Как научить коллег читать почту?

Сами письма, которые Вы пишите, судя по всему, информационные. Это значит, что людям надо что-то принять к сведению, но нет конкретных действий, которые нужно предпринять.

Такие письма просто никто не читает. Возможно, это не тот канал, по которому следует что-то такое рассказывать.

Мне знакома эта боль, что люди не читают длинные письма. Или читают, а потом реагируют "мы не поняли, в чем дело, но поняли, что ваш сотрудник очень умный". Это значит, что коммуникация неудачная, и это моя проблема :) я не достиг цели.

Можно сколько угодно раздражаться, что у людей оперативка и фокус внимания, как у золотых рыбок, но это не помогает решить проблему. Людей не изменишь.
Что может помочь, по опыту:

• пересмотреть структуру коммуникаций в принципе. Сообщать о работах иначе. Много можно чего придумать, не знаю, календарь работ, который отсвечивает фоном в outlook и предупреждает за сутки и за час :)
• научиться иначе писать письма, потренироваться, почитать книжки. Писать короче, в заголовке письма реальную основную мысль. Например, "завтра мы делаем Y" плохой заголовок. Хороший заголовок - "сервис Z будет недоступен завтра с 19 до 23". Заголовки люди читают почти всегда. Конверсия в чтение тела информационного письма - крохотная.

Ильяхова кстати прям советую почитать. Его любимая тема про полезное действие мне кажется тут очень может зайти.

Никак.
Если у них всё сломалось, а вы предупреждали, то почему это ваша проблема?

😱 Комментарий удален его автором...

Я тоже считаю, что покрыть всю компанию - никак. Мне говорили "а я не читаю имейлы принципиально." Эээм оке.

Вот мой пример 2 недели назад. Миграция SVN и параллельно убираю URL в стиле svn.employer.com:9999, заворачиваю всё на https.

Я написал мейлы, я написал в слаке. Я спросил 100-500 раз, ребята, вот делаю такую миграцию, вот шаги как перенести ваши репы. Все всё знают? ДАААА.

День миграции, 21:00, меняю айпишник, данные идут на новый сервер. В течении 5 минут - ааааа почему я не могу коммитить. Следующее утро. ААААА все наши джобы отвалились.

Кому-то кинул ссылку на инструкции, кому то помог руками.

В такие моменты я просто выдыхаю и помогаю, сраться смысла уже не вижу.

Очень хочеться сраться. Но смысл? Что это даст? Я уже так делал, на выходе никаких плюсов. Так что выдыхаю, помогаю, get paid.

Если кто то долбится во время maintenance, просто игнорю. Поговорим потом.

Если коллеги видят что что-то сломалось в каком-то контролируемом месте (трекер ошибок приложения или там интерфейс какой-то) - можно попробовать добавить аннотацию в такое место, мол:

але, гараж, если видишь что у тебя сломался X, то проверь что ты прочитал <ссылку на что там изменилось> 
поправь там где надо <ссылка на страницу где указано как пофиксить или кого бомбануть>

В таком сетапе ты можешь прямо сразу отфутболивать коллег с причиной "читай, сука, хотя бы стектрейсы, если с почтой не дружишь".

Может, почта - не основной канал коммуникации в компании? Например, мы в основном через слак общаемся. И любая массовая рассылка писем дублируется соответствующем сообщением в слак канале. Ну а если не дублируется - я обычно через неделю только об этом узнаю - не имею привычку проверять почтовый ящик каждые 5 минут.

У меня на работе стоит фильтр чтобы в инбокс попадали только те письма, где упоминается мое имя напрямую. Остальные это буллщит, который меня не касается и в итоге я живу спокойно.

Уверен, что таких людей еще много, так что скорее всего никак не научить.

Вместо мудреного "почтовый сервер будет отключен", "в сети будут производиться технические работы" писать "Аларм, вы перестанете получать почту".

Начинать письма нужно с проблемы с точки зрения юзеров, а не с реверансов в сторону какой у нас айтишник молодец и что-то делает.

К чему приводит куча таких вот официальных инфо-писем? Люди начинают писать в аутлуке фильтры, из-за которых весь инфо-спам летит в отдельную папочку, которая открывается раз в месяц.

Кратко, емко. Зуммеры воспринимают информацию за 5 секунд. Вот и доводи мысль до всех за выделенные 5 секунд

| Как научить коллег читать почту?
Ставьте в копию их руководителя. И согласовывайте все работы с ним.

1. рассылка в почте за день-неделю-месяц до ивента в виде письма с ICS приложением для тех, кто захочет добавить в календарь
2. заглушка на главной страничке сервиса, который будет недоступен
3. ссылка на страничку со статусом внутренних систем на заглушке
4. невозможность писать напрямую сотрудникам саппорта, только через постинг тикета в трекере (который потом закрывается потому что maintenance / upgrade / whatever ко времени рассмотрения тикета закончились)

Читать почту никак не научить. В корпорате слишком много шума и без фильтрации никак, поэтому все забили.

У меня есть предположение, что люди не понимают, чего ожидать от каких-то работ? Несколько раз такое было, пишешь хост такой-то будет не доступен, но мало кто-то понимает, что есть какая-то связь с названием хоста и сервисов, которые там и с которыми работают юзеры

В треде уже упоминали Максима Ильяхова, добавлю еще несколько его советов, как повысить вероятность, что твое письмо прочтут и сделают то, что ты хочешь от читателя:

1. Заголовок должен содержать действие, которое ты ожидаешь от читателя. И дедлайн, если он есть: «Не планируйте релизы на 1 июля», «Перейдите на новую версию сервиса до 1 июля». Причину уже упоминали в комментах — письмо часто читать лень, а хотя бы заголовок прочитает большее количество людей. Надо этим пользоваться и вынести туда то, что ты хочешь получить.
2. Одно письмо = 1 мысль. Если в одном письме объединить оповещения о нескольких технических работах, снижается вероятность, что читатель все прочитает, поймет и запомнит.
3. Структурируй письмо и дели письмо на подзаголовки, под каждым 5-10 строк. Это решает проблему того, что у тебя и у разных читателей разные контексты и разный уровень знаний по теме.

Например:

Тема: Не планируйте релизы на 1 июля
Ситуация: 30 июня наш главный админ идет на свадьбу лучшего друга. Будет много алкоголя, тамада и конкурсы.
Проблема: 1 июля у админа будет крайняя степень похмелья. Он не сможет вам помочь ни с какими проблемами, поэтому все релизы запрещены.
Решение: Сделайте все свои важные релизы до 30 июня включительно. Либо ждите 2 июля.

Зачем это нужно — читатель может быстро пробежать глазами структуру письма и понять, что из этого ему реально нужно читать. Допустим, кто-то из читающих уже знает ситуацию. Он может спокойно этот абзац не читать и не переживать, что он пропустит что-то важное.

Если же, наоборот, читатель видит сплошной текст, то он не может оценить, что для него важно, а что нет. Чтобы не пропустить что-то важное ему нужно внимательно прочитать весь текст. И часто он принимает решение вообще не читать, так как это займет слишком много времени.

Это то, что можно сделать с самим письмом. Все это не дает 100% гарантии, но повышает вероятность прочтения и правильной реакции на твое письмо. И плюсую комменты выше, посмотреть как работают коммуникации в компании вообще.

Как частный кейс - иногда проблема не в отправителе. Например, у меня был опыт прОклятой корпоративной почты, где в день приходило до 6000 писем спама (нотификации от разных тулов, diversity пропаганда, broadcast-рассылки в стиле "ретро", если вы понимаете о чем я). В итоге я просто перестал открывать это прОклятое место. Что характерно, почти ни разу мне за это ничего не было.

Возможно, писать не так подробно

Или отделить рассылку уведомлений про даунтайм от уведомлений про обновления и что-то такое, которые автоматически улетают в корзину.

Хорошо бы узнать, почему не читают, мне кажется.

Как научить коллег читать почту?

Никак! Почта, после определенного размера компании, для этого конкретного юзкейска с оповещением о проведении работ больше не работает.

Как вариант, можно создать общий календарь куда все должны добавлять maintenance windows для своих сервисов. В этом случае каждый, у кого что-то не работает, может открыть этот календарь и глянуть не ведуться ли прямо сейчас работы над этим самым сервисом.

С почтой так не работает - сколько имейлов с напоминаниями вы не напишете, никто не будет держать все это в голове и не сможет быстро проверить что происходит с сервисом сейчас - это всего лишь плановые работы или он сломался.

У меня (и у многих коллег) такой календарь всегда открыт рядом с личным календарем - всегда видно что и когда не будет работать сегодня или вообще на этой неделе, и когда я планирую такие работы, то первым делом добавляю событие в этот календарь.