завершенные и все планируемые задачи по нему.

шаблон проекта
шаблон проекта

Еще есть "шаблон", который я называю "беги-и-стреляй", у Дорофеева это называлось "административно-хозяйственные помидорки". Это список задач, каждая из которых небольшая, 5-7 минут, но тем не менее они были запланированы, а не выполнены сразу. Я использую принцип экономии на масштабе, собираю их в одном месте и потом разделываюсь в рамках одного помидора. Здесь ценность в процессе и группировке: сам "шаблон" состоит из вложенного внутрь чекбокса для начала списка.

Использование режимов просмотра и тактильный интерфейс

Наконец, есть тонкий момент, в котором вся соль. в Notion базу можно просматривать сильно разными способами: это может быть табличный вид, список (минималистичный), календарь, канбан и т.д. Каждый вид можно настраивать по-своему: какие поля отображать, а какие нет, как фильтровать записи и так далее. Я пользуюсь сочетанием этих свойств, чтобы получать разные "срезы" своих задач, о которых я писал. Например, я использую вид "календарь" и фильтрую его по типу "напоминания". Таким образом, в календарном виде я вижу те вещи, которые привязаны к дате ввиду внешних обстоятельств и договоренностей с людьми: звонки, встречи, дедлайны по проектам. Задачки, которым я просто на эти дни поставил срок, потому что планирую их сделать, в этом виде не отображаются.

У видов с фильтрами есть ключевая особенность, которая делает мой таск менеджер "тактильным", то есть позволяет работать с задачками как с объектами, которые можно перемещать с места на места мышкой (или пальцем на телефоне). Если переместить задачу в вид (view), то, чтобы соблюсти требование соответствия задачи этому виду, свойства задачи автоматически корректируются. Например, мое "меню на день" - закрытый список на сегодня - это срез базы задач, которое отфильтровано по двум правилам: today_manual == True or дедлайн == Today. Когда я решаю, что сегодня из перечня задач я возьму вот эту на выполнение, я перетаскиваю ее себе в список на сегодня, и у нее устанавливается галочка today_manual. А задачи, которые заранее были запланированы на этот день, попадают в список автоматически.

Работа с инбоксом

Спасибо, что еще не закрыли эту простыню. Дальше будет больше скриншотов и меньше букв.

Система начинается с инбокса: сюда я записываю всплывающие идеи задач, ссылки и мысли на подумать. Каждый вечер я его разбираю, что-то превращаю в задачи, что-то в проекты на потом, что-то в материал к ознакомлению, а что-то выкидываю.

Так выглядит страница инбокса: в нем есть напоминания по разбору входящих, под треугольником скрыта та-самая-схема про обработку входящих из GTD, и пара заметок. Под ними - идеи, которые я набросал, и которые нужно обработать.

В первой версии инбокса не было матрицы срезов, был просто список заметок. Потом я заметил интенсивное трение по его разбору. Начал разбираться: оказалось, перенести в базу из такого положения целая история: нужно либо открывать несколько окон, либо копировать название заметки в буфер обмена и идти на страницу базы задач создавать новую запись. Поэтому в итоге я добавил на страницу четыре среза базы задач, каждый из которых отфильтрован по двум параметрам: определенной сфере жизни и по трудозатратам (равны нулю).

В процессе обработки я уточняю формулировки, удаляю лишние записи, делаю то, чтоб можно сделать меньше чем за 5 минут, и раскидываю по матрице: каждая строка станет задачей в базе my tasks, получит тэг сферы и нулевую оценку в помидорах. Можно зайти и уточнить подробности, а можно просто изменить оценку на реалистичную (не равную нулю), и задача сразу пропадает из инбокса.

Рабочий процесс на дашборде

Это шапка моего дашборда.

В верхней части - ссылки на часто используемые страницы, которые не подпадают под управление задачами и проектами, но находятся в Notion.

Планирование недели - это база записей по неделям, где я ставлю три ключевые цели на неделю в соответствии с методикой книги Agile results.

