Как научить коллег читать почту?

Никак.
Если у них всё сломалось, а вы предупреждали, то почему это ваша проблема?

Возможно, писать не так подробно

Или отделить рассылку уведомлений про даунтайм от уведомлений про обновления и что-то такое, которые автоматически улетают в корзину.

Хорошо бы узнать, почему не читают, мне кажется.

Если коллеги видят что что-то сломалось в каком-то контролируемом месте (трекер ошибок приложения или там интерфейс какой-то) - можно попробовать добавить аннотацию в такое место, мол:

але, гараж, если видишь что у тебя сломался X, то проверь что ты прочитал <ссылку на что там изменилось> 
поправь там где надо <ссылка на страницу где указано как пофиксить или кого бомбануть>

В таком сетапе ты можешь прямо сразу отфутболивать коллег с причиной "читай, сука, хотя бы стектрейсы, если с почтой не дружишь".

Сами письма, которые Вы пишите, судя по всему, информационные. Это значит, что людям надо что-то принять к сведению, но нет конкретных действий, которые нужно предпринять.

Такие письма просто никто не читает. Возможно, это не тот канал, по которому следует что-то такое рассказывать.

Мне знакома эта боль, что люди не читают длинные письма. Или читают, а потом реагируют "мы не поняли, в чем дело, но поняли, что ваш сотрудник очень умный". Это значит, что коммуникация неудачная, и это моя проблема :) я не достиг цели.

Можно сколько угодно раздражаться, что у людей оперативка и фокус внимания, как у золотых рыбок, но это не помогает решить проблему. Людей не изменишь.
Что может помочь, по опыту:

• пересмотреть структуру коммуникаций в принципе. Сообщать о работах иначе. Много можно чего придумать, не знаю, календарь работ, который отсвечивает фоном в outlook и предупреждает за сутки и за час :)
• научиться иначе писать письма, потренироваться, почитать книжки. Писать короче, в заголовке письма реальную основную мысль. Например, "завтра мы делаем Y" плохой заголовок. Хороший заголовок - "сервис Z будет недоступен завтра с 19 до 23". Заголовки люди читают почти всегда. Конверсия в чтение тела информационного письма - крохотная.

Ильяхова кстати прям советую почитать. Его любимая тема про полезное действие мне кажется тут очень может зайти.

| Как научить коллег читать почту?
Ставьте в копию их руководителя. И согласовывайте все работы с ним.

😱 Комментарий удален модератором...

Вместо мудреного "почтовый сервер будет отключен", "в сети будут производиться технические работы" писать "Аларм, вы перестанете получать почту".

Начинать письма нужно с проблемы с точки зрения юзеров, а не с реверансов в сторону какой у нас айтишник молодец и что-то делает.

К чему приводит куча таких вот официальных инфо-писем? Люди начинают писать в аутлуке фильтры, из-за которых весь инфо-спам летит в отдельную папочку, которая открывается раз в месяц.

Кратко, емко. Зуммеры воспринимают информацию за 5 секунд. Вот и доводи мысль до всех за выделенные 5 секунд

😱 Комментарий удален его автором...

Я тоже считаю, что покрыть всю компанию - никак. Мне говорили "а я не читаю имейлы принципиально." Эээм оке.

Вот мой пример 2 недели назад. Миграция SVN и параллельно убираю URL в стиле svn.employer.com:9999, заворачиваю всё на https.

Я написал мейлы, я написал в слаке. Я спросил 100-500 раз, ребята, вот делаю такую миграцию, вот шаги как перенести ваши репы. Все всё знают? ДАААА.

День миграции, 21:00, меняю айпишник, данные идут на новый сервер. В течении 5 минут - ааааа почему я не могу коммитить. Следующее утро. ААААА все наши джобы отвалились.

Кому-то кинул ссылку на инструкции, кому то помог руками.

В такие моменты я просто выдыхаю и помогаю, сраться смысла уже не вижу.

Очень хочеться сраться. Но смысл? Что это даст? Я уже так делал, на выходе никаких плюсов. Так что выдыхаю, помогаю, get paid.

Если кто то долбится во время maintenance, просто игнорю. Поговорим потом.

