Как научить коллег читать почту?
Публичный пост
25 июня 2021
2961
Сегодня очередной раз очередной коллега не прочитал очередное письмо, в котором я ему всё подробно описал и рассказал и я решил написать этот вопрос.
Стандартная ситуация:
- Пишу письмо с оповещением о проведении каких-то работ.
- Через неделю пишу ещё одно письмо с напоминанием.
- За час до начала работ пишу третье письмо.
- Начинаю работы.
- АААА У НАС ВСЁ СЛОМАЛОСЬ ПОЧЕМУ ЧТО СЛУЧИЛОСЬ
- .....
Как? Как научить коллег читать почту? Разыгрывать в каждом втором письме автомобиль? Сделать систему уведомления о прочтении, которая будет писать их начальнику письмо через 12 часов? Провести курсы "что такое электронная почта и как ей пользоваться"?
Никак.
Если у них всё сломалось, а вы предупреждали, то почему это ваша проблема?
Возможно, писать не так подробно
Или отделить рассылку уведомлений про даунтайм от уведомлений про обновления и что-то такое, которые автоматически улетают в корзину.
Хорошо бы узнать, почему не читают, мне кажется.
Если коллеги видят что что-то сломалось в каком-то контролируемом месте (трекер ошибок приложения или там интерфейс какой-то) - можно попробовать добавить аннотацию в такое место, мол:
В таком сетапе ты можешь прямо сразу отфутболивать коллег с причиной "читай, сука, хотя бы стектрейсы, если с почтой не дружишь".
Сами письма, которые Вы пишите, судя по всему, информационные. Это значит, что людям надо что-то принять к сведению, но нет конкретных действий, которые нужно предпринять.
Такие письма просто никто не читает. Возможно, это не тот канал, по которому следует что-то такое рассказывать.
Мне знакома эта боль, что люди не читают длинные письма. Или читают, а потом реагируют "мы не поняли, в чем дело, но поняли, что ваш сотрудник очень умный". Это значит, что коммуникация неудачная, и это моя проблема :) я не достиг цели.
Можно сколько угодно раздражаться, что у людей оперативка и фокус внимания, как у золотых рыбок, но это не помогает решить проблему. Людей не изменишь.
Что может помочь, по опыту:
Ильяхова кстати прям советую почитать. Его любимая тема про полезное действие мне кажется тут очень может зайти.
| Как научить коллег читать почту?
Ставьте в копию их руководителя. И согласовывайте все работы с ним.
😱 Комментарий удален модератором...
Вместо мудреного "почтовый сервер будет отключен", "в сети будут производиться технические работы" писать "Аларм, вы перестанете получать почту".
Начинать письма нужно с проблемы с точки зрения юзеров, а не с реверансов в сторону какой у нас айтишник молодец и что-то делает.
К чему приводит куча таких вот официальных инфо-писем? Люди начинают писать в аутлуке фильтры, из-за которых весь инфо-спам летит в отдельную папочку, которая открывается раз в месяц.
Кратко, емко. Зуммеры воспринимают информацию за 5 секунд. Вот и доводи мысль до всех за выделенные 5 секунд
😱 Комментарий удален его автором...
Я тоже считаю, что покрыть всю компанию - никак. Мне говорили "а я не читаю имейлы принципиально." Эээм оке.
Вот мой пример 2 недели назад. Миграция SVN и параллельно убираю URL в стиле svn.employer.com:9999, заворачиваю всё на https.
Я написал мейлы, я написал в слаке. Я спросил 100-500 раз, ребята, вот делаю такую миграцию, вот шаги как перенести ваши репы. Все всё знают? ДАААА.
День миграции, 21:00, меняю айпишник, данные идут на новый сервер. В течении 5 минут - ааааа почему я не могу коммитить. Следующее утро. ААААА все наши джобы отвалились.
Кому-то кинул ссылку на инструкции, кому то помог руками.
В такие моменты я просто выдыхаю и помогаю, сраться смысла уже не вижу.
Очень хочеться сраться. Но смысл? Что это даст? Я уже так делал, на выходе никаких плюсов. Так что выдыхаю, помогаю, get paid.
Если кто то долбится во время maintenance, просто игнорю. Поговорим потом.
Читать почту никак не научить. В корпорате слишком много шума и без фильтрации никак, поэтому все забили.
У меня есть предположение, что люди не понимают, чего ожидать от каких-то работ? Несколько раз такое было, пишешь хост такой-то будет не доступен, но мало кто-то понимает, что есть какая-то связь с названием хоста и сервисов, которые там и с которыми работают юзеры
В треде уже упоминали Максима Ильяхова, добавлю еще несколько его советов, как повысить вероятность, что твое письмо прочтут и сделают то, что ты хочешь от читателя:
Например:
Зачем это нужно — читатель может быстро пробежать глазами структуру письма и понять, что из этого ему реально нужно читать. Допустим, кто-то из читающих уже знает ситуацию. Он может спокойно этот абзац не читать и не переживать, что он пропустит что-то важное.
Если же, наоборот, читатель видит сплошной текст, то он не может оценить, что для него важно, а что нет. Чтобы не пропустить что-то важное ему нужно внимательно прочитать весь текст. И часто он принимает решение вообще не читать, так как это займет слишком много времени.
Это то, что можно сделать с самим письмом. Все это не дает 100% гарантии, но повышает вероятность прочтения и правильной реакции на твое письмо. И плюсую комменты выше, посмотреть как работают коммуникации в компании вообще.
Никак! Почта, после определенного размера компании, для этого конкретного юзкейска с оповещением о проведении работ больше не работает.
Как вариант, можно создать общий календарь куда все должны добавлять maintenance windows для своих сервисов. В этом случае каждый, у кого что-то не работает, может открыть этот календарь и глянуть не ведуться ли прямо сейчас работы над этим самым сервисом.
С почтой так не работает - сколько имейлов с напоминаниями вы не напишете, никто не будет держать все это в голове и не сможет быстро проверить что происходит с сервисом сейчас - это всего лишь плановые работы или он сломался.
У меня (и у многих коллег) такой календарь всегда открыт рядом с личным календарем - всегда видно что и когда не будет работать сегодня или вообще на этой неделе, и когда я планирую такие работы, то первым делом добавляю событие в этот календарь.
Как частный кейс - иногда проблема не в отправителе. Например, у меня был опыт прОклятой корпоративной почты, где в день приходило до 6000 писем спама (нотификации от разных тулов, diversity пропаганда, broadcast-рассылки в стиле "ретро", если вы понимаете о чем я). В итоге я просто перестал открывать это прОклятое место. Что характерно, почти ни разу мне за это ничего не было.