Ниже - обзор задач, сейчас установлен срез "актуальная инициатива", т.е. выведены задачи по проекту, у которого стоит галочка "актуальная инициатива".

Да, он не из красивых, потому что я не из дизайнеров. К моменту, когда я сел редактировать лонгрид, я добавил виджет отсюда, но сильно лучше от этого не стало. Однажды я что-то с этим сделаю, но не сегодня.

Ниже примеры других фильтраций базы задач:

Это календарный вид, куда я заношу исключительно прибитые гвоздями к дате события, которые надо учитывать при планировании таких же событий.

Это список к ознакомлению: здесь используется вид "лист".

Отдельно расскажу про работу с повторяющимися задачами: пришлось повозиться, и все равно решение не из самых удобных. Я использую вид канбан доски с категориями "понедельник → воскресенье + любой день", и проставляю соответствующие тэги повторяющимся задачам. Задачи, у которых день не проставлен, в этом виде скрыты.

Я смотрю, что обычно делаю в этот день недели (например, по воскресеньям монтирую фильм года), и вручную перетаскиваю задачу в список на сегодня (а в конце дня возвращаю назад). Если хочу записать потраченное время в базу завершенных задач - делаю копию задачи и перетаскиваю в базу завершенных.

Есть задачи с другой периодичностью: к примеру, раз в месяц нужно передавать данные счётчиков, или чистить кофемашину. В этих случаях я устанавливаю новый срок задачи сразу после выполнения. Для вещей, которые делаются 1-2 раза в месяц, это не напрягает.

Наконец, когда я завершаю задачу, я также перетаскиваю ее из списка задач на сегодня в срез базы завершенных задач. Этот срез отфильтрован по условию "дата завершения == сегодня", так что этот срез автоматически проставляет сегодняшнюю дату всем перемещаемым в него задачам, а в полночь очищается.

Таким образом, я каждый день из разных видов-фильтраций базы задач натаскиваю себе список дел на сегодня, ориентируясь на итоговую сумму в помидорах. Список закрывается после планирования, и дальше начинает только убывать - я постепенно мышкой перетаскиваю их в вид "выполнено сегодня", проставляя, сколько потрачено помидорок по факту.

Приложу снова схему с песочными часами из прошлой статьи: как видите, это почти не метафора, задачи и правда перемещаются сверху вниз, из среза "на сегодня" в базу сделанных задач.

Проблемы, тонкости и практики со звездочкой

В моем текущем процессе есть несколько моментов, которые мне не нравятся, или которые не всегда соответствуют заявленным правилам.

Во-первых, сейчас у меня единая база проектов, там лежат одновременно и завершенные проекты, и текущие. Если создать базу завершенных проектов по аналогии с завершенными задачами, то проект при перемещении теряет ссылки на завершенные задачи, а такая архивная информация может пригодится. Пока не разбирался с этим вопросом. Думаю, можно что-то придумать, но решил отложить это дело на конец года.

Во-вторых, список свойств задачи в базе задач получается довольно большой. Для себя я улучшил ситуацию до терпимой, когда удалил лишнее и объединил поля "сфера" и "тип", но если активно пользоваться заметками к задачам, то шапку придется прокручивать. У меня это редко случается, но кого-то это может начать люто бесить - мою жену, например, начало. Когда мы придумывали ее Notion-сетап, нам пришлось сделать другой workflow. Notion обещает однажды внедрить фичу, которая бы позволила скрывать свойства в шапке, но пока вот так.


Еще у меня есть тенденция заводить проекты, которые скорее являются "занятиями" или элементами образа жизни - например, "блоггинг". На мой взгляд, это не очень правильно, потому что у такого проекта нет критериев завершенности - лучше создать отдельный проект под конкретный лонгрид. Если я не хочу заводить проект под какое-то небольшое дело, то я просто буду следить за тем, чтобы следующее дело из этой цепочки всегда присутствовало в системе.