1. рассылка в почте за день-неделю-месяц до ивента в виде письма с ICS приложением для тех, кто захочет добавить в календарь
2. заглушка на главной страничке сервиса, который будет недоступен
3. ссылка на страничку со статусом внутренних систем на заглушке
4. невозможность писать напрямую сотрудникам саппорта, только через постинг тикета в трекере (который потом закрывается потому что maintenance / upgrade / whatever ко времени рассмотрения тикета закончились)

Читать почту никак не научить. В корпорате слишком много шума и без фильтрации никак, поэтому все забили.

У меня есть предположение, что люди не понимают, чего ожидать от каких-то работ? Несколько раз такое было, пишешь хост такой-то будет не доступен, но мало кто-то понимает, что есть какая-то связь с названием хоста и сервисов, которые там и с которыми работают юзеры

В треде уже упоминали Максима Ильяхова, добавлю еще несколько его советов, как повысить вероятность, что твое письмо прочтут и сделают то, что ты хочешь от читателя:

1. Заголовок должен содержать действие, которое ты ожидаешь от читателя. И дедлайн, если он есть: «Не планируйте релизы на 1 июля», «Перейдите на новую версию сервиса до 1 июля». Причину уже упоминали в комментах — письмо часто читать лень, а хотя бы заголовок прочитает большее количество людей. Надо этим пользоваться и вынести туда то, что ты хочешь получить.
2. Одно письмо = 1 мысль. Если в одном письме объединить оповещения о нескольких технических работах, снижается вероятность, что читатель все прочитает, поймет и запомнит.
3. Структурируй письмо и дели письмо на подзаголовки, под каждым 5-10 строк. Это решает проблему того, что у тебя и у разных читателей разные контексты и разный уровень знаний по теме.

Например:

Тема: Не планируйте релизы на 1 июля
Ситуация: 30 июня наш главный админ идет на свадьбу лучшего друга. Будет много алкоголя, тамада и конкурсы.
Проблема: 1 июля у админа будет крайняя степень похмелья. Он не сможет вам помочь ни с какими проблемами, поэтому все релизы запрещены.
Решение: Сделайте все свои важные релизы до 30 июня включительно. Либо ждите 2 июля.

Зачем это нужно — читатель может быстро пробежать глазами структуру письма и понять, что из этого ему реально нужно читать. Допустим, кто-то из читающих уже знает ситуацию. Он может спокойно этот абзац не читать и не переживать, что он пропустит что-то важное.

Если же, наоборот, читатель видит сплошной текст, то он не может оценить, что для него важно, а что нет. Чтобы не пропустить что-то важное ему нужно внимательно прочитать весь текст. И часто он принимает решение вообще не читать, так как это займет слишком много времени.

Это то, что можно сделать с самим письмом. Все это не дает 100% гарантии, но повышает вероятность прочтения и правильной реакции на твое письмо. И плюсую комменты выше, посмотреть как работают коммуникации в компании вообще.

Как научить коллег читать почту?

Никак! Почта, после определенного размера компании, для этого конкретного юзкейска с оповещением о проведении работ больше не работает.

Как вариант, можно создать общий календарь куда все должны добавлять maintenance windows для своих сервисов. В этом случае каждый, у кого что-то не работает, может открыть этот календарь и глянуть не ведуться ли прямо сейчас работы над этим самым сервисом.

С почтой так не работает - сколько имейлов с напоминаниями вы не напишете, никто не будет держать все это в голове и не сможет быстро проверить что происходит с сервисом сейчас - это всего лишь плановые работы или он сломался.

У меня (и у многих коллег) такой календарь всегда открыт рядом с личным календарем - всегда видно что и когда не будет работать сегодня или вообще на этой неделе, и когда я планирую такие работы, то первым делом добавляю событие в этот календарь.

Как частный кейс - иногда проблема не в отправителе. Например, у меня был опыт прОклятой корпоративной почты, где в день приходило до 6000 писем спама (нотификации от разных тулов, diversity пропаганда, broadcast-рассылки в стиле "ретро", если вы понимаете о чем я). В итоге я просто перестал открывать это прОклятое место. Что характерно, почти ни разу мне за это ничего не было.