Например, если я хочу приготовить какое-то хитрое блюдо, то тут три шага: найти и уточнить рецепт, купить ингредиенты, приготовить. В каждый момент в системе будет висеть одна из этих задач. В день, когда я куплю ингредиенты, я при выполнении обзора дня увижу эту задачку и запланирую готовку. Это еще одна причина выполнять обзор дня: это гарантия того, что какие-то ниточки дел не оборвутся и не затеряются бесследно.

Еще я иногда при планировании задач пользуюсь обходным маневром и пишу задачу "позаниматься статьей про Notion две помидорки", то есть смещаю фокус с конечного результата на процесс. Это может показаться не совсем корректным с точки зрения правил, но мне это частенько помогает бороться с прокрастинацией, потому что я беру на себя понятное по времени обязательство, а не непонятное "дописать черновик раздела", где много неопределенности и трудно спланировать точно.

Наконец, работа с повторяющимися задачами по юзабилити заслуживает тройку с минусом, но альтернатив на Notion не придумал. Посмотрел пару видосов про треккинг привычек и регулярных действий, но ничего особо на карандаш не взял. Если есть идеи - пишите :)

Notion template

...будет, если найдутся те, кому это интересно. Но мне придется сначала разобраться, как это делается.

Приходите читать другие посты, обсуждать этот и просто тусить сюда: https://t.me/anxious_productivity. Буду рад.

Аватар Дима Черненьков
Дима Черненьков @DmitriyChernenkov
делаю страховое моделирование для ФО, педалю digital transformationGrant Thornton
📍Москва, Россия

Пишу сюда: t.me/anxious_productivity

Связанные посты
12 комментариев 👇
Дима Черненьков, делаю страховое моделирование для ФО, педалю digital transformation автор 19 октября 2020

Давайте я сразу посадочную площадку сделаю: сюда шутить про ноушн. 👇

  Развернуть 1 комментарий

N

  Развернуть 1 комментарий

o

  Развернуть 1 комментарий

t

  Развернуть 1 комментарий

😱 Комментарий удален его автором...

  Развернуть 1 комментарий

😱 Комментарий удален его автором...

  Развернуть 1 комментарий
Дима Черненьков, делаю страховое моделирование для ФО, педалю digital transformation автор 19 октября 2020

Если это пост про ноушн, где амбассадор?
Если это пост про ноушн, где амбассадор?

(я не он)

  Развернуть 1 комментарий
Сергей Нехайчик, Создаю машинный переводчик 19 октября 2020

Попробуйте mirro, а еще Никта Колмогоров (https://vas3k.club/user/borodutch/) сделал Todorant его тоже попробуйте.
Удачи вам на пути к продуктивности!!!

  Развернуть 1 комментарий

@seegi, да, мы даже немножко общались с Никитой на эту тему :) я пока не дошел до такого уровня минималистичности, но может однажды и попробую. Про mirro даже не слышал, посмотрю. Спасибо!

  Развернуть 1 комментарий
IlyaS, ПО для телекомов 20 октября 2020

Как пользователь базы знаний и таск менеджера Apple Notes, всегда офигеваю от задора, с которым пользователи Notion адаптируют его к своим задачам. Это вызывает уважение конечно!

  Развернуть 1 комментарий

@IlyaSamokhin, безусловно, возня с организацией дел - это тоже своего рода хобби. Кто-то собирает канадские четвертаки, кто-то упарывается по красивой сервировке еды, кто-то мастерит гиковские комбайны для задачек - по-моему, явления одного порядка) но я это дело люблю, да. А Notion этим конечно силен, своей гибкостью. Я когда смотрю на красивые дашборды на реддите, уменя прям слезы ярости наворачиваются)) у меня так красиво не выходит.

  Развернуть 1 комментарий

@DmitriyChernenkov, Убедительно!

  Развернуть 1 комментарий

Похожий пост
https://vas3k.club/post/8122/

  Развернуть 1 комментарий

Реквестирую шаблон в Н О У Ш Е Н (заранее спасибо!)

  Развернуть 1 комментарий

